جدول المحتوى
تعد الدورة المستندية للمخزون أحد أهم الأنظمة التي تعتمد عليها الشركات لضمان تنظيم وتوثيق حركة البضائع والمواد داخل المنشأة. يشمل هذا النظام سلسلة من الإجراءات والوثائق التي يتم استخدامها لتتبع وتسجيل كل حركة تتم على المخزون من بداية وصوله إلى المخزن وحتى تسليمه أو بيعه. تهدف الدورة المستندية إلى ضمان سير العمليات المالية والإدارية بسلاسة، وتقليل الأخطاء، وتوفير أداة رقابية فعّالة.
وخلال مقالنا اليوم نستعرض معكم من سكاي سوفت الخوارزمي مجموعة من المعلومات حول الدورة المستندية للمخزون بالإضافة إلى توضيح باقة من أفضل البرامج التي يمكنكم الحصول عليها من خلالنا بأفضل خطة أسعار في الأسواق.
مفهوم الدورة المستندية للمخزون
فيما يخص المفهوم المتعلق بمصطلح الدورة المستندية للمخزون فإنه يشير إلى مجموعة من المستندات التي يتم تبادلها وتنفيذها بشكل تسلسلي داخل المنشأة لتوثيق وتنظيم حركة المخزون.
وتشمل المستندات التي تتعلق بمصطلح الدورة المستندية للمخزون استلام البضائع، تدوين الفواتير، طلبات الشراء، محاضر الاستلام، وكشوف الجرد وغيرها من الوثائق التي تتعامل مع المخزون وكل مستند في هذه الدورة يمثل مرحلة من مراحل حركة المواد من المخزن، ويضمن توفر سجلات دقيقة وموثوقة لكل حركة تمت على المخزون.
مراحل الدورة المستندية للمخزون
أما فيما يخص مراحل الدورة المستندية للمخزون فإنها تتلخص في الآتي :-
طلب الشراء (Purchase Order)
أولى المراحل الخاصة بعملية الدورة المستندية للمخزون هو طلب الشراء حيث تبدأ عندما تحتاج الشركة إلى شراء مواد أو بضائع من الموردين. يتم إصدار طلب الشراء من قبل قسم المشتريات ويتضمن تفاصيل عن الكميات والمواصفات والأسعار المتفق عليها ويكون الطلب بمثابة وثيقة رسمية لبدء عملية الشراء.
استلام البضائع (Goods Receipt)
بعد وصول المواد إلى المخزن، يتم استلام البضائع ويتم التحقق من مطابقتها للمواصفات الواردة في طلب الشراء ويُعد “محضر الاستلام” مستندًا أساسيًا في هذه المرحلة والذي يتضمن تفاصيل دقيقة عن الكميات المستلمة والمواصفات.
تسجيل الفواتير (Invoice Recording)
بعد استلام البضائع، يتم إرسال الفاتورة من المورد إلى الشركة. يتم فحص الفاتورة للتأكد من صحتها، ومقارنة البيانات المذكورة فيها مع طلب الشراء ومحضر الاستلام ويتم تسجيل الفاتورة في النظام المحاسبي لضمان التسوية المالية.
إدخال المخزون إلى النظام
يتم تحديث نظام إدارة المخزون ببيانات المواد المستلمة، وتحديد كميات المخزون المتاحة في المستودع ويعتمد هذا التحديث على المعلومات الواردة في محضر الاستلام والفاتورة.
الجرد الدوري (Inventory Counting)
يعد الجرد الدوري أحد عناصر الرقابة الهامة في الدورة المستندية. يتم إجراء جرد دوري للمخزون للتأكد من الكميات الفعلية المتوفرة في المخزن مقارنةً مع السجلات وأي اختلافات بين الكميات الفعلية والسجلات يمكن أن تشير إلى مشاكل في التصنيع أو الأخطاء في النظام.
تسليم المواد أو بيعها (Inventory Issuance/Sale)
عندما يتم طلب المواد من قبل الأقسام المختلفة داخل الشركة أو يتم بيعها للعملاء، يتم إصدار المواد من المخزن وفقًا للإجراءات المحددة ويجب توثيق هذه العمليات باستخدام مستندات مثل “طلب سحب المواد” أو “إشعار بيع”.
التسوية المالية (Payment Processing)
بعد تسليم البضائع أو بيعها، يتم إجراء التسوية المالية مع الموردين أو العملاء وفي حالة الدفع للموردين، يتم إصدار شيك أو إجراء تحويل بنكي وفقًا للشروط المتفق عليها في الفاتورة.
أهمية الدورة المستندية للمخزون
أما عن أهمية الدورة المستندية للمخزون فإنها تأتي وفق ما يلي :-
الرقابة المالية والمحاسبية: توفر الدورة المستندية نظامًا رقابيًا دقيقًا يسمح بمراجعة جميع الحركات التي تتم على المخزون، مما يقلل من فرص الاحتيال أو الخطأ. يمكن للمحاسبين متابعة كل معاملة بشكل شفاف ودقيق.
تحقيق دقة في الجرد: مع تنظيم الوثائق، يمكن التأكد من أن الجرد الفعلي يتطابق مع السجلات المالية والإدارية. هذا يساعد في تجنب الأخطاء المحاسبية وتحقيق التوازن بين الكميات الفعلية والمسجلة.
تحسين التخطيط وإدارة المخزون” من خلال تتبع حركة المخزون باستخدام الدورة المستندية، تتمكن الشركات من تحسين تخطيط الاحتياجات المستقبلية. يمكن التنبؤ بموعد وصول المواد الجديدة أو التوقعات المتعلقة بالإمدادات.
تقليل الفاقد والتلف: يسهم النظام المستندي في تحديد وتحليل الكميات المفقودة أو التالفة، ما يعزز القدرة على اتخاذ إجراءات تصحيحية فورية.
التقيد باللوائح القانونية: وجود الدورة المستندية للمخزون بشكل منضبط يضمن الامتثال للأنظمة والقوانين المحلية والدولية المتعلقة بإدارة المخزون والتقارير المالية.
التحسينات التي يمكن إدخالها على الدورة المستندية للمخزون
أتمتة النظام: يمكن تحسين دورة المخزون عن طريق أتمتة الكثير من العمليات باستخدام البرمجيات المناسبة وتساعد الأتمتة في تسريع العمليات وتقليل الأخطاء البشرية.
الدمج مع الأنظمة الأخرى: دمج نظام إدارة المخزون مع أنظمة الحسابات والمبيعات يمكن أن يوفر مزيدًا من الشفافية ويضمن التنسيق بين الأقسام المختلفة.
تحليل البيانات باستخدام الذكاء الاصطناعي: يمكن استخدام الذكاء الاصطناعي وتحليل البيانات للتنبؤ بالاحتياجات المستقبلية وإدارة المخزون بشكل أكثر كفاءة.
أشهر البرامج المحاسبية من سكاي سوفت
يمكنكم الآن الحصول على أشهر البرامج المحاسبية من سكاي سوفت وفق ما يلي :-
برنامج الخوارزمي للمحاسبة والمخازن
يمثل هذا النظام المتكامل أداة فعّالة تهدف إلى رفع مستوى الأداء المحاسبي والإداري في المؤسسات، بغض النظر عن حجمها أو مجال عملها. ومن خلال اعتماد أحدث التقنيات المتطورة التي تواكب تحولات السوق واحتياجاته المستجدة، تواصل شركة سكاي سوفت تقديم حلول مبتكرة تضمن لعملائها قيمة حقيقية، مما يعزز من مكانتها كشركة رائدة في تطوير برامج المحاسبة.
برنامج محاسبة للذهب
هذا النظام يمثل حلاً تقنياً متطوراً صُمم خصيصاً لتسهيل إدارة العمليات التجارية في متاجر الذهب، حيث يوفّر أدوات دقيقة وفعالة لإدارة الجوانب المالية المتعلقة بالمعدن الثمين والسيولة النقدية. ومن أبرز مزاياه إمكانية التحكم الكامل في صلاحيات المستخدمين بحسب كل فرع، مما يضمن رقابة دقيقة على كافة الإجراءات. كما يُمكّن النظام من التنقل المرن بين حسابات الفروع المختلفة، مما يُسهل تحليل الأداء المالي لكل فرع على حدة، ويُعزز من الشفافية والدقة في تقارير الأرباح والخسائر.
برنامج كاشير للمطاعم والكافيهات
يُقدم هذا النظام المتكامل حلاً تقنيًا متطورًا لإدارة عمليات البيع في قطاع المطاعم والمقاهي، حيث تم تطويره بعناية ليتناسب مع متطلبات هذا المجال الحيوي. يتكون النظام من ثلاثة وحدات أساسية، تم تصميم كل وحدة منها لتحسين سير العمل ورفع مستوى رضا العملاء، وتشمل: وحدة الطلبات الخارجية (التيك أواي)، وحدة الطلبات الداخلية (داخل الصالة)، ووحدة خدمات التوصيل (الدليفري). وتعمل هذه الوحدات بشكل متكامل لتبسيط الإجراءات اليومية، وتوفير مرونة عالية في تنفيذ الطلبات بدقة وسرعة، مما ينعكس بشكل إيجابي على جودة الخدمة المقدمة
ختامًا يتوجب علينا التعرف على أن الدورة المستندية للمخزون باتت من الأسس التي تعتمد عليها الشركات لضمان سير العمليات بسلاسة ومن خلال تنظيم وتوثيق جميع الحركات المتعلقة بالمخزون، يمكن تحسين الكفاءة التشغيلية وتقليل الأخطاء وزيادة الرقابة على الموارد كما أن تحسين هذه الدورة ودمج التقنيات الحديثة فيها يمكن أن يعزز الأداء العام للمؤسسات ويؤدي إلى نتائج مالية وتشغيلية أفضل.
اقرأ ايضًا : كل ما تريد معرفته حول نماذج مراقبة المخزون