تمثل السرعة والدقة تحدياً مستمرًا لأولئك المشاركين في فترة الإقفال السنوية المالية, لكن يتعين عليهم أيضًا أن يكونوا قادرين على الوثوق في البيانات التي يتصرفون عليها.
نتائج استطلاع حديث حول فترة الإقفال :
- حوالي 28٪ فقط من المشاركين يثقون في الأرقام الواردة في نهاية الفترة.
- 90 ٪ يتعرضون لضغوط لإغلاق أسرع.
- 39 ٪ فقط أنهم راضون عن جودة عملية الإقفال.
حتى بين الشركات التي تتمتع بعملية إغلاق آلية بالكامل تقريبًا، فإن أقل من ثلاثة أرباعها قادرون على إغلاق الفترة في ستة أيام عمل أو أقل.
في بيئة العمل الواقعية يعد الإغلاق السريع ضرورة، لكن تعريف “الإغلاق السريع” يختلف بناءً على:
- احتياجات مستخدمي المعلومات المالية
- الصناعة
- حجم الشركة
- عدد وحدات الإبلاغ
الأسئلة التي يجب طرحها حول فترة الإفقال:
- هل يشكو أي شخص من طول فترة الإقفال؟
- من سيستفيد من إغلاق أسرع؟
- هل يمكن للإغلاق أن ينفذ دون التضحية بالدقة؟
- هل هناك معلومات محددة يمكن نشرها قبل الانتهاء من الختام؟
- هل يمكن استخدام البيانات الغير مالية، مثل بيانات الموارد البشرية أو الإنتاج، للاقفال بسرعة أكبر؟
في كثير من الأحيان ، يأتي الدافع من المديرين التنفيذيين أو مستخدمي المعلومات المالية، مثل:
- أصحاب المصلحة الداخليين
- المحللين
- المنظمين
- المقرضين
ما هي العقبات التي تعترض طريقك؟
تؤثر فلسفة الإدارة حول التقارير المالية وما تريد رؤيته لإدارة الأعمال بشكل مباشر لتحديد العقبات الحالية لإغلاق أكثر فعالية، تشمل مناطق التقييم ما يلي:
- الإدارات الداخلية بالإضافة إلى التمويل والمحاسبة، بما في ذلك العمليات والمبيعات والموارد البشرية والأنظمة.
- المصادر الخارجية للبيانات الضرورية، بما في ذلك فواتير البائع، والمعلومات المصرفية، ومعلومات العميل والمورد.
- العمليات والأنظمة التي عفا عليها الزمن.
حيازة الموظفين وتدريبهم ، والقدرة على قبول التغيير وتطبيقه
يمكن تأجيل الإغلاق من قبل مناطق خارجة عن سيطرة الادارة تشمل
- الاضطرار إلى انتظار قيام الإدارات الأخرى بتقديم أو إدخال البيانات،
- الفواتير التي يتم تشفيرها أو عدم إرسالها إلى المحاسبة، والفواتير المتأخرة أو فواتير البائع المتأخرة،
- تأخير توقيعات الموافقة
- الأنظمة التي تتوقف عند نهاية الشهر بسبب الحركة أو الصيانة.
- عدم كفاية النظم وقيود النظام
- نقص واجهات دفتر الأستاذ العامة
- الحاجة إلى إدخالات دفتر اليومية اليدوية بسبب نقص التشغيل الألي للنظام (اذا لم تكن تستخدم سكاي سوفت بالطبع).
يمكن لقوائم المراجعة أن تساعد في الاتصال والامتثال ، من خلال
- تحديد جميع المدخلات والخطوات المهمة في العملية الوثيقة والمناطق التي تسبب التأخيرات.
- التأكد من إكمال جميع الخطوات الرئيسية في كل فترة.
- يمكن أن تسهل توقيعات Adobe PDF الحصول على التواقيع في الوقت المناسب.
- تخطيط العمليات والسرد ومخططات التدفق.
- التأكد من أن جميع الافراد والادارات المشاركة تعرف ما هو مطلوب وما هي الخطوات الحاسمة للوفاء بالمواعيد النهائية.
تقسيم العملية عن قرب إلى قطع
من خلال تقسيمها إلى أجزاء صغيرة، يصبح التحكم فيها أكثر سهولة وأسهل للبدء، إحدى الطرق لكسر الإغلاق هي البدء من النهاية.
مع النتائج النهائية وتواريخ الاستحقاق، والعمل إلى الخلف، هناك طريقة أخرى لتقسيم العملية إلى أجزاء وهي إلقاء نظرة على ميزان المراجعة، سطرا بسطر وتحديد طرق لإنجاز كل بند بشكل أسرع.
إجراء تحليل المخاطر
- حدد المناطق الأقل خطورة في البيانات المالية والعمليات التي قد لا تحتاج إلى أن تكون مثالية لكل اقفال.
- ارجع إلى التفاصيل لتحديد مستوى المخاطرة الذي يمكن للجميع قبوله.
- وجه موظفي المحاسبة للعمل مع العمليات، مثل المبيعات والتسويق.
- احصل على عمليات لتوفير الفواتير خلال الشهر بحيث يمكن بدء المستحقات في الأسبوعين التاليين للإغلاق بدلاً من الانتظار حتى نهاية الشهر.
تغيير العقليات من النظر إلى الوراء إلى التطلع إلى الأمام
العمل خلال الفترة مع الفريق المالي الذي يعرف التوقعات، من الممكن القيام بعملية تقدير أفضل على طول الطريق.
من خلال العمل من خلال التنبؤات الجيدة، يمكن تجميع المبالغ للفرق بين ما تم إنفاقه وما تم تقديره ثم مراقبته وتعديله بمرور الوقت.
تقييم المجالات التي يمكن القيام بها في فترات زمنية مختلفة
يمكن حساب بعض مجالات القوائم المالية على أساس ربع سنوي وليس على أساس شهري لتوفير الوقت.
استخدام التكنولوجيا
تواصل مع الموردين عدد قليل في المرة الواحدة، لطلب إرسال فواتير إلكترونية، ينتج عن هذا
- بيانات أفضل للمستحقات.
- يسهل دفع الفواتير إلكترونيًا.
- يوفر الوقت والمال (للشركة والبائعين).
- يسمح بإعادة توزيع الموارد المحاسبية.
وفي النهاية تحدث إلى مناطق التشغيل التي تولد إيرادات
- تعرف على المعلومات المالية المهمة بالنسبة لهم وستساعدهم في تحقيق أداء أفضل
- قم بإشراكهم في تحسينات عن قرب من خلال مشاركة الفوائد المباشرة لإغلاق أسرع معهم
اتصل مباشرة مع أفضل خبراء الاستشارات المالية والمحاسبية, خبرتنا تزيد عن 20 عام .. اتصل الآن
