عندما تكون مديرا أو مالكا للشركة من الشركات الصغيرة، فدائما ما يكون لديك فكر تسويقي وإنتاجي طموح وعبقري، وفي الأغلب فإن ما يعوق تقدمك هو بعض الأعمال البسيطة في المكاتب الخلفية، مثل محاسبة الشركات الصغيرة والموارد البشرية والسكرتارية، وللأسف فإن هذه الأعمال البسيطة تأكل من وقتك الذي كان يجب تطويعه واستغلاله في إنهاء الخطط الإنتاجية والبيعية وترجمتها إلي أموال تشير إلي نجاح رؤيتك، لكن أبشر، ها هو مقالنا هذا قد أتي ب11 نصيحة قيمة لتطوير محاسبة الشركات الصغيرة.
فيما يلي أهم النصائح والحيل حول محاسبة الشركات الصغيرة
فصل مصاريفك الشخصية عن مصاريف الشركة في محاسبة الشركات الصغيرة
إن امتلاك حساب مصرفي مخصص للشركة يوفر لك ساعات عمل ثمينة.
تعتاد على استخدام حسابات مصرفية مختلفة لعمليات الشراء الشخصية والتجارية.
إذا كنت تساهم برأسمال في عملك من أصولك الشخصية، فتأكد من توثيق المساهمة بوضوح.
سيساعدك الاحتفاظ بحساب مصرفي مخصص للأعمال وبطاقة ائتمان تجارية أيضًا في الحد من التعرض القانوني للديون التجارية إذا كان لديك شركة ذات مسؤولية محدودة.
أقرا ايضا: اسماء برامج المحاسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة
بشكل عام،
لا يمكنك اقتطاع النفقات الشخصية من إقرار ضريبة العمل.
إذا كنت تستخدم عقارًا للعمل أو للاستخدام الشخصي، مثل السيارة أو المكتب المنزلي، فسيكون الوقت الذي تستخدمه للعقار التجاري قابلاً للخصم.
خلاف ذلك،
لا يُسمح بخصم النفقات الشخصية على إقرار ضريبة العمل.
في الولايات المتحدة الأمريكية يمكن أن تصل العقوبة إلى 75٪ من المبلغ الضريبي المستحق.
تتبع كل حساب أو مصروف
قم بتصنيف كل نفقات وتصنيفها، وتتبع التدفق النقدي الخاص بك للتأكد من أنه يمكنك زيادة الحد الأقصى من عمليات الشطب والائتمانات الضريبية.
استخدم بطاقات ائتمان عملك لجميع عمليات الشراء بدلا من أن ينتهي بك الأمر مع محفظة مليئة بالايصالات الورقية للفرز.
هذا يعني أيضًا أنه يمكنك كسب مكافآت واسترداد نقودك.
سيقوم برنامج المحاسبة أيضًا بتخزين نسخ من الشيكات والفواتير التي دفعتها. عندما يكون النقد هو خيارك الوحيد، قم بتقديم نسخ رقمية من الإيصالات في برنامج المحاسبة الخاص بك.
سوف تؤثر طريقة المحاسبة التي اخترتها عند تسجيل النفقات والإيرادات.
سجل الإيرادات بدقة في محاسبة الشركات الصغيرة
من السهل فقدان القروض والعائدات من المبيعات والحقائب النقدية الأخرى
لكنك بحاجة إلى الاحتفاظ بعلامات تبويب على كل تدفقاتك النقدية الواردة.
إذا لم تقم بذلك،
فقد ينتهي بك الأمر إلى دفع ضرائب برقم أكبر من المتوقع
ستحدد طريقة المحاسبة الخاصة بك بالضبط وقت تسجيل الدخل.
النظر في التعاقد مع محاسب، حتى لو مؤقتا
إن توظيف محاسب محترف، حتى لبضع ساعات في الأسبوع أو الشهر، يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا.
يتداخل عمل المحاسب وأمين الصندوق، على الرغم من أن أمين الصندوق يهتم بشكل رئيسي بتسجيل وتصنيف الإيرادات والنفقات.
ولكن يمكن للمحاسب أيضًا تقديم ضرائب ومساعدتك في التخطيط الاستراتيجي.
سيبقى المحاسب المحترف سجلاتك محدّثة ومنتظمة
المحاسب المحترف مجهز بشكل أفضل لمعرفة الرسوم المحتملة، والثغرات، أو التخفيضات الضريبية الإضافية التي قد تكون مؤهلاً لها.
يمكن أن يساعد فهم أحكام ومتطلبات مصلحة الضرائب المختلفة في الحصول على مزايا ضريبية وتوفير الوقت.
التشغيل الآلي ل محاسبة الشركات الصغيرة مع برامج المحاسبة
يعد برنامج المحاسبة أداة رائعة لأي عمل صغير تقريبًا.
استخدمه بنفسك أو امنح وصولاً آمناً إلى محاسبك
يجب أن تكون قادرًا على ربط حسابك المصرفي أو بطاقة الائتمان بأي برنامج محاسبة جيد.
سيقوم البرنامج بعد ذلك بتتبع الدخل والنفقات الخاصة بك، وتصنيفها، والسماح لك بإرسال الفواتير ودفعها، وإنشاء تقارير.
تخصيص وقت لتحديث البيانات
تجنب ترك الإيصالات والمستحقات الفواتير تتراكم.
تأكد من الالتزام بالوقت الذي حددته جانباً لعملية الفرز والتحديث.
هذا يمكن أن يوفر لك الكثير من اللحاق بالعمل مع اقتراب موسم الضرائب.
يمكن لبرامج المحاسبة، توفير الوقت هنا من خلال تصنيف الدخل والنفقات تلقائيًا وتسوية حساباتك المصرفية وبطاقات الائتمان الخاصة بك.
الحفاظ على بيانات تكاليف العمالة
قد يمثل دفع رواتب الموظفين، بمن فيهم أنت، ما يصل إلى 70٪ من إجمالي ميزانية الشركة.
يجب أن تكون على علم بتكاليف بالعمل الإضافي، والامتيازات، وغيرها من الفوائد التي تقدمها لمنع الإفراط في الدفع أو قلة الدفع.
يجب أن يكون بإمكان برنامج المحاسبة أو المحاسب الخاص بك مساعدتك في حساب ضرائب الرواتب ودفعها.
ضرائب الرواتب لها قواعد ومواعيد نهائية مختلفة عن ضرائب الدخل.
توقع النفقات الرئيسية
لا ينبغي أن تكون ترقيات الكمبيوتر واستبدال المعدات والمواعيد النهائية الضريبية مفاجأة.
غالبًا ما تأتي النفقات الرأسمالية الأكبر خلال الأشهر الأقل سيولة
لذا خطط للمستقبل لتجنب حدوث أزمة نقدية.
والخبر السار هو أن بند معيار المحاسبة رقم 179 يتيح لك خصم ما يصل إلى مليون دولار من الممتلكات والمعدات التجارية في سنة الشراء.
بدلاً من تخفيض قيمة المعدات سنة بعد سنة.
لذا،
حتى لو شعرت بضيق عمليات الشراء الكبيرة الآن، فقد تستفيد من الإعفاءات الضريبية لاحقًا.
الحفاظ على سجلات الجرد
تكلف السرقة الشركات ملايين الملايين كل عام اضافة الي ضياع الدفاتر والمستندات.
تجنب ضياع البضائع أو السرقة عن طريق الإشارة إلى التواريخ المشتراة وأرقام الأسهم وأسعار الشراء وتاريخ البيع وأسعار البيع.
كلما كنت أكثر تنظيما، كان ذلك أفضل.
يمكنك شراء برنامج إدارة مخزون مستقل لمساعدتك في هذه المهمة، أو دمج العديد من برامج المحاسبة مع أدوات إدارة المخزون.
متابعة الفواتير والمستحقات
فقط لأنك أرسلت فاتورة لا يعني أنك سوف تحصلها.
تجنب دفع مبالغ زائدة على الضرائب والساعات التي تقضيها في فحص حساب الإيرادات وقائمة المدينين من خلال إعادة الدوران مع البائعين الذين يدينون لك بالمال.
إرسال الفواتير مباشرة بعد اتمام العملية لزيادة فرص الدفع الفوري
احرص على المتابعة مع تذكيرات ودية مع اقتراب الموعد النهائي
يمكنك حتى تقديم خصومات على الدفع المبكر لتحفيز عملائك على الدفع بسرعة. يمكن أن يساعد قبول المدفوعات عبر الإنترنت واستخدام برامج المحاسبة المستندة إلى مجموعة النظراء في أتمتة هذه العملية نيابة عنك.
إنشاء التوقعات المالية لسنوات مستقبلية
حتى لو كان عملك سليمًا ماليًا اليوم، فأنت تريد التأكد من أن الأمور ستظل إيجابية. باستخدام التوقعات المالية والتقارير – مثل تحليل الحجم المشترك أو بيان الأرباح والخسائر العامة – يمكنك تقدير أين ستكون شركتك في العام التالي وحتى عامين أو ثلاثة أعوام.
يمكن أن تساعدك التوقعات المالية في تحديد مكان استثمار إيرادات الأعمال وما إذا كنت ستحتاج إلى البدء في التقدم بطلب للحصول على قرض تجاري.
يمكن أن تكون التنبؤات المالية صعبة لأنك يجب أن تعرف كيف يمكن أن تتغير النفقات بسبب القوى الطبيعية (مثل التضخم) وكذلك قرارات العملاء.
وينطبق الشيء نفسه على الإيرادات، حيث يتعين عليك التفكير في زيادة الأسعار وسيولد عدد العملاء الذين يقومون بالتسويق كل عام.
يعد الجلوس مع المحاسب الخاص بك أو استخدام برنامج المحاسبة أفضل الطرق لتطوير توقعات مالية واقعية.
