جدول المحتوى
يبحث الكثيرون عن آلية التعرف على نماذج مراقبة المخزون خاصًة أن تلك العملية تعد من أهم العمليات الحيوية لأي من الشركات الطامحة للحفاظ على التوازن بين العرض والطلب وتقليل التكاليف المرتبطة بتخزين المنتجات أو البضائع.
في الوقت نفسه تضمن تلبية احتياجات العملاء بشكل فعال وتستخدم الشركات نماذج متعددة لمراقبة المخزون لتحقيق هذه الأهداف
وفيما يلي سنتناول لكم خلال مقالنا اليوم من سكاي سوفت الخوارزمي أبرز نماذج مراقبة المخزون بالإضافة إلى شرح كيفية استخدامها وأثرها على الأداء العام للمؤسسة.
نماذج مراقبة المخزون
تتمثل أبرز نماذج مراقبة المخزون في الآتي :-
نموذج المراجعة المستمرة (Continuous Review Model)
أولى نماذج مراقبة المخزون هو نموذج المراجعة المستمرة ويُعرف أيضًا بـ”نظام نقطة إعادة الطلب” ويعتمد هذا النموذج على مراقبة مستوى المخزون في الوقت الفعلي.
وعندما يصل المخزون إلى نقطة معينة يُطلق عليها “نقطة إعادة الطلب” (Reorder Point)، يتم إصدار أمر شراء لملء المخزون مرة أخرى.
يسمح ذلك النموذج بمراقبة دائمة للمخزون كما يحافظ على مستوى منخفض من المخزون ويقلل التكاليف المرتبطة بتخزينه إضافة إلى ذلك يتيح استجابة سريعة للطلب.
وفيما يخص العيوب والمحاذير الخاصة به فإنه يتطلب نظامًا تقنيًا معقدًا (مثل البرمجيات الخاصة بالمخزون) وقد يكون مكلفًا في حالة التعامل مع عدد كبير من العناصر.
ويُستخدم هذا النموذج في الشركات التي تقدم منتجات ذات طلب منتظم وسهل التنبؤ به، مثل السلع الاستهلاكية أو المنتجات التي لا تشهد تقلبات كبيرة في الطلب.
نموذج المراجعة الدورية (Periodic Review Model)
ثاني نماذج مراقبة المخزون هو نموذج مراجعة الدورية وهو الذي يتم فيه فحص المخزون بشكل دوري (مثلاً، كل أسبوعين أو كل شهر) لتحديد ما إذا كان يجب إعادة ترتيب المنتجات أو لا ثم يتم تحديد الكميات التي يجب طلبها بناءً على مستوى المخزون الحالي والطلب المتوقع خلال الفترة القادمة.
يتميز ذلك النموذج بأنه أقل تعقيدًا من النموذج الأول وملائم للشركات التي لا تحتاج إلى مراقبة المخزون بشكل مستمر بالإضافة إلى أنه يقلل من الحاجة إلى استثمارات في أنظمة مراقبة معقدة.
أما عن عيوبه فإنه قد يؤدي إلى نقص أو فائض في المخزون إذا لم يكن التقدير دقيقًا ولا يمكن الاستجابة بسرعة للانخفاض المفاجئ في المخزون.
ويُستخدم هذا النموذج في الشركات التي تكون فيها التقلبات في الطلب غير حادة أو في الشركات التي لا تتطلب تحديثات يومية لمستويات المخزون.
نموذج الكمية الاقتصادية للطلب (Economic Order Quantity – EOQ)
يُعتبر نموذج الكمية الاقتصادية للطلب من أكثر النماذج شهرة في إدارة المخزون ويهدف هذا النموذج إلى تحديد الكمية المثلى للطلب بحيث يتم تقليل التكاليف الإجمالية المرتبطة بالمخزون، بما في ذلك تكاليف الطلب (مثل الشحن) وتكاليف التخزين.
وفيما يخص ذلك النموجذ فإنه يقلل من التكاليف الإجمالية للمخزون ويساعد في تحديد الكمية المثلى للشراء.
أما عن العيوب الخاصة به فإنه يعتمد على افتراضات قد لا تكون دائمًا دقيقة في الواقع (مثل الطلب الثابت) ولا يأخذ في الحسبان التغيرات المفاجئة في الأسعار أو الظروف السوقية.
ويُستخدم هذا النموذج في الشركات التي تشهد طلبًا ثابتًا على المنتجات وتتوقع ظروف سوق مستقرة، مثل الشركات الكبيرة التي تشتري كميات ضخمة من المواد الخام.
نموذج إدارة المخزون بناءً على السحب (Pull-Based Inventory Management)
في هذا النموذج، يتم التحكم في المخزون بناءً على الطلب الفعلي للمستهلكين أو العمليات الإنتاجية. أي أنه بدلاً من دفع المخزون إلى الأمام في سلسلة التوريد، يتم سحب المخزون فقط عند الحاجة.
يتميز ذلك النموذج بأنه يقلل من الفائض في المخزون ويساعد في تقليل التكاليف المرتبطة بتخزين المنتجات غير المطلوبة.
وعن العيوب الخاصة بذلك النموذج فإنه قد يؤدي إلى تأخير في تلبية الطلب إذا لم يكن هناك مخزون كافٍ في وقت الحاجة ويتطلب استجابة سريعة ودقيقة للطلبات.
يُستخدم هذا النموذج بشكل شائع في الشركات التي تعتمد على الطلب الفعلي للعملاء أو التي تعمل بنظام الإنتاج في الوقت المحدد (Just-in-Time – JIT).
نموذج التنبؤ بالطلب (Demand Forecasting Model)
نواصل معكم استعراض مجموعة من أفضل نماذج مراقبة المخزون حيث يعتمد هذا النموذج على تقديرات دقيقة للطلب المستقبلي على المنتجات ويتم استخدام البيانات التاريخية والأنماط الموسمية لتوقع الكميات التي سيتم طلبها في المستقبل. بناءً على هذه التوقعات، يتم تحديد الكميات المطلوبة من المخزون.
وعن المزايا التي يأتي بها ذلك النموذج فإنه يساعد في تحسين التنبؤات وزيادة الكفاءة ويقلل من المخاطر المرتبطة بنقص أو فائض المخزون.
بينما تتمثل عيوبه في أنه يعتمد على التنبؤات التي قد تكون غير دقيقة ويتطلب بيانات تاريخية موثوقة وتحليل معقد.
ويُستخدم هذا النموذج في الشركات التي تشهد تقلبات موسمية في الطلب أو التي تعتمد على توقعات دقيقة للمبيعات المستقبلية.
نموذج المخزون الثابت (Fixed-Quantity Model)
واحد من أهم نماذج مراقبة المخزون وهو الذي يشير إلى أنه يجب طلب نفس الكمية من المنتجات في كل مرة عندما يصل المخزون إلى مستوى معين. يتم تحديد هذه الكمية بناءً على معايير معينة مثل تكلفة التخزين أو معدل الاستهلاك.
يتميز نموذج المخزون الثابت أنه سهل الاستخدام والتنفيذ في الوقت الذي يوفر فيه استقرارًا في مستويات المخزون.
لكنه في الوقت ذاته قد يؤدي إلى تراكم المخزون في حالة تغير الطلب بجانب أنه غير مرن في التعامل مع التغيرات المفاجئة في الطلب.
ويُستخدم هذا النموذج بشكل شائع في الشركات التي تشهد طلبًا مستقرًا وتحتاج إلى تكرار الطلبات بشكل منتظم.
كيف تتم عملية مراقبة المخزون؟
مراقبة المخزون هي عملية تتبع وإدارة الكميات المتوفرة من المنتجات أو المواد الخام داخل المخازن أو المستودعات، بهدف ضمان توفر الكميات المطلوبة في الوقت المناسب وتفادي النقص أو الفائض.
وإليك كيف تتم عملية مراقبة المخزون بشكل عام:
تحديد أنواع المخزون
- مخزون جاهز للبيع (مثل المصاحف في حالتك).
- مواد خام (إن وُجدت).
- مخزون تحت التصنيع أو التعديل (مثلاً مصاحف تُجلد أو تُغلف).
إدخال بيانات المخزون
عند دخول بضاعة جديدة، تُسجّل البيانات مثل:
- اسم المنتج
- الكمية
- التاريخ
- المورد
- رقم الدفعة أو الكود
استخدام نظام لإدارة المخزون
- يمكن أن يكون برنامجًا محاسبيًا أو نظام ERP أو حتى ملف Excel منظم.
- يُحدث النظام الكميات تلقائيًا عند البيع أو الإرجاع أو الاستلام.
تتبع الحركات
- البيع: يتم خصم الكمية مباشرة من النظام.
- الإرجاع: يتم إرجاع الكمية إلى النظام.
- التالف أو المفقود: يُسجل كخسارة ويُخصم من الكمية.
المراقبة المستمرة
- جرد دوري: أسبوعي أو شهري أو سنوي حسب حجم النشاط.
- تنبيهات لنقص الكمية: النظام ينبهك عند اقتراب المخزون من الحد الأدنى.
- مقارنة بين الفعلي والنظام: لمطابقة الواقع بالمسجل.
تحديد حد إعادة الطلب (Reorder Point)
- تحديد الحد الأدنى الذي عنده يجب إعادة طلب المنتج، لتجنب النقص.
التقارير والتحليلات
تقارير دورية توضح: الكميات الحالية والمنتجات الأكثر مبيعًا بالاضافة إلى المنتجات الراكدة وأخيرًا مدة بقاء المنتجات في المخزون
نصائح إضافية لمراقبة فعالة للمخزون
- استخدام باركود لتسريع عمليات الإدخال والخروج.
- تدريب الموظفين على النظام لضمان دقة البيانات.
- ربط المخزون بالمتجر الإلكتروني لتحديث الكميات تلقائيًا.
أشهر البرامج المحاسبية من سكاي سوفت
يمكنكم الآن الحصول على أشهر البرامج المحاسبية من سكاي سوفت وفق ما يلي :-
نظام إدارة معامل الخياطة
تقدم سكاي سوفت نظامًا متقدمًا لإدارة معامل الخياطة، مصممًا لرفع كفاءة عمليات البيع والإدارة بشكل شامل. يوفّر النظام خيارات متعددة لتحديد الأصناف بكل سهولة، سواء عبر استخدام الباركود، أو إدخال رقم الصنف، أو من خلال البحث بجزء من الاسم، مما يمنح مرونة وسرعة في إدارة المخزون بدقة وفعالية.
نظام إدارة معامل الخياطة
يُعد برنامج الخوارزمي للمحاسبة والمخازن أحد الحلول البرمجية الشاملة التي تسهم في رفع كفاءة الأداء المالي والإداري للمؤسسات على اختلاف أحجامها وقطاعاتها. يتميز البرنامج بتقنيات متطورة تواكب تطورات السوق واحتياجاته المتجددة، مما يجعله خيارًا مثاليًا للشركات التي تسعى إلى نظام محاسبي متكامل يتمتع بالقوة والمرونة. وبفضل سكاي سوفت، أصبحت عمليات الإدارة المالية والمخزنية أكثر انسيابية وتنظيمًا.
برنامج إدارة المنشآت والتوزيع ERP
يُعد نظام ERP أداة متكاملة لإدارة العمليات الإدارية بكفاءة عالية، حيث يعتمد على دورة مستندية مترابطة تساهم في تبسيط الإجراءات اليومية وتسريع تنفيذ المهام بدقة. ومن أبرز مزاياه إمكانية إصدار سندات منفصلة لكل فرع على حدة، مما يمنح المؤسسات قدرة أكبر على فصل وتنسيق العمليات المالية والإدارية، ويعزز من مستوى التنظيم والدقة في إدارة مختلف أنشطة العمل.
ختامًا نقلنا لكم كافة نماذج مراقبة المخزون وهي التي تسهل عليكم القيام بكافة العمليات التي تضمن استمرار الخدمة.
اقرأ ايضًا : ما هي فوائد الحوسبة السحابية وأهميتها في العصر الرقمي