جدول المحتوى
عملية نقل الارصدة الإفتتاحية من نظام محاسبي قائم بالفعل الى نظام محاسبي جديد سيتم استخدامه هي عملية ليست سهلة، وتحديدا فإن اكثر المراحل صعوبة هي نقل ارصدة العملاء والموردين ,تابع…
عندما نبدأ هذه العملية ، من المهم النظر الى:
- توقيت تاريخ البدء في التعامل مع النظام الجديد ,فمن الجيد أخذ تاريخ يتزامن مع بداية تاريخ الفترة المحاسبية الجديدة.
- يتم تنظيف البيانات الرئيسية من النظام القديم, وتهيئتها مع الأخذ في الاعتبار اغلاق الأرصدة المعلقة او القديمة او التي تم تسويتها، وذلك لتقليل المشكلات التي قد تنشأ عند استيراد الأرصدة الافتتاحية.
- القيام بجرد المخزون اولا ,حيث سيتيح لنا فيما بعد مراقبة أرصدة المخزون لدينا ,حيث تتم معالجة الطلبات الجديدة وتلقي الشحنات في النظام الجديد.
أولا: العملاء
لكل فاتورة مفتوحة ، سنحتاج إلى قيم حقول الفاتورة الإلزامية التالية في ملف اكسيل
- رقم الفاتورة
- اسم العميل
- تاريخ الاستحقاق
- المبلغ المتبقي
- الوصف
يتم استبعاد تاريخ المعاملة في القائمة أعلاه لأنه عند استيراد الفواتير المفتوحة ، سيتم تعيين تاريخ المعاملة على اليوم السابق لتاريخ البدء.
بدلاً من تاريخ الدخول لتلك الفواتير, لأنه لاحقا عندما نحتاج لعكس تاثير قيد اليومية سيكون ذلك سهلا,لأن جميع الفواتير في تاريخ واحد وسنري ذلك في حينه.
للقيام باستيراد الفاتورة في نظامنا ، سنحتاج إلى :
- إنشاء صنف مخزني وهمي أو غير جردي للبيع يستخدم فقط لهذه العملية ، ويمكننا تسميته باسم (صنف أرصدة افتتاحية).
- فتح حساب وهمي يمكن تسميتة حساب الرصيد الافتتاحي ايضا.
من المهم ملاحظة أنه لن يتم تضمين تفاصيل البند الفعلي للفاتورة الأصلية ، لكننا سنستبدل التفاصيل بسطر واحد ، حيث سنستخدم صنف “الأرصدة الافتتاحية” الجديد.
سيكون المبلغ الذي تم إدخاله لهذه الفاتورة هو فقط الرصيد المتبقي المستحق السداد, بدلاً من المبلغ الأصلي وإضافة ملخص لتفاصيل الفاتورة الأصلية في عنصر “الأرصدة الافتتاحية”.
سيعطي هذا طريقة للإشارة إلى الفاتورة الأصلية دون مشاكل,بمجرد استيراد جميع الفواتير المفتوحة ، يجب إنشاء إدخالات دفتر اليومية لعكس تاثير تلك الفواتير محاسبيا.
بعد أن أنشأنا القيود ، يتعين علينا النظر في التعامل مع أوامر المبيعات المفتوحة ، فيما يتعلق بهذا لدينا ثلاث حالات:
- أولاً: الطلب مفتوح ولكن لا توجد معاملات عليه حتى الآن.
- ثانياً: تم تنفيذ الطلب جزئيًا ، لكن يجب إصدار فاتورة به.
- ثالثًا: تم تنفيذ الطلب وفواتيره جزئيًا.
الحالة الأولى(الطلب مفتوح ولكن لا توجد معاملات عليه حتى الآن)
هي أسهل في التعامل معها. إذا كانت هناك أوامر مفتوحة ولكن لم يكن لها أي نشاط ذي صلة ، فهناك خياران استيراد جميع الطلبات المفتوحة أو إدخال أمر مبيعات عندما يحين وقت الوفاء أو فاتورة العميل.
الخيار الأول رائع إذا كان لديك كمية كبيرة من الطلبات مفترض ادخالها إلى النظام الجديد,عند إعداد عملية الاستيراد هذه ، سنحتاج إلى تفاصيل الاصناف للوفاء بها في وقت لاحق ، الأمر الذي يتطلب عملًا إضافيًا للتأكد من تعيين الصنف الرئيسي لكل طلب (والذي يجب أن يكون قبل إنشاء قائمة جرد).
الخيار الثاني(ثانياً: تم تنفيذ الطلب جزئيًا ، لكن يجب إصدار فاتورة به)
هو الأفضل إذا لم يكن هناك العديد من أوامر المبيعات المفتوحة ، فهو يمنحنا أيضًا القدرة على مراجعة كل طلب يدويًا وفهم كيفية ترجمة الطلب إلى النظام الجديد.
بالنسبة للطلبات في الحالتين الأولى والثالثة ، فمن الأفضل عدم إنشاءها على الإطلاق.
من الأفضل القيام بفواتير مستقلة عند تنفيذ الطلبات الحالية. أكبر فائدة من الفاتورة المستقلة هي أنها ستتعامل مع تحديد الإيرادات وحساب تكلفة المخزون في نفس الوقت.
ما هو قيد الرصيد الافتتاحي للعميل في 2023؟
إن قيد الرصيد الافتتاحي للعميل هو المبلغ الذي سيتم ترحيله مع بدأ السنة المالية من معاملات محاسبية قديمة يكون الرصيد بالموجب (+) في حال كان العميل هو المطالَب بالمبلغ المالي.
ويكون بالسالب ( – ) في حال كان العميل هو المُستحِق للمبلغ المالي، ويتاح له حينئذٍ دفع فواتيره اللاحقة من هذا المبلغ/ الرصيد.
هل ترغب بالتعرف على كل ما هو جديد لدينا في سكاي سوفت ؟
شاهد خدماتنا و منتجاتنا , و اذا كان لديك أي تساؤل لا تتردد في مراسلتنا