جدول المحتوى
تطوير ادارة المشتريات ,
الشراء بحكم التعريف ، هو الحصول على المواد والإمدادات والخدمات وما إلى ذلك التي تتطلبها شركة أو مشروع من أجل العمل بنجاح. في هذه المصطلحات ، ستشير استراتيجية الشراء إلى النهج المخطط له بشكل فعال من حيث التكلفة لشراء الإمدادات المطلوبة للشركة ، مع مراعاة العديد من العناصر والعوامل مثل الجدول الزمني للمشتريات والتمويل والميزانية والمخاطر والفرص المتوقعة ، من بين أمور أخرى . ولـ تطوير ادارة المشتريات فعالة أو إستراتيجية ، فمن الضروري أولا الجلوس لتقييم التفاصيل التي يجب عليك العمل بها. ستشمل هذه التفاصيل أهداف العمل أو المشروع ، والموارد والإمدادات المتاحة والحالية ، والميزانية والجدول الزمني. من خلال تقييم هذه العناصر ، سيكون الفريق قادرا على البدء في التخطيط لاستراتيجية مشتريات فعالة تكون مخصصة قدر الإمكان للشركة ؛ المفتاح هنا هو التأكد من أن كل تفاصيل الخطة ستساهم في تحقيق الأهداف والغايات المحددة للشركة.
تطوير ادارة المشتريات
- تطوير ادارة المشتريات ، قد يكون السؤال الجيد الذي يجب طرحه هو .
- “لماذا نشتري هذه المعدات؟” يجب أن تكون الإجابة متوافقة مع أهداف الشركة.
- العنصر الرئيسي الآخر الذي سيتم التخطيط له خلال مرحلة العصف الذهني هذه هو خيارات صنع أو إنشاء المواد.
- (أو القيام بالاستعانة بمصادر خارجية للمشتريات) .
- مع اعتبار أن التكاليف والاستدامة هي العامل الرئيسي المحدد.
- وما إذا كانت موارد الشركة الحالية ستكون قادرة على دعم القرار على مدى فترة طويلة من الزمن.
قم ببناء استراتيجية شراء رقمية صلبة في 9 خطوات بسيطة
- يعتقد 75٪ من مكاتب الشراء أنهم سيقدمون استراتيجية شراء رقمية في السنوات الخمس المقبلة.
- “استراتيجية الشراء” هي المفهوم الأكثر طلبًا من قبل مجتمع المشتريات.
- ومع ذلك ، فإن عملية إنشاء استراتيجية شراء قوية وذات صلة ليست سهلة على الإطلاق.
تطوير ادارة المشتريات “ما هي استراتيجية الشراء؟”
- يشير مصطلح استراتيجية الشراء إلى خطة طويلة الأجل للحصول على الإمدادات الضرورية بفعالية.
- من حيث التكلفة من قائمة البائعين الأكفاء الذين سيقدمون سلعا عالية الجودة في الوقت المحدد.
- مع الالتزام بشروط الشراء.
- عادة ما تعتمد إستراتيجية الشراء على عدد من العوامل مثل الجدول الزمني للشراء والميزانية المتاحة .
- والتكلفة الإجمالية للملكية والمخاطر المحتملة والمزيد.
- غالبا ما تركز استراتيجيات الشراء على خيارات مثل تقليل التكاليف وتخفيف المخاطر والتوسع عضوياً.
- وفقا لاستطلاع حديث ، فإن 79٪ من مكاتب الشراء في جميع أنحاء العالم.
- تحدد خفض التكلفة باعتباره استراتيجية الشراء ذات الأولوية القصوى.
- يمكن للمؤسسات أن تختار التركيز على أولوية واحدة أو أكثر من أولوية ، حسب متطلبات أعمالها.
أنواع استراتيجيات الشراء
- بصرف النظر عن حجم المؤسسة ، هناك بعض الأنواع الشائعة لاستراتيجيات الشراء التي يمكن أن يتبناها الجميع. هم انهم:
- تقليل التكاليف.
- إدارة المخاطر.
- إدارة الموردين والتحسين.
- الشراء الأخضر.
- مصادر عالمية .
- إدارة الجودة الكلية.
خطوات لإنشاء تطوير ادارة المشتريات
- سيعمل تطوير ادارة المشتريات القوية على تقليل الأخطاء ، وتحديد فرص الادخار.
- والقضاء على الإنفاق المنشق ، وضمان الامتثال للسياسة.
- المدرجة أدناه هي الخطوات الرئيسية التسع في السعي نحو تقديم تطوير ادارة المشتريات ناجحة:
تحليل الإنفاق التنظيمي
- تتمثل الخطوة الأولى في تطوير ادارة المشتريات في تحليل ثقافة الإنفاق الحالية لمؤسستك.
- للقيام بذلك ، تحتاج إلى الحصول على بيانات من أصحاب المصلحة الداخليين.
- والموردين وجميع الأطراف الأخرى المشاركة في عملية الشراء.
- لن تكون البيانات التي تم الحصول عليها في هذه الخطوة بمثابة قاعدة معرفية داخل مؤسستك فحسب.
- بل ستعمل أيضا كأساس لاستراتيجية الشراء.
- يمكن استخدام أدوات مثل التكلفة الإجمالية للملكية لتحديد وتحليل التكاليف التي غالبًا ما يتم تجاهلها.
- أو غير معروفة والتي يتكبدها عنصر / خدمة بالإضافة إلى سعر الشراء الأولي.
تحديد احتياجات العمل
- لـ تطوير ادارة المشتريات قوية توفر أفضل النتائج ، من الضروري فهم احتياجات مؤسستك بوضوح.
- سيساعدك هذا التحليل القائم على الحقائق في مواءمة استراتيجية الشراء الخاصة بك.
- وتحديد أولوياتها عبر الوظائف وأهداف العمل الأخرى.
- ستكشف مناقشة “ماذا لو” البسيطة التي تتحدى الوضع الراهن والأسئلة الواضحة عن المزيد من فرص الادخار.
- يمكن لأدوات مثل مصفوفة تحديد الفئات أن تساعد المؤسسات على تحديد متطلبات العمل الرئيسية.
- التي ستدخل في تطوير استراتيجية الشراء الخاصة بك.
تقييم ظروف السوق
- بمجرد اكتمال التحليل الداخلي لتحديد احتياجات العمل ، فإن الخطوة الواضحة التالية هي النظر إلى الجانب الخارجي للأشياء:
- أسواق التوريد وظروفها.
- هنا ، يجب جمع البيانات الضرورية من الموردين والموردين المحتملين.
- لضمان الملاءمة ، تحتاج المؤسسات إلى التأكد من أن البيانات المجمعة تظل محدثة بمرور الوقت.
- سيكون هناك عدد من المنهجيات مثل التحليل القوى لبورتر وتحليل سكوب في متناول اليد أثناء هذا التحليل.
- إذا اتبعت أفضل ممارسات الشراء لمعرفة السوق والموردين بشكل أفضل ، فستكون هذه الخطوة سهلة نسبيًا.
تحديد أهداف واضحة
- بمجرد تحديد احتياجات العمل ، حان الوقت للتوصل إلى رؤية واضحة لما يجب تحقيقه.
- يمكن استخدام البيانات التي تم جمعها في الخطوات السابقة لتحديد نقاط الضعف في عملية الشراء الخاصة بك.
- بمجرد تحديدها ، قم بفرزها بترتيب تنازلي لتأثير كل منها على النتيجة النهائية لمؤسستك.
- يمكن استخدام أدوات مثل تحليل القوة والضعف والفرص والتهديدات.
- لتحديد الحالة الحالية لوظائف الشراء الخاصة بك.
- على سبيل المثال ، إذا كنت بحاجة إلى تقليل الإنفاق المنشق ، فأنت بحاجة إلى تنفيذ برنامج مشتريات يجعل العملية شفافة.
تحديد سياسات الشراء
- الآن بعد أن عرفت ما الذي يجب معالجته.
- فقد حان الوقت لإنشاء قائمة بأفضل ممارسات الشراء التي ستقضي على أوجه القصور الحالية.
- يمكنك بدء العملية عن طريق تعديل سياسة الشراء الخاصة بك لمعالجة المخاطر المحددة أثناء تحليل القوة والضعف والفرص والتهديدات.
- عندما تكون بصدد تطوير ادارة المشتريات لنشاطك التجاري.
- فمن الأفضل تجنب البدء من الصفر.
- بدلاً من ذلك ، يمكنك تكييف قوالب سياسة المشتريات الحالية لتلائم احتياجات أعمال مؤسستك.
- من الناحية المثالية ، تحتاج سياسات الشراء إلى تقديم إرشادات بشأن الممارسة العادلة لكل من يشارك في العملية .
- بالإضافة إلى سبل الانتصاف من الانتهاكات المحتملة.
تنفيذ برامج المشتريات
- المنظمات التي تتعامل مع عملية الشراء يدويا من المرجح أن تنفق أكثر بسبب الأخطاء البشرية .
- والتأخيرات والدفعات المتأخرة.
- يعمل نظام المشتريات على تحسين إنتاجية الموظفين وتقليل الأخطاء.
- من خلال التخلص من الإدخال اليدوي للبيانات وأوجه عدم الكفاءة المرتبطة بها.
- وقد قدمت شركة سكاي سوفت أحد افضل البرامج في تطوير ادارة المشتريات “برنامج الخوارزمي”.
- يعمل نظام الخوارزمي لإدارة المشتريات على تتبع عملية الشراء حتى الدفع من البداية إلى النهاية.
- سيتم تبسيط كل خطوة في عملية الشراء ، من تحديد المصادر إلى استكمال الدفع.
- ستكتشف أفضل ميزات الخوارزمي ومعالجته لثغرات العملية وفرض سياسة الشراء دون أي تدخل يدوي.
الخطوط العريضة لاستراتيجية الشراء
- بمساعدة البيانات والمعلومات التي حصلت عليها ، ضع مسودة لـ تطوير ادارة المشتريات .
- هذا يحتاج إلى سرد الأهداف المرجوة ، والتكتيكات التي سيتم استخدامها لتحقيقها.
- يجب أن تكون الأهداف قابلة للقياس وحساسة للوقت وواقعية.
- ستدرج الخطة التكتيكية الأساليب التي سيتم استخدامها لتحقيق الأهداف المحددة مسبقًا.
- يمكن أن تتضمن استراتيجية الشراء أيضا “فكرة كبيرة” ستدفع في النهاية حدود الاحتمال.
تطوير ادارة المشتريات الرقمية
- بمساعدة البيانات والمعلومات التي تم الحصول عليها من الخطوات السابقة ، تحتاج إلى صياغة استراتيجية شراء رقمية.
- في هذه الخطوة ، تحتاج المؤسسات إلى تجديد تكنولوجيا الشراء.
- والاستراتيجية والعملية والموهبة ومجموعة المهارات وأنظمة الدعم.
- يجب اعتبار تطوير ادارة المشتريات الرقمية من الأولويات.
- لأنها تمكن المؤسسات من قضاء المزيد من الوقت مع الموردين والجزء الاستراتيجي من المشتريات .
- بدلاً من المهام والمعاملات الإدارية.
- ستساعد إستراتيجية المشتريات الرقمية الشركات على نشر الموارد التي تحتاجها.
- للحصول على مكاسب ضخمة وجعل عملية الشراء الخاصة بها مرنة.
تنفيذ وإدارة وصقل الاستراتيجية
- بمجرد إنشاء إستراتيجية رقمية ، فإن الخطوة التالية هي تنفيذها.
- أثناء تنفيذ الإستراتيجية ، سوف تتطلب مشاركة من وظائف العمل الأخرى
- (الموارد البشرية ، المسؤول ، المبيعات ، المالية).
- بعد تنفيذ استراتيجية الشراء الرقمية ، ستحتاج إلى تتبع وقياس التقدم المحرز ونجاح التنفيذ.
تقدم سحابة المشتريات في الخوارزمي أدوات ونهجًا مبسطًا للمشتريات ، ومن السهل أن تجد هذه طريقة سهلة للانتقال إلى النظام الرقمي والسعي نحو تطوير ادارة المشتريات .
باتت طرق تطوير إدارة المشتريات والمخازن من الأدوات التي تساهم في إنجاح الشركات الصغيرة وكذلك الكبيرة على حد سواء وتساعدهم على تحقيق التوازن بشكل مثالي وذلك بين مختلف عناصر العمليات التشغيلية المختلفة.
ولا تعد تلك الإدارات من الوظائف التقليدية في الشركات فحسب بل أنها المحاور الرئيسية التي تؤثر بشكل مباشر على الاستدامة والربحية.
حيث أن عمليات الشراء تساهم في توفير الموارد وتحسن من الكفاءة بينما إدارة المخازن بشكل فعال تساهم في ضمان تلبية احتياجات العملاء بشكل جيد.
ويجب فهم الارتباط الوثيق الذي يجمع بين ادارة المشتريات وإدارة المخازن وكيفية إدارتهم بشكل ناجح للوصول إلى الأدوار الفعالة والتنظيمية.
ما هي إدارة المشتريات ؟
تتمثل إدارة المشتريات في كونها العملية التي تهدف إلى شراء بعض المواد وكذلك الخدمات الضرورية من أجل ضمان تشغيل الشركات بكفاءة وفعالية بجانب أنها تتضمن تقدير الاحتياجات الخاصة بالشركة من المواد وتحليل مجموعة من العروض التي يقدمها الموردين للاختيار من الأفضل بينها استنادًا لمجموعة من العوامل أبرزها الجودة والسعر وعمليات التوصيل في الأوقات المناسبة.
ما هو عمل إدارة المشتريات؟
تلعب تلك الادارة دورًا حاسمًا في تحقيق الأهداف الخاصة بالشركة حيث يمكن لعمليات الشراء الفعالة تقليل التكاليف العامة التي تتعلق بعمليات الإنتاج وهو ما يصب في مصلحة زيادة هامش الربح بجانب تقديم المشورة بواسطة مدير الإدارة لصاحب العمل بشأن استراتيجيات الشراء والسياسات المالية ذات الصلة.
كما أن عملية تحديد الاحتياجات ومتابعة المخزون تعد من الأجزاء الاساسية الخاصة بعمل تلك الادارة ويجب على الموظف المسؤول مراقبة مستويات المخزون لضمان توفر كافة المنتجات عند الحاجة والقضاء على التكاليف الزائدة التي تتعلق بتخزين المواد التي لا تحتاجها الشركة.
كيفية تطوير إدارة المشتريات والمخازن
فيما يخص كيفية تطوير إدارة المشتريات والمخازن فإن ذلك الأمر يتطلب القيام ببعض الخطوات أبرزها ما يلي :-
تحليل الوضع الحالي
يجب تحليل الوضع الحالي عن طريق فحص بعض العمليات المتعلقة بالمشتريات الحالية من البداية للنهاية بجانب ضرورة تحديد الفجوات وفق الاستقرار على الأماكن التي يجب تحسينها مثل أوقات التسليم وجودة الموردين وكذلك التكاليف.
جمع البيانات
يتوجب على الشخص صاحب الشركة ضرورة إعطاء الأوامر الخاصة بدراسة البيانات السابقة للمشتريات لفهم الانماط والتحديات مع ضرورة الحصول على ملاحظات الموظفين والموردين لتحسين العملية وفق استطلاعات رأي مختلفة.
تطوير استراتيجية المشتريات
يتم القيام بذلك عن طريق تحديد الأهداف الخاصة بتخفيض التكاليف وتحسين العائد على الاستثمار وتحسين جودة المواد والخدمات المشتراة مع تقليل وقت التسليم وزيادة كفاءة العمليات.
تحليل السوق
فحص السوق لفهم الأسعار والتوجهات بجانب التقنيات الجديدة مع البحث عن موردين جدد ومراجعة أداء الموردين الحاليين.
استخدام التكنولوجيا
ضرورة استخدام أنظمة تخطيط موارد المؤسسة لتحسين عمليات المشتريات مع أنظمة إدارة علاقات الموردين لتحسين التفاعل مع الموردين وإدارة الأداء.
أتمتة العمليات
استخدام مجموعة من العقود الالكترونية وذلك لتسريع العمليات وتسهيل التتبع مع بعض الأدوات الخاصة بالتحليل للبيانات من أجل تحسين اتخاذ القرار.
إدارة الموردين
وضع مجموعة من المعايير الواضحة لتقييم أداء الموردين وإجراء بعض الزيارات الدورية لمواقع الموردين من أجل ضمان الالتزام بكافة أشكال الجودة.
بناء علاقات قوية
الحفاظ على التواصل المستمر مع الموردين لمناقشة التحديات والفرص وتطوير برامج الشراكة مع الموردين لتحسين التعاون والابتكار.
تطوير المهارات والقدرات
توفير مجموعة من الدورات التدريبية للموظفين وذلك من أجل تحسين مهاراتهم في إدارة المشتريات وتشجيع الموظفين على الحصول على شهادات مهنية في مجال المشتريات.
التحفيز والتقدير
تطوير بعض الانظمة المتعلقة بالمكافآت لتحفيز المواطنين على تحقيق الأهداف وتقديم التقدير العلني للموظفين الذين يحققون أداءًا متميزًا.
إدارة المخاطر
يجب تحديد المخاطر المحتملة في عمليات المشتريات ووضع خطط للتعامل معها وتطوير خطط طوارئ للتعامل مع الأزمات مثل تعطل الموردين أو تأخير الشحنات.
التأمين
التأكد من أن الموردين لديهم التأمين اللازم لتغطية المخاطر المحتملة مع إستخدام بعض العقود التأمينية لضمان التزام الموردين بالشروط المتفق عليها.
تحسين العمليات المستمر
اللجوء إلى تطوير بعض مؤشرات الأداء الرئيسية وذلك لقياس كفاءة وفعالية عمليات المشتريات مع إجراء المراجعات الدورية لعمليات المشتريات لتحسين الأداء المستمر.
ما هي استراتيجيات الشراء
استراتيجيات الشراء تعد بمثابة الخطط التي تتبناها الشركات لضمان الحصول على المواد والخدمات بأفضل الأسعار والجودة الممكنة في الوقت الذي تلعب فيه تلك الاستراتيجيات دوراً حيوياً في تحسين الكفاءة التشغيلية وتقليل التكاليف وتعزيز العلاقات مع الموردين
وتتمثل أبرز استراتيجيات الشراء في الآتي :-
الشراء بالجملة
يعني الشراء بالجملة الحصول على كميات كبيرة من المواد أو المنتجات بأسعار مخفضة تلك الاستراتيجية تساعد الشركات على الاستفادة من الخصومات المقدمة من الموردين عند شراء كميات كبيرة.
وتمتلك تلك الاستراتيجية تحقيق الوفرة الكبيرة بفضل الخصومات التي يتم الحصول عليها مع بناء علاقات طويلة الأمد مع الموردين من خلال الطلبات المتكررة وضمان التوريد عن طريق تأمين توافر المواد لفترات زمنية أطول.
العقود طويلة الأجل
تشمل هذه الاستراتيجية إبرام مجموعة من العقود طويلة الأجل مع الموردين لتأمين أسعار ثابتة وتوريدات مستمرة على مدى فترة زمنية محددة وتتوفر على بعض المزايا أبرزها حماية الشركة من تقلبات الأسعار في السوق بجانب ضمان توافر المواد والخدمات بشكل مستمر وتعزيز الثقة والتعاون بين الشركة والموردين.
التنويع في الموردين
تعتمد تلك الاستراتيجية على تنويع قاعدة الموردين وذلك من أجل تقليل الاعتماد على مورد واحد بعينه ويمكن للشركات التعامل مع بعض الموردين لنفس المنتج أو الخدمة وهو ما يؤدي إلى الحد من مخاطر تعطل التوريد بسبب مشاكل لدى المورد الواحد والقدرة على مقارنة الجودة واختيار الأفضل وزيادة التفاوض للحصول على أقل سعر.
المصدر المحلي مقابل المصدر الدولي
تلك الاستراتيجية تضمن مقارنة بين المصادر المحلية وأخرى دولية للحصول على باقة من المواد والخدمات حيث تعتمد الشركات على الموردين المحليين لتقليل وقت التوريد وكافة التكاليف اللوجستية بينما قد يتم اللجوء لموردين دوليين للحصول على أسعار أفضل أو منتجات غير متوفرة بالسوق المحلي.
الاعتماد على تلك الاستراتيجية تضمن الاستفادة من قرب المحليين لتقليل تكاليف التخزين والشحن مع الحصول على منتجات لا تتواجد سوى في السوق الدولي وتنويع الموارد والمصادر الأمر الذي يضمن استدامة التوريد.
الشراء الاستراتيجي
الشراء الاستراتيجية يركز على فهم السوق بشكل عميق واستخدام مجموعة من البيانات والتحليلات لتحديد الفرص وتحسين عمليات الشراء وتشمل تلك الاستراتيجية تقييم الاسواق والموردين بشكل دوري وتحديد الاتجاهات المستقبلية ويتم فيها استخدام البيانات والتحليلات لاتخاذ قرارات شراء مستنيرة واكتشاف فرص التوفير التوفير وتحسين الكفاءة مع القدرة على التكيف مع التغيرات في السوق بشكل أسرع.
الشراء المستدام
يشمل اختيار الموردين والمواد التي تلتزم بالمعايير البيئية والاجتماعية وتهدف إلى تقليل التأثير البيئي ودعم التنمية المستدامة وتقلل من التأثير البيئي والمساهمة في الحفاظ على البيئة من خلال اختيار منتجات مستدامة مع تعزيز صورة الشركة كمسؤولة بيئيًأ واجتماعيًا وهو ما يضمن الالتزام باللوائح والمعايير البيئية والاجتماعية.
تجدر الاشارة إلى أن تطوير استراتيجيات الشراء تلعب دورًا حيويًا في تحسين الكفاءة التشغيلية وتقليل التكاليف وتعزيز العلاقات مع الموردين ومن خلال اعتماد الاستراتيجيات يمكن للشركات تحقيق وفرة كبيرة وتحسين جودة المنتجات والخدمات والاختيار الصحيح وتطبيق كل ما هو مناسب يساعد الشركات على التكيف مع التغيرات في السوق والبقاء بتنافسية في بيئة الأعمال المتغيرة.
خدمات سكاي سوفت الخوارزمي
يمكنكم التواصل مع مؤسسة سكاي سوفت الخوارزمي للحصول على مجموعة من منتجاتنا بأسعار لا يمكن ايجادها سوى لدينا.
ختامًا وصلنا لنهاية المقالة التي استعرضنا فيها تطوير إدارة المشتريات والمخازن مع مجموعة من المعلومات التي تدور حول الموضوع ذات الصلة.
اقرأ ايضًا : كيفية عمل برنامج الكاشير.. الطريقة ومزايا الأستخدام
- اقرأ المزيد:الخوارزمي افضل برنامج مبيعات كامل لادارة المؤسسات و الشركات من سكاي سوفت
- اقرأ المزيد:الخوارزمي لإدارة المنشآت ERP
- اقرأ المزيد:برنامج سهل للمحاسبة من الخوارزمي لإدارة المبيعات وكافة الحسابات
- اقرأ المزيد:برنامج مشتريات ومبيعات مجاني التحميل يمكنك الاعتماد عليه من سكاي سوفت
- اقرأ المزيد:الفرق بين المحاسبة المالية ومحاسبة التكاليف
- اقرأ المزيد:افضل برنامج محاسبة للمحلات التجارية “الخوارزمي” أحد منتجات سكاي سوفت