جدول المحتوى
شجرة الحسابات او مخطط الحسابات عبارة عن قائمة بالحسابات المستخدمة من قبل الشركة لتصنيف المعاملات المالية، في برامج الERP يُطلق على مخطط الحسابات اسم الحقل المرن للمحاسبة وهو مثال على عدد من المجالات المرنة الرئيسية في EBS التي تخزن القيم في بنية جدول للتكامل مع الأجزاء الأخرى من نظام تخطيط موارد المؤسسة . يوفر الرسم البياني الجيد للحسابات مرونة لتسجيل المعلومات المحاسبية والإبلاغ عنها ، ويوفر بنية لإدارة الأعمال بشكل موحد ، ويعزز التواصل في جميع أنحاء العمل. يأخذ الرسم البياني الكبير للحسابات في الاعتبار ومراعاة في مرحلة التصميم ، مع التركيز بشكل خاص على ثمانية اعتبارات المعايير الرئيسية التي ستزيد من عمر الحساب المرن. في نهاية المطاف ، ستجد الشركات التي لا تفكر في نموها وتغييرها على المدى الطويل أن مخطط حساباتها لم يعد مناسبًا لتتبع المعاملات المالية وفقًا لحالة العمل الحالية.
المعايير الثمانية الأساسية لتصميم جيد للحسابات
المعايير 1: اختبار المحاسب السري
كما هو مذكور أعلاه ، يوفر الرسم البياني الجيد للحسابات هيكلًا لإدارة الأعمال بشكل موحد ويعزز التواصل في جميع أنحاء العمل. هناك طريقة سهلة لضمان تحقيق ذلك وهي التأكد من أن مخطط الحسابات الخاص بك قادر على اجتياز اختبار المحاسب المقنع. في هذه التجربة الفكرية ، يحتاج عملك إلى إغلاق الكتاب باستخدام محاسبين أكفاء لا يعرفون طبيعة نشاطك التجاري. هل هم قادرون على تنفيذ الإغلاق بنجاح أم سيجدون أنفسهم معلقين في عملية إغلاق محددة بسبب تصميم المخططات؟ لكل مجموعة من الرموز ، يمكنهم الإجابة على ما يلي: من المسؤول عن المعاملة؟ ما هي طبيعة الصفقة؟ أين يحدث النشاط؟ كيف تتأثر الأموال؟ لماذا تم نشر المعاملة؟ إذا لم يكن بالإمكان الإجابة على هذه الأسئلة لكل معاملة ، فمن المهم أن نتعمق في تحديد سبب هذا بالضبط وكيف يمكنك تحقيق وضوح أكبر لهذا الجانب من مخطط الحسابات.
المعايير 2: نوع واحد من المعلومات
يجب أن يكون لديك نوع واحد (واحد فقط) من المعلومات في كل مقطع. إذا كان نوع المعلومات في مقطع ما ليس فريدًا ، فسيعاني المخطط من تداخل ضعيف للمعلومات عبر القطاعات ، مما يؤدي إلى عدم دقة المعلومات المحتملة أثناء إعداد التقارير. على سبيل المثال ، ضع في اعتبارك شركة تعرف قسمين من قطاعاتها على أنها القسم والموقع – من الناحية المثالية ، سيحتوي قطاع القسم على معلومات القسم فقط وسيحتوي قطاع الموقع على معلومات الموقع فقط. ومع ذلك ، إذا كان القسم في الشركة يحتوي على قيم مشابهة لـ “HR – Sacramento، CA” ، فقد فشلوا في الاحتفاظ بنوع معلومات واحد محصور في شريحة واحدة نظرًا لوجود معلومات عن الموقع في مقطع القسم الخاص بهم. إذا كانت هناك معاملات تم نشرها في مجموعة التعليمات البرمجية التي تحتوي على قيمة “HR – Sacramento، CA” ولكن تحتوي على الموقع “United States” ، فلن يحتوي تقرير عن الموقع “California” على هذه المعاملة على الرغم من أن المعاملة مرتبطة بكاليفورنيا . يؤدي الاحتفاظ بأنواع المعلومات الفريدة لشريحة واحدة إلى القضاء على هذا النوع من الخطأ ويعزز اتساق البيانات المالية للشركة. بالإضافة إلى ذلك ، فهو يقلل من الحفاظ على دقة المعلومات في أماكن متعددة. كمثال آخر ، إذا كانت شريحة مركز التكلفة لديك تحتوي على نفس نوع المعلومات مثل شريحة وحدة الأعمال ، فليست هناك حاجة لتطبيق كليهما.
المعيار 3: المعلومات غير المتكررة
لأسباب ، على غرار تلك التي تمت مناقشتها أعلاه ، يجب ألا تقوم flexfield المحاسبية بتكرار المعلومات الموجودة في الوحدات النمطية الأخرى لـ EBS. إذا كنت تنفذ وحدة Oracle Projects في نظامك ، فليست هناك حاجة لوجود شريحة في مخطط الحسابات الخاص بك مخصص لتتبع معاملات المشروعات. جميع المعلومات التي تحتاجها حول هذه المعاملات ستكون متاحة لك في وحدة المشاريع. كمثال آخر ، إذا كنت تنفذ الذمم المدينة ، فلا يوجد سبب لوجود شريحة من العملاء في مخطط حساباتك. لا يزال الهدف هو الاحتفاظ بأنواع المعلومات في مجموعات منفصلة ، هنا فقط تتضمن المجموعات كافة التطبيقات الأخرى في بيئة EBS الخاصة بك.
المعايير 4: مساحة كافية للتوسع
يتمثل السقوط الشائع لتصميم مخطط الحسابات في تصميم التصميم لعملك الحالي دون النظر إلى النمو والتغيير المستقبلي اللذين يمثلان نتائج حتمية لشركة ناجحة. في مرحلة التصميم ، تأكد من تحديد أطوال المقطع بحيث تكون طويلة بما يكفي لاستيعاب القيم التي سيتم إضافتها في المستقبل. عدم القيام بذلك سيجعل شريحة عرضة لملء – بمجرد استخدام جميع القيم الممكنة ، وغالبا ما تتخذ تدابير يائسة عند تسجيل المعاملات التي تؤدي إلى معلومات مالية مسجلة بشكل غير دقيق ، مما يؤدي إلى زيادة
إرسال معلومات غير دقيقة قد تكون ضارة ، خاصة إذا كانت الشركة متداولة علنًا وتصل دقة المعلومات إلى المنطقة القانونية. عند تصميم قيم مجموعة Roll-up ، يكون المبدأ التوجيهي العام هو زيادة القيم المتتالية بمقدار 5 على الأقل داخل كل مجموعة ؛ ومع ذلك ، إذا كان من المحتمل أن تكون المجموعة منطقة ذات نمو مرتفع في الشركة ، فإن الطريقة الأفضل هي الزيادة بنسبة 10 على الأقل. على سبيل المثال ، إذا كان لديك شريحة الموقع مع مجموعة “الولايات المتحدة” مرتفعة النمو المجموعة ، اترك مساحة كافية لإضافة عشر قيم إضافية بين كل مستوى من مستوياتك الأدنى. قد يبدو جزء من التسلسل الهرمي لجزء الموقع كما يلي:
المبالغة في تقدير أطوال الجزء الخاص بك. ما قد يبدو اليوم كثيرًا قد يكون غير مناسب تمامًا خلال بضع سنوات.
المعايير 5: استخدام النطاقات المنطقية
عند التوسع في ما تمت مناقشته للتو حول أطوال المقاطع ، يجب مراعاة وضع القيم لكل مقطع في نطاقات منطقية. قد يحتوي مقطع المشروع الذي تم إنشاؤه في حقل فليكس محاسبي على مجموعة من القيم مثل 55000 – 55999 التي تمثل نوعًا معينًا من المشروع. هناك مساحة في هذا الهيكل لما لا يقل عن 999 مشروعًا مختلفًا من نفس النوع ، ويمكنك أن تعرف فقط من خلال النظر في عدد نوع المشروع. إذا كان النطاق يتراوح بين 550000 – 559999 ، فسيكون هناك متسع لـ 9،999 مشروع. إذا كنت تعرف الاتجاهات في عملك ، يمكنك تحديد عدد مناسب من الأحرف لكل شريحة والنطاقات التي يحتوي عليها. لا تتردد في زيادة طول مقطع لاستيعاب مجموعة أكبر. تتيح زيادة طول القطعة لاستيعاب النمو بناء المرونة في بنية COA.
إن توسيع نطاق القيم الخاصة بك يعزز منطقيا التقارير والأمن والصيانة. يمكّنك من تقليل عدد قواعد التحقق من الصحة المتبادلة ، وقواعد الأمان ، وتعريفات تقرير منشئ البيانات المالية (FSG) الضرورية لدعم العمليات من خلال منحك القدرة على تحديد القواعد والتقارير حسب النطاقات بدلاً من القيم الفردية. وبالمثل ، تجنب استخدام الأرقام الذكية في حسابك المرن. بالنسبة للمنتجات ، حيث يمكن للأرقام الذكية أن تساعد في تحديد عائلة منتج معين أو مجموعة فرعية لعميل ما ، قم بوضع مخطط يكون لديك فيه أرقام غير ذكية وذكية لمنتج معين. سيتم استخدام الأرقام غير الذكية في التقارير الداخلية والمالية ولكن يمكن استخدام الأرقام الذكية في بيئة تواجه العملاء.
المعيار 6: عدم الاعتماد على جداول البيانات
تتجاهل العديد من الشركات التكلفة العالية للحفاظ على جداول البيانات لأنها اشترت بالفعل حزمة جدول بيانات مقابل رسوم ترخيص دنيا. تعد جداول البيانات أدوات رائعة للمشروعات الصغيرة والقصيرة ، ولكن يجب توخي الحذر عند استخدامها كمورد واسع النطاق ، كما يحدث غالبًا في التقارير المالية والتوحيد. تعد جداول البيانات اختيارات جيدة عندما تحتاج إلى تنظيم بيانات بسيطة بطريقة سريعة وفعالة من حيث التكلفة ، لكنها غير مؤهلة بشكل عام للتعامل مع البيانات بدقة وفعالية من أنظمةك المالية إلى نتائج التقرير. يعتبر التخلص من اعتمادك على جداول البيانات للحصول على المعلومات المالية التي تحتاج إليها أحد أفضل الممارسات عند تصميم مخطط الحسابات الخاص بك. تأكد من أنك ستتمكن من الحصول على جميع المعلومات التي تحتاجها من التقارير المضمنة في EBS. سيؤدي ذلك إلى إضافة قيمة عن طريق منحك الوصول في الوقت الحقيقي إلى المعلومات والقضاء على العديد من الأخطاء التي يتم تقديمها عندما يستخدم العديد من الموظفين نفس جداول البيانات ولا يدركون التغييرات والتحديثات التي أجراها آخرون. يؤدي التخلص من جداول البيانات من الجهود المالية إلى تعزيز سير عمل مبسط ، ويقلل من متطلبات الموارد والصيانة ، ويزيل الحاجة إلى دمج بيئة EBS الخاصة بك مع تطبيقات تقارير الجهات الخارجية.
ستحصل على تقارير أسرع إذا ركزت على ميزات إعداد التقارير المضمنة في EBS. يمكن الإبقاء على FSGs إلى الحد الأدنى إذا كنت تأخذ الوقت الكافي لتصميم مجموعة صف رئيسية قوية ، مما يسمح لك بإنشاء تقارير مختلفة دون الحاجة إلى إعادة كتابة كل تقرير. يمكن تقليل الوقت اللازم للحصول على تقرير مخصص من أيام إلى أقل من ساعة.
المعيار 7: صمم المخطط الخاص بك مع الأخذ في الاعتبار CVR وتجنب حروف ألفا كلما كان ذلك ممكنًا
إن إبقاء قواعد التحقق من الصحة (CVR) في طليعة جهود التصميم الخاصة بك سيوفر لك وللمستخدمين ساعات لا حصر لها من الصيانة المحبطة. بالإضافة إلى استخدام النطاقات المنطقية ، تتمثل إحدى أسهل الطرق في التصميم مع مراعاة CVR في تجنب أحرف ألفا مثل الطاعون كلما أمكن ذلك. يقوم CVR بتحديد قيم الشرائح في مخطط الحسابات الخاص بك والتي يمكن استخدامها معًا. لإنجاز هذا ، يتم إنشاء سلسلة من قواعد التضمين والاستبعاد التي تحدد نطاقًا من القيم المقبولة التي يمكن ربطها معًا عند إنشاء مجموعات تعليمات برمجية جديدة. ينمو الجهد المبذول لإنشاء هذه القواعد والمحافظة عليها من جهد ممل إلى حد ما في سيناريو كابوس عندما يتعلق الأمر بأحرف ألفا. خذ على سبيل المثال كتابة سلسلة من قواعد الاستبعاد للسماح فقط باستخدام مركز التكلفة 150 مع خطوط الإنتاج 4000 – 5000. في هذه الحالة ، سيتضمن CVR قاعدة إدراج لجميع القيم ، تليها قواعد الاستبعاد المحددة لمنع أي قيمة أعلى أو أقل 150 من الاستخدام مع نطاق خط الإنتاج من 4000 – 5000. ماذا لو استخدم مركز التكلفة هذا بدلاً من ذلك نظامًا أبجديًا رقميًا يتطلب معلمات الاستبعاد لاستيعاب مركز التكلفة “1Q4” أو “Q9W”؟ لا توفر هذه الأمثلة مساحة أكبر لتقديم الأخطاء بسهولة ، بل تؤدي أيضًا إلى زيادة كبيرة في عدد المعلمات و CVR المطلوبة للحفاظ على مجموعات المخططات الخاصة بك متماسكة. إذا كان يجب عليك استخدام أحرف ألفا ، فقم بذلك
y للقيم الأصل ، لأن هذه ستخلق مشاكل في التسلسل وفرز البيانات في التقارير ، وتعيين الرموز ، واستخدام النطاقات ، وعند إنشاء القواعد. إذا كنت تستخدم أحرفًا ، فاستخدم الأحرف الكبيرة فقط للتناسق ولتسهيل أي استفسارات قد تحتاج إلى تشغيلها.
المعيار 8: استفد من الإصدار 12 باستخدام جدول حسابات عالمي
تعزز الميزات المحاسبية الجديدة التي تم تقديمها في الإصدار 12 من EBS اعتماد مخطط حسابات واحد عبر المؤسسة. تُمنح الشركات الفرصة لدمج حقول فليكس محاسبية متعددة في حقل فليكس واحد أو لإعادة هيكلة فليكسفيلد الموجودة لديها للاستفادة من ميزات R12 التي تهتم تلقائيًا بالوظائف التي تتطلب أن تصبح مخططاتها الحالية متضخمة وملفوفة. في R12 ، يتم استبدال مجموعات الكتب بدفتر الأستاذ ، الذي يضيف معهم الإضافة المرحب بها من Subgerger Accounting (SLA) التي تتضمن ميزات جديدة من دفاتر الأستاذ الأساسية ، ودفاتر الأستاذ الثانوية ، ومجموعات دفاتر الأستاذ ، وقواعد إعداد التقارير ، وقواعد الحساب الآلي.