جدول المحتوى
شجرة الحسابات المثالية كيف الوصول اليها وكيف الشروع في تصميمها، عامة هناك ثلاثة جوانب يجب مراعاتها عند إعادة تشغيل مخطط الحسابات وهي عدد الصناديق أو الحسابات، تعريف ما يدور في كل حساب، طريقة تنظيم تلك الصناديق او الحسابات، وفيما يلي الخطوات التي يجب اتخاذها لمعالجة كل واحدة من هذه النقاط وتعيين مخطط الحسابات الخاص بك للحصول على الرؤية المالية التي تحتاجها شركتك من خلال شجرة الحسابات المثالية
شجرة الحسابات المثالية: مبادئ المحاسبة المقبولة عموما والضرائب.
وضعت معظم الشركات الصغيرة في البداية حساباتها لتناسب محاسب الضرائب. مع نمو الشركة
هناك حاجة إلى البيانات المالية المستندة إلى مبادئ المحاسبة المقبولة عموما للبنوك والمستثمرين والوكالات مثل شركات السندات.
غالبًا ما تكون البيانات المالية المستندة إلى مبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا هي نهاية التقدم.
ولكن هناك مستوى آخر.
هذا المستوى هو محاسبة إدارية
وهو المكان الذي تنشئ فيه التقارير المالية بالمعلومات التي تريد رؤيتها.
تقوم الضريبية ومراجعة الحسابات بتكليف من ضبط تقاريرك لتلائم أغراضها على أي حال
فاستمر في ذلك وأخذ قسطًا من الراحة.
الهدف الجديد هو التقارير المالية التي توفر المقاييس التي تحتاجها لتشغيل العملية على مدار العام.
يوصي بعض المحاسبين بالالتزام بجدول حسابات موجه نحو مبادئ المحاسبة المقبولة عموماً
وإنشاء حسابات مالية موجهة نحو الإدارة من خلال تقارير مخصصة.
تجمع هذه التقارير المخصصة أرقامًا من أقسام مختلفة من جدول الحسابات
للحصول على إدارة تخطيط البيانات المالية التي تبحث عنها.
يمكن أن يعمل هذا النهج طالما لديك القدرة على إعداد التقارير المخصصة.
في غياب ذلك
لتحويل شجرة حساباتك الموجهة نحو الإدارة بسهولة إلى تنسيقها.
فقط تأكد من تسهيل الأمر للمراجعين
من خلال دمج أي حسابات خاصة يحتاجون إليها في حساباتك التي أعيد تشكيلها.
شجرة الحسابات المثالية: تحديد الهامش الإجمالي.
الهامش الإجمالي هو الربح بعد طرح التكاليف المباشرة من المبيعات.
ما هي “التكاليف المباشرة”؟
هذا هو السؤال الكبير.
يتفق الجميع على أن العمالة المباشرة والمواد المباشرة هي دائمًا تكاليف مباشرة.
على سبيل المثال
وفقًا لمبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا (GAAP)
فإن التكلفة الثابتة مثل انخفاض المعدات ستكون التكلفة المباشرة للشركة المصنعة.
ومع ذلك
في البيئة التي تركز على الإدارة
غالبًا ما تظل التكاليف الثابتة خارج الهامش الإجمالي
لمنعها من التشويه بسبب التقلبات في المبيعات.
على سبيل المثال
إذا كان الاستهلاك هو 50 ريال في الشهر
والمبيعات 500 ريال شهريًا
فإن الاستهلاك يمثل 10٪ من المبيعات.
إذا ارتفعت المبيعات إلى 1000 ريال في شهر واحد
فإن الاستهلاك لا يزال 50 ريالًا وهو الآن يمثل 5٪ فقط من المبيعات.
في هذه الحالة
فإن المبيعات – وليس كفاءة الإنتاج أو تقدير أفضل – قد غيرت هامش الربح الإجمالي.
قد يكون ذلك مضللاً
خاصةً إذا تم تعويض مشرفي الإنتاج على مقاييس الهامش.
إليك اقتراح:
يجب أن تكون التكاليف المباشرة على البيانات المالية للإدارة هي نفس التكاليف التي تضعها في حساب الأسعار أو التسعير.
إذا كنت تفكر في العمالة المباشرة والمواد المباشرة فقط
عند تقديم العطاءات لوظيفة أو تحديد الأسعار
فينبغي أن تكون تلك هي التكاليف المباشرة الوحيدة التي تظهر على بياناتك المالية الشهرية.
وبهذه الطريقة يمكنك أن ترى في لمحة ما
إذا كنت تحقق الهامش الإجمالي الذي تستهدفه في عرض الأسعار.
بدلاً من ذلك
إذا قمت بتضمين عناصر غير مباشرة
مثل الاستهلاك واللوازم في عرض الأسعار الخاص بك
فعليك تضمينها في حساب الهامش الإجمالي في تقاريرك المالية.
للقيام بذلك
ألق نظرة فاحصة على النقطة 3 أدناه.
ليس كل شركة تستخدم الهامش الإجمالي.
في بعض الصناعات مثل الإعلان أو الزراعة أو الاستشارات
تعمل معظم التكاليف معًا ضمن فئة عريضة من مصروفات التشغيل.
في تلك البيئة
قد لا يكون من الضروري الفصل بين التكاليف المباشرة / غير المباشرة والتشغيلية
ولن يكون هناك هامش إجمالي على البيانات المالية.
شجرة الحسابات المثالية: فكر مليا في التكاليف غير المباشرة.
التكاليف غير المباشرة هي النفقات العامة التي ترتبط مباشرة بالمبيعات
ولكن لا يمكن تتبعها مباشرة إلى منتج معين أو وظيفة معينة.
وتشمل الأمثلة أجور المشرف على المصنع
واللوازم العرضية (على سبيل المثال ، الشريط ، والصمغ ، والمسامير)
وإصلاح الماكينات، والتأمين على بناء المحلات، وما إلى ذلك.
لن يتم اعتبار المصروفات مثل رسوم إعداد الضرائب ، والتسويق ، والمصروفات القانونية تكاليف غير مباشرة
بل التشغيل أو مصاريف إدارية / عامة.
تختار معظم الشركات مقياسًا
مثل ساعات العمل وتقدير معدل لكل ساعة عمل “يستهلك”
هذه التكاليف غير المباشرة على مدار شهر أو سنة.
على سبيل المثال
ضع في اعتبارك شركة مصنّعة بسيطة
كانت لديها في الشهر الماضي 1000 ريال من لوازم التصنيع
و 1000 ريال من إصلاحات المتاجر
بما مجموعه 2000 ريال من النفقات غير المباشرة.
عمل عمال الإنتاج 200 ساعة خلال هذا الشهر.
بناءً على ذلك
تقرر الشركة تخصيص تكلفة غير مباشرة للمشروعات المستقبلية بمعدل 10 ريالات في الساعة
(إجمالي التكلفة 2000 ريال / 200 ساعة عمل متجر).
نظرًا لأن كل ساعة من تكلفة العمالة يتم ترحيلها إلى النظام
يتم أيضًا نشر التكلفة غير المباشرة المقدرة والتي تبلغ 10 ريالات في الساعة تلقائيًا.
إذا كان العمال يعملون 300 ساعة
سيتم نشر 3000 ريال (300 × 10 ريالات في الساعة) من المصاريف غير المباشرة إلى وحدة المشروع والبيانات المالية.
على عكس مصروفات الأجور الحقيقية
فإن مبلغ 3000 ريال هو عبارة عن مشروع يكلف الدخول ولا يتم دفعه نقدًا.
وفقًا لذلك
لن يكون نقدًا ، بل سيكون – 3000 ريال دخول إلى حساب
يتم تطبيق المصاريف غير المباشرة.
في شجرة حسابات مصممة جيدًا
يتم عادةً تجميع ذلك الحساب المقابل مع الحسابات التي تتلقى مصاريف اللوازم والإصلاح الفعلية.
وبهذه الطريقة
إذا وصل إجمالي الإمدادات والإصلاحات الفعلية إلى 2700 ريال لهذا الشهر
يمكنك أن ترى في لمحة أن التكلفة غير المباشرة قد تم تطبيقها على المشروعات (تم تطبيق 3000 ريال ، مقارنة بـ 2700 ريال فعليًا).
ليس المقصود من هذه النقطة أن تكون خطابًا حول تقدير تكلفة المشروع
ولكن لإثارة الوعي بأن شجرة الحسابات يجب أن تستوعب بشكل مدروس نهج المنظمة في التكاليف غير المباشرة.
يمكن أن يكون أحد العناصر الأكثر إرباكًا في التقارير المالية
خاصةً إذا كان النهج غير منظم.
تنطبق التكاليف غير المباشرة على الشركات الموجهة للمشروع
وخاصة المصنعين ومقاولي التشييد.
الشركات التي لا تتجه نحو المشاريع
مثل تجار التجزئة والمطاعم لن تدمج عادة التكاليف غير المباشرة في هيكل حساباتها.
شجرة الحسابات المثالية: تنظيم نفقات التشغيل لتعكس تفضيلات المالك ومطابقة مستوى الميزانية من التفاصيل.
هناك العديد من الطرق لشريحة البيانات.
على سبيل المثال
قد تكون Meals Expense حسابًا مستقلًا أو قد تنتشر عبر الفئات التي تتعلق بها الوجبات
مثل التسويق أو المؤتمرات أو السفر.
لا توجد طريقة واحدة صحيحة
لكن مخطط الحسابات يجب أن يعكس ما يريد المستخدمون النهائيون للبيانات المالية رؤيته.
من المهم أن تعرف من فريق الإدارة كيف يريدون معالجة النفقات مثل الوجبات أو اشتراكات التكنولوجيا.
هل يريدون تضمينها في الفئة التي تتعلق بها (على سبيل المثال ، التسويق أو التمويل) أو هل يريدون رؤيتها مستقلة؟
جانبا بالنسبة إلى الشركات الخاضعة للوائح الضرائب
تعتبر الوجبات نموذجًا حيث تريد طريقة سهلة لمنح محاسب الضرائب مبلغ إجمالي مستقل في نهاية العام.
إذا اخترت نشر وجبات الطعام عبر الفئات ذات الصلة
فستريد الاحتفاظ بها في حسابات منفصلة داخل كل فئة.
في النهاية
يجب أن يتماشى مخطط الحسابات والميزانية وتفضيلات الإدارة مع نظام محاسبة فعال.
شجره الحسابات المثالية: استخدم أرقام الحسابات ، إذا لم تكن بالفعل.
أرقام الحسابات تشبه أرقام الصناديق في المستودع.
تعمل أرقام الحسابات الأساسية المكونة من خمسة أرقام بشكل جيد (أربعة لإعداد بسيط للغاية).
تتمثل أفضل الممارسات في استخدام 10000s لحسابات الأصول
و 20000s للالتزامات
و 29000 للاسهم
و 30000 للمبيعات
و 40000 إلى 50000s للتكاليف المباشرة / غير المباشرة
و 60000-70000s للنفقات التشغيلية / العامة
و 80000 – 90000 للحسابات غير التشغيلية مثل الفائدة والضرائب.
شجره الحسابات المثالية: النظر في حسابات منفصلة لإدخالات نهاية الشهر الرئيسية.
يتم إعداد تقارير مالية جيدة في نهاية الشهر مع إدخالات يومية غير نقدية كبيرة.
على سبيل المثال
إذا تم دفع الأجور المكتسبة من 18-31 أكتوبر في 7 نوفمبر
يجب نشر إدخال دفتر اليومية لتحريك نفقات النقد التي تتم في 7 نوفمبر إلى 31 أكتوبر
لجعل البيانات المالية لشهر أكتوبر دقيقة.
إذا تم خلط مبلغ إدخال دفتر اليومية مع حسابات مصروفات الأجور العادية
فقد يكون من الصعب معرفة مقدار ارتباط الأجور بالمدفوعات النقدية والمبلغ المستحق.
وينطبق الشيء نفسه على إدخالات دفتر اليومية المعقدة التي تقوم بضبط قيم العمل الجاري (WIP)
أو إدخالات الفواتير الزائدة / السفلية في الشركات التي تعمل مع مشاريع متعددة أشهر.
قد يكون من المفيد تحويل هذه الإدخالات إلى حسابات منفصلة.
شجره الحسابات المثالية: تعظيم وظائف برنامج المحاسبة الخاص بك.
واحدة من مزايا وجود مخطط حسابات قوي
هو أنه يمكن أن يطيل العمر الإنتاجي حتى من برامج المحاسبة للمبتدئين.
غالبًا ما يمكن إصلاح الإحباط من التقارير المالية عن طريق إعادة تخطيط مخطط الحسابات
بدلاً من المرور بعملية مؤلمة للغاية تتمثل في الانتقال إلى البرامج الجديدة.
الخطوة الأساسية إذن هي هيكلة مخطط الحسابات لزيادة قدرة البرنامج.
يستخدم نظام أساسي مثل Microsoft Dynamics NAV
أرقام الحسابات الأساسية فقط بالإضافة إلى العلامات (“الأبعاد”)
لترميز كل حساب إلى موقع أو قسم معين.
نظرًا لأن التقارير المالية وجدول الحسابات مرتبطان ارتباطًا لا ينفصم
فمن المهم أيضًا مراعاة إمكانية إعداد التقارير المالية للبرنامج عند تجديد مخطط الحسابات أو إعداده.
على سبيل المثال
إذا كان البرنامج لا يسمح لك بإعادة ترتيب الحسابات في البيانات المالية
يصبح من الأهمية بمكان ترتيب طلبك للحسابات.
تعد وظيفة الرسم البياني للحسابات هي السمة الأكثر أهمية لبرامج المحاسبة والتقارير المالية.
يمكن عمل برنامج مستوى الدخول مع وظيفة COA قوية للعمل لسنوات عديدة.
العكس صحيح أيضا.