هل تريد أن تعرف كيفية عمل دورة مستندية لشركة خرسانة، سنوضح إجابة هذا خلال الفقرات القادمة، ولكن قبل أي شيء يجب أن تعرف أهم الأسس التي يقوم عليها الفكر المحاسبي، ولكي تتعرف على تلك الأسس بطريقة صحيحة لابد أن تقرأ أكثر عن الدورة المستندية.
لأنها تعتبر أداة توثيق هامة جداً، فهي بمثابة وعاء حاضن لكل العمليات المحاسبية، واليوم نوضح لك مفهوم الدورة المستندية وما هي أهميتها وأنواعها، وسنتعرف أيضاً على كيفية عمل دورة مستندية لشركة خرسانة، بالإضافة إلى ذلك سنقدم لك بعض البرامج التي تساعدك في عمل هذه الدورة بكل سهولة بدون أي مجهود وفى أقل وقت ممكن.
ما هي الدورة المستندية؟
موقع سكاي سوفت يوضح لنا مفهوم الدورة المستندية، كما أن موقعنا يقدم لجميع زواره مجموعة مميزة من الخدمات الرائعة والتي يمكنهم الحصول عليها من خلال برامج المساعدة المتوفرة لدينا بكل سهولة، ونرجع مرة أخرى إلى مفهوم الدورة المستندية.
حيث أنها أحد أهم الإجراءات التي تبين لنا حركة المستندات داخل الشركة، والغرض منها هو تتبع دورة الأمور المالية، كما أن الدورة المستندية تُعد بمثابة المرحلة الأولى من مراحل الدورة المحاسبية، فهي مثل الأوعية التي تسير فيها المستندات بداية من التحرير ومرورًا بالتكلفة وكافة مراكز الخدمة التي يكون فيها تأثير متبادل.
وأهمية التحقق من دقة وصحة المستندات وتتبع وفحص البيانات تكمن في التمكن من عمل قيد محاسبي، ومن خلال القيد المحاسبي ننتقل إلى حساب الأستاذ، وبعد ذلك يتم عمل ميزان المراجعة، ومن ثم يتم عمل القوائم المالية، كل هذه الخطوات تحتاج إلى التحري الدقيق لكي لا يكون هناك أي خلل في بناء تلك المستندات.
إقرأ أيضًا: برنامج الخرسانة الجاهزة
كيف نقوم بعمل دورة مستندية لشركة خرسانة؟
إن كنت تريد معرفة عمل دورة مستندية لشركة خرسانة فسوف نسهل عليك عملها، وذلك من خلال الاستعانة بأداة مساعدة رائعة وهو برنامج الخوارزمي لإدارة المنشآت ERP من شركة سكاي سوفت، حيث أنه أسس خصيصاً من أجل التوافق مع أي دورة مستندية فهو يحتوي على جميع النشاطات المطلوبة للمنشآت المتوسطة والصغيرة مع القدرة الكاملة على الربط الشامل للمستودعات والفروع، بالإضافة إلى ذلك فهو يعمل كشجرة حسابات موحدة.
وهو يتميز بالشمولية والسهولة، كما أنه يحتوي على مجموعة من الأنظمة كلها في برنامج واحد، منها على سبيل المثال برنامج مشتريات وبرنامج مبيعات وبرنامج محاسبة وبرنامج مخزون جميعها يتوافق مع أي دورة مستندية.
وهو بمثابة أداة قوية ومرنة من سكاي سوفت لكي يُمكنك إدارة المؤسسة والسيطرة على مواردها، بالإضافة إلى ذلك فإنه يُمكن للمنشأة أيضًا من تطوير أداء جودة المنتجات والخدمات الخاصة بها بسرعة كبيرة وبدقة فائقة، حيث أن هذا يترتب عليه زيادة في الأرباح.
لماذا تحتاج أي شركة إلى عمل دورة مستندية؟
الدورة المستندية تُعد من أهم الضروريات التي نحتاج إليها في عملية المحاسبة بشكلٍ عامٍ، حيث أنها تحقق الكثير من الأهداف التي لا يمكن الاستغناء عنها، مثل:
- تحديد النشاط أو الوظائف المطلوب تنفيذها من قبل الإدارة.
- كما أنها تُمكنك من معرفة قيمة الأصول وأيضًا الالتزامات المستعملة لكي تقوم بتنفيذ المهام المختلفة.
- ربط الأقسام المسؤولة عن القيام بتنفيذ الوظائف المشتركة.
- وأضف إلى ذلك مساعدة الإدارة في اتخاذ القرارات بشكل صحيح.
- جمع الكثير من البيانات وتزويد الإدارة بها.
- سهولة الوصول إلى المستندات المحاسبية بين الأقسام الموجودة داخل الشركة.
ما هي أقسام الدورة المستندية؟
في ظل الحديث عن كيفية عمل دورة مستندية لشركة خرسانة يمكننا أن نتعرف على أقسام الدورة المستندية، حيث أنها تنقسم إلى سبعة أقسام وهم:
- قسم المقبوضات النقدية.
- قسم المشتريات النقدية.
- قسم المصروفات النقدية.
- قسم المبيعات الآجلة.
- قسم المشتريات الآجلة.
- قسم المستودعات.
- قسم القيود المحاسبية.
ما هي أنواع الدورات المستندية
مع تنوع وتعدد المستندات التي تحقق التوثيق التي تهدف إليه الدورة المستندية، يمكننا القول بأنها تندرج في الغالب إلى ثلاثة أنواع من العمليات وهي، البيع والتخزين والشراء، وهذه العمليات الثلاثة تكون بمثابة المثلث الرئيسي للدورة المستندية، ولكن هناك أيضًا أنواع فرعية خاصة بنشاطات معينة منها مثلاً، الدورة المستندية للمطاعم وغيرها، وسوف نوضح لكم فيما يلي أنواع الدورات المستندية، والتي تتمثل فيما يلي:
الدورة المستندية للمخازن
الدورة المستندية للمخازن تُعبر عن الإجراءات والخطوات التي تهدف إلى التأكد من أن جميع البيانات التي لها صلة بتداول البضائع من داخل المخازن تتم بشكل سليم، وهذا يكون من خلال مجموعة الوثائق والمستندات التي يتم فيها تسجيل عمليات الشراء والبيع منها مثلاً، محضر الفحص وطلب الشراء، وإذن الصرف والاستلام، هذا بجانب عملية الجرد التي تبين النتيجة المباشرة لجودة الرقابة على المخازن.
إقرأ أيضًا: برنامج إدارة مشاريع البناء
الدورة المستندية للمشتريات
الدورة المستندية للمشتريات تعتبر أداة حصر وتوثيق لجميع عمليات الشراء الخاصة بالشركة، وبناءً على هذا تأتي المهام المطلوبة منها بشكلٍ متتالي للدورة المستندية للمخازن التي تقوم بدورها في تحديد ما إن كانت الشركة تحتاج إلى الشراء أم لا، ومن هنا تقع المسئولية على المحاسب للتأكد من سلامة جميع المستندات الخاصة بدورة المشتريات منها مثلاً، عروض البيع وعروض الأسعار وأوامر الشراء وإذن الصرف النقدي وأيضًا فاتورة الشراء.
