أهمية ادارة التحصيل وطرق التواصل مع العملاء

ادارة التحصيل واحدة من العمليات التي تتم داخل أي من الشركات والمؤسسات المالية الكبرى وذلك من أجل الحصول على كافة المبالغ المالية المستحقة من العملاء نظير حصولهم على بعض الخدمات أو المنتجات بالائتمان من الشركة.

ودائمًا ما تهدف تلك العملية إلى تحسين السيولة الخاصة بالشركات وتقليل المخاطر الخاصة بتكبد بعض الخسائر المالية الأمر الذي اكسب ادارة التحصيل اهمية كبرى وذلك لتنفيذ مجموعة من الممارسات بفاعلية وكفاءة.

وخلال مقالنا اليوم المقدم من سكاي سوفت نأخذكم في جولة من أجل الحديث عن الأهمية التي تأتي بها ادارة التحصيل بالإضافة إلى كيفية تحصيل الديون من العملاء وغيرها من الأمور التي تشغل بال أصحاب الشركات مؤخرًا.

أهمية ادارة التحصيل 

في البداية فإن تلك الادارة كما سبق وأن ذكرنا لها اهمية كبرى في استقرار الشركات على المستوى المالي خاصًة أنه في حالة الوصول إلى أفضل طريقة وضمان كيفية تحصيل الديون من العملاء بشكل سليم يمكن بعدها تحقيق الكثير من المزايا.

وتتمثل الاهمية الخاصة بإدارة التحصيل بشكل تفصيلي في الآتي :-

زيادة التدفق النقدي: في حالة إن تم جمع الأموال في الأوقات المناسبة وقتها سوف يزداد التدفق النقدي الخاص بالشركة مع القدرة على تمويل الأنشطة والاستثمارات المستقبلية بسهولة ويسر.

تقليل المخاطر المالية: ادارة التحصيل تساهم في تقليل أي من الخسائر المالية نتيجة عدم السداد أو التخلف عنه ما يساهم في حماية رأس المال والأصول الخاصة بالشركة

ضبط العلاقات مع العملاء: تساعد على رصد وتحليل السلوك الخاص بالعملاء واتجاهات السوق بالتالي تساهم في توفير القرارات الاستراتيجية والتشغيلية الأفضل للشركة.

خطوات إدارة التحصيل

كما سبق وأن ذكرنا فإن ادارة التحصيل تعد من من أهم العمليات الهامة والحساسة الأمر الذي يجعلها تتطلب المزيد من المتابعة وكذلك التخطيط والتنظيم للوصول إلى أهدافها بفاعلية كبيرة.

وتتمثل خطوات ادارة التحصيل الأساسية في الآتي :-

تجهيز خطوات إدارة التحصيل

تحليل التحصيل السابق : تلك الخطوة تهدف إلى معرفة الحالة الخاصة بعملية التحصيل خلال الفترات السابقة بجانب تحديد مجموعة من نقاط القوة ونقاط الضعف والفرص والتحديات لذلك يجب على الشخص مدير التحصيل أن يقوم ببعض الأعمال منها جمع البيانات المالية وتحليل النتائج والتقارير.

وضع استراتيجية التحصيل: خلال تلك الخطوة يتم تحديد الخطة الخاصة بتحسين عمليات التحصيل المستقبلية لزيادة معدلات الاسترداد ويجب على مدير التحصيل وقتها تحديد الأهداف والمؤشرات الرئيسية مع اختيار الأساليب والأدوات المناسبة مثل التواصل الهاتفي أو البريد أو الإلكتروني أو المباشر مع المدينين وتحديد التوقيت واللغة المناسبة لكل حالة

تنفيذ خطوات إدارة التحصيل

بينما تتمثل الخطوات الخاصة بإدارة التحصيل في الآتي :-

تحسين عمليات التحصيل : تجري عمليات تحسين التحصيل عن طريق تحديد العملاء المستهدفين وفق بعض المعايير المحددة مثل مدة التأخير أو قيمة الديون ونوع العقود.

استخدام وسائل التواصل : يجب تحديد الكيفية التي يتم بواسطتها الوصول إلى العملاء سواء كان الأمر عن طريق الاتصالات الهاتفية أو البريد الإلكتروني بجانب إمكانية إرسال الرسائل النصية.

تقديم خطط دفع مرنة : تقديم خطط الدفع المرنة وهي التي تتناسب مع كافة العملاء سواء التقسيط على دفعات أو التخفيض وكذلك التأجيل.

متابعة الدفعات : يجب متابعة الدفعات المستحقة وذلك للتأكد من استلامها في كافة المواعيد المحددة والمنصوص عليها.

تطوير سياسات وإجراءات التحصيل

من المُمكن تطوير السياسات والإجراءات الفعالة لإدارة التحصيل وفق بعض الخطوات منها ما يلي :-

وضع الأهداف المحددة : يجب وضع مجموعة من الأهداف التي تكون قابلة للقياس وذلك من أجل أداء عملية التحصيل مثل النسبة وعدد الحالات المغلقة وكذلك متوسط فترة التحصيل.

تحديد المسؤوليات والصلاحيات : يجب تحديد الصلاحية الخاصة بكل فرد من فريق التحصيل فيما يخص عدد الاتصالات اليومية بجانب قيمة الديون المسؤول عنها وطرق التفاوض المسموح بها.

وضع الآليات : يجب توفير مجموعة من الآليات تلك التي تسمح بتقييم وتحفيز وكذلك تطوير مهارات فريق التحصيل مثل إجراء التقارير الدورية ومنح الحوافز المالية وتوفير بعض من الدورات التدريبية.

ضوابط ومعايير لضمان جودة : يجب وضع مجموعة من الضوابط والشفافية وذلك من أجل ضمان الجودة في عمليات التحصيل مثل استخدام أي من الانظمة المركزية او اتباع قوانين لحماية حقوق المستهلكين واتخاذ الإجراءات القانونية حال عدم الدفع.

تدريب الفريق

في بعض الأحيان يمكن تدريب فريق التحصيل وذلك على الطريقة التي يمكن بواسطتها تنفيذ تلك العملية بصورة احترافية وفعالة عن طريق اتباع بعض الخطوات ومنها ما يلي :-

يتم تحديد الاحتياجات التدريبية الخاصة بكل فرد من فريق التحصيل وذلك بناء على مستوى الخبرة التي يمتلكها والأداء الخاص به ونقاط القوة والضعف.

يجب إختيار مجموعة من المصادر وأساليب التدريب التي تناسب كل شخص سواء مقاطع الفيديو المصورة أو الورش العملية والجلسات الارشادية.

يتم وضع بعض الجداول الزمنية للتدريب والالتزام بها مع مراعاة أن يكون ذلك الجدول يتناسب مع وقت العمل وأي من المهام الأساسية لفريق التحصيل.

من الأمور التي يجب مراعاتها تقييم الفعالية والنتائج الخاصة بالتدريب على أساس منتظم وذلك لإجراء أي من التعديلات اللازمة والمقترحة.

التواصل مع العملاء

واحدة من المهام التي يجب القيام بها بواسطة ادارة التحصيل توضيح الشروط والأحكام التي تتعلق بالديون المستحقة على العملاء بشكل واضح ودقيق يشمل ما يلي :-

تحديد قيمة الديون بالإضافة إلى تاريخ الاستحقاق مع نسبة الفائدة والغرامات التي تترتب على التأخير في عمليات الدفع.

توضيح الحقوق والواجبات الخاصة بالعميل كمدين مع حقوق وواجبات محصل الديون كدائن وكذلك العواقب المحتملة لعدم السداد في المواعيد المحددة مثل التقييمات الائتمانية او اتخاذ الإجراءات القانونية.

تقديم الدعم للعملاء

يجب على الفريق الخاص بالتحصيل تقديم كافة سبل الدعم للعملاء الذين يواجهون مجموعة من الصعوبات فيما يخص عملية سداد الديون.

ويتم تقديم الدعم للعملاء وفق ما يلي :-

• ضرورة الإصغاء إلى كافة المشكلات التي تواجه العميل والظروف الخاصة به باحترام وتفهم.
• محاولة تقديم الحلول الممكنة وذلك من أجل تسهيل عملية إعادة جدولة كافة المبالغ المستحقة أو تخفيض نسبة الفائدة ومنح فترات السماح.
• تشجيع العملاء على الالتزام بخطة السداد المتفق عليها وتذكيره بكافة الفوائد التي تترتب على ذلك مثل تجنب ظهور أي من عمليات التأخير وتحسين السجل الائتماني.

متابعة المدفوعات والديون

يجب على فريق التحصيل جمع كافة الأموال المستحقة من العملاء في المواعيد المحددة وذلك عن طريق إرسال الفواتير وإشعارات الدفع للعميل قبل تاريخ استحقاق الدين والتأكد من استلام المبالغ من خلال الحسابات البنكية أو أي طريقة دفع أخرى وإصدار إيصال او شهادة دفع عقب الاستلام.

تسجيل مجموعة من عمليات التحصيل في نظام مركزي خاص بإدارة البيانات المتعلقة بتحصيل تلك المبالغ وتدوينها بشكل دوري ومستمر.

كيفية تحصيل الديون من العملاء بأفضل طريقة ممكنة

تتمثل كيفية تحصيل الديون من العملاء في الآتي :-

وضع سياسات واضحة للائتمان: يجب وضع مجموعة من الشروط والقواعد الخاصة بالدفع والتأخير لضمان نجاح عملية سداد وتحصيل الديون من العملاء.

الفوترة الفورية والدقيقة: يجب ارسال الفواتير فور تسليم المنتج أو الخدمة وذلك من أجل تجنب أي من عمليات التأخير مع التأكد من أن الفواتير واضحة ودقيقة لتجنب أي من الالتباسات التي تؤدي للتأخير.

التواصل المبكر والمستمر: قم بالتواصل مع العميل مبكرًا واستخدام كافة التذكيرات الودية وذلك عبر المكالمات الهاتفية أو البريد وحافظ على نبرة مهنية وودية في كافة مراحل التواصل.

تقديم خيارات دفع مرنة: قم باقتراح خيارات دفع متعددة لتسهيل عملية السداد بالنسبة للعملاء وهي التي قد تشمل التحويلات البنكية، الدفع الإلكتروني، أو حتى بطاقات الائتمان.

في الاخير وصلنا لنهاية المقالة التي تطرقنا فيها للحديث عن ادارة التحصيل وبإمكانكم الآن الدخول لسكاي سوفت والحصول على خدماتنا.

اقرأ ايضًا : ما هو ميزان المراجعة.. أهميته ومكوناته