جدول المحتوى
يحتاج الكثير من الأشخاص إلى التعرف على سياسات واجراءات ادارة المشتريات وبالأخص بعد أن تعددت تلك العمليات وبات من الضروري للشركات أن تقوم بتحصيل الموارد والخدمات الخاصة بها بأسعار منافسة وجودة لا مثيل لها من أجل تحقيق الأرباح.
وخلال مقالنا اليوم يستعرض معكم سكاي سوفت الخوارزمي سياسات واجراءات ادارة المشتريات بالإضافة إلى توضيح بعض الخدمات التي يمكنكم الحصول عليها من خلالنا.
ما هي إدارة المشتريات؟
في البداية وخلال رحلة التعرف على سياسات واجراءات ادارة المشتريات فإن تلك الإدارة تعد واحدة من أهم الأقسام في الشركة وتكون مسؤوليتها الإشراف على مجموعة من الأنشطة والوظائف المتعلقة بالشراء من الموردين بغرض أداء الأعمال.
كما أن إدارة المشتريات تعرف بأنها مجموعة من الإجراءات والتدابير التي تساهم في توفير تكاليف الشراء الخاصة بالشركات نظير الحصول على المواد من الموردين الخارجيين نظرًا لمستويات الدقة التي تتطلبها تلك العملية والأثر الذي يمكن أن ينتج عن أي خطأ قد يظهر على صعيد الأداء وكذلك التكلفة.
ما هي أهداف إدارة المشتريات؟
تمتلك تلك الإدارة باقة من الأهداف لعل من أبرزها ما يلي :-
العثور على مصادر بديلة للتوريد: تهدف إلى تحقيق الوفرة الدائمة فيما يخص المواد الخاصة بتقديم المنتجات أو الخدمات مع ضرورة توجييها لتأمين بعض المصادر الخاصة بالتوريد الدائمة التي تضمن عدم انقطاع أي من المواد عن الشركة.
تأمين الشراء بوفرة اقتصادية: في كثير من الأحيان تضمن تلك الإدارة الوصول إلى مجموعة من الموردين المتميزين للشركات لضمان التوفير في الأموال التي تم تخصيصها لعمليات الشراء مع ضمان المحافظة على الجودة الخاصة بتصنيع المنتجات أو تقديم أي من الخدمات والحصول على دعم فني بواسطة الموردين.
استمرار العلاقة الجيدة مع الموردين: لا تقتصر الأهداف التي تأتي بها تلك الإدارة على كونها مجرد المسؤول على توريد السلع والمواد والخدمات حيث تسعى لتحقيق أفضل العلاقات مع موردين الشركات وضمان تقديمهم لأفضل العروض والخدمات وذلك من خلال التطوير الدائم والمستمر لتلك العلاقات وهو ما يؤدي لتحسن مستمر خاص بالأعمال التي تقوم بها الشركة.
ضمان توريد مواد خالية من العيوب: من الأهداف التي توفرها تلك الإدارة أنها تسعى لضمان توريد وتخزين مواد أولية متطابقة مع ما هو مطلوب من الأقسام الخاصة بالشركة بأفضل شيء ممكن وتجنب توريد أي مواد بعيوب تتبع بين التوريد والآخر وهو ما قد يؤدي لحدوث مجموعة من الأضرار في عملية الإنتاج ما يؤدي إلى ظهور خسائر فادحة للشركة.
ما هي مهام إدارة المشتريات؟
المهام التي تأتي بها إدارة المشتريات تتعدد لتصل إلى كافة الأقسام داخل الشركة وهو ما يجعلها تؤثر بشكل مباشر على مختلف عمليات الأنتاج لعل من أبرزها توريد المواد وهو ما يحتم على الإدارة ضرورة تجهيز الهيكل التنظيمي الذي تعمل ضمنه مختلف الأقسام وفق ما يسرع الأداء ويخفض من المصاريف.
وتشمل المهام الخاصة بإدارة المشتريات ما يلي :-
إدارة موازنة الشراء : أولى المهام التي تأتي بها تلك الإدارة يتمثل في ضرورة تحمل الفريق المختص لكافة المسؤوليات المتعلقة بتنظيم الموازنة وذلك بين الرصيد المالي الذي يتم منحه بواسطة إدارة الماليات للشركة والأوليات المتعلقة بالشراء المطلوبة لذلك يجب التنظيم للعمليات خلال فترة محددة ويجب أن تكون الخطط مرنة وقابلة للتعديل خشية حدوث أي من التغيرات المفاجئة في الأهداف أو النشاطات الخاصة بالخطط اليومية أو الشهرية الأمر الذي يبرز العلاقة الوطيدة التي تربط بين الإدارة المتعلقة بالمشتريات والمالية.
التفاوض مع الموردين : واحدة من المهام التي تكون ملقاة على عاتق إدارة المشتريات أنها تقوم بالتفاوض مع الموردين لتحديد ما هو أفضل ويقد على القيام بالمهام المطلوبة حيث يمكن للفريق المسؤول عن ذلك التعامل بصورة الكترونية وفق الرسائل الخاصة بالتفاوض مثل المتاجر الالكترونية التي تكون مسؤولة عن عرض المنتجات والبرامج المتعلقة بالمحادثات الكتابية أو برامج محادثات الصوت والفيديو.
إدارة التكاليف: كما هو متعارف عليه فإن الشركات تعتمد على كافة الموظفين في إدارة تكاليف شراء بعض المستلزمات الخاصة بعمل المؤسسة وتخفيض بعض التكاليف المتعلقة بالشراء للحدث الأدنى ومن خلال البحث عن العقود الأقل تكلفة يمكن توفير الجودة المناسبة وذلك في آن واحد بجانب أنه من المُمكن الاستعانة ببعض المتخصصين في المشتريات في حالة إن كانت العمليات معقدة تستوجب وقتًأ وجهدًا كبيرًا لتنفيذهم.
تحديد كمية الشراء : يجب على الفريق الخاص بتلك الادارة تحديد الكميات المناسبة من المواد وذلك لضمان الحصول عليها وفق تكاليف مالية أقل ويكون ذلك بالاتفاق مع فرق الإنتاج التي تكون مسؤولة عن عمليات التخزين لضمان وتلاشي ظهور أي من المشكلات المتعلقة بتقديم أو تأخير زمني كما تعتمد الكميات التي يتم تحديدها من الفرق المتخصصة على احتياجات فرق الانتاج من المواد الأولية المطلوبة وطبيعة المواد التي قد يؤدي تخزينها الطويل لحدوث أي من أشكال التلفيات أو العيوب والمخزون الموجود مسبقًا عند تقديم أي من طلبات الشراء بجانب المبيعات المتوقعة خلال الفترات القادمة.
إدارة أوامر الشراء: تتضمن المهام الخاصة بتلك الإدارة ضرورة معالجة أوامر الشراء وهي التي تتضمن المستندات الورقية أو الالكترونية التي يتم ارسالها للموردين من أجل الحصول على كافة المواد الخام أو السلع وكذلك الخدمات وتتضمن بعض الأوامر الخاصة بالشراء مع تحديد طبيعة وكمية الشحن والشروط وكذلك السعر الذي تصبو الشركة في الحصول عليه.
إتمام عمليات الشراء: لإتمام أي من العمليات الخاصة بالشراء يجب على الفريق المختص ضرورة تتبع أوامر الشراء وبالأخص في حالة وجود أي من عمليات الشحن التي تتطلب شركة متخصصة لا علاقة لها بالمورد حيث قد تتحمل الإدارة مسؤولية إيصال المقتنيات إلى الشركة وفق الشروط الموضوعة في أمر الشراء إضافة إلى القانون الداخلي المنظم لأعمال الشركة.
إدارة المخازن: يمكن لأي من الشركات إسناد الإدارتين معًا ( المخازن والمشتريات ) في نفس الوقت لفريق متخصص يعمل على التواصل المستمر بين الموظفين وهو ما يصل بالمؤسسة إلى تطوير هيكلها الإداري بما يتوافق مع دمج المهام الخاصة بالاداريين بهدف تخفيض بعض الإجراءات الروتينية وتحقيق مستويات إنجاز أعلى.
إدارة العقود: في كثير من الأحيان نجد أن الشركات تقوم بدمج مجموعة من الأقسام مع قسم المشتريات وهو ما يسهل من عملية الحصول على أي من المنتجات وتسليمها للفرق الخاصة بالتخزين ويمكن من خلال توحيد مهام بعض الإدارات تسوية باقة من الأمور القانونية وكذلك الإجراءات الفنية اللازمة للشراء بدون الرجوع لأي من الفرق الأخرى بالشركة.
سياسات واجراءات ادارة المشتريات
وصلنا الآن لتوضيح سياسات واجراءات ادارة المشتريات وهي التي تختلف بإختلاف الأوليات المتعلقة بالمؤسسة بجانب أن هناك بعض العوامل التي تتحكم في ذلك الأمر مثل طبيعة النشاط وحجم تلك المؤسسة والعملاء المستهدفين.
ولعل من أبرز ما يتحكم في سياسات واجراءات ادارة المشتريات الخبرة الخاصة بالإدارة وهي التي تحدد الكيفية المناسبة التي تلائم الاحتياجات لتحسين العمل بجانب أنه يمكن الاعتماد على سياسة واحدة أو مجموعة من السياسات وفق ما يتطلبه سير العمل.
وتتمثل سياسات واجراءات ادارة المشتريات في الآتي :-
إدارة الجودة الشاملة: أولى البنود التي تندرج ضمن قائمة سياسات واجراءات ادارة المشتريات ضرورة تقديم الموردين للخدمات عالية الجودة بجانب التأكيد على ضرورة وجود تحسين مستمر لما يتم تقديمه للشركات ومحاولة تجنب ظهور أي من الأخطاء قدر المستطاع خلال فترات إرسال المواد.
تطوير أداء المورّد: من بين سياسات واجراءات ادارة المشتريات المتبعة في كبرى الشركات ضرورة التواصل مع الموردين والعمل معهم خلال عمليات التوريد حيث يمكن لصاحب العمل المساهمة في تطوير ما يحصل عليه وفق رؤيته الشخصية ويظهر ذلك جليًا في قدرة بعض الشركات مؤخرًا على تحسين الخدمات اللوجيستية الخاصة بهم للتوريد بهدف ضمان الحصول على قيمة مقابل سعر.
التعامل الأمثل مع الموردين : الفريق المختص الذي يتم تكليفه بواسطة الشركة يعمل على تحديد مجموعة من أفضل الموردين الذين يكونون على دراية وقدرة كبيرة بتأمين المواد الموردة بأقل التكاليف وهي التي تعد من أهم القرارات التي يجب أن تؤخذ بعين الاعتبار.
إدارة المخاطر: من بين سياسات واجراءات ادارة المشتريات التي يتم اللجوء إليها بواسطة كبرى الشركات توفير مجموعة من العروض المقدمة للشركات بأسعار منافسة وجودة لا مثيل لها مع مراعاة عدم ظهور أي من المخاطر التي قد تؤدي إلى إلغاء التوريد بسبب فشل سلاسل الامداد.
الإمداد عالمي النطاق: نواصل معكم رحلة توضيح سياسات واجراءات ادارة المشتريات وجاء الدور على توضيح لجوء الشركات العالمية للاعتماد على الإمداد العالمي للوصول إلى مجموعة من الشبكات الدولية وهو ما يصل بالاخير إلى الاهتمام بالبلد الذي تجري منه عمليات الشراء.
إدارة الشراء الأخضر: آخر البنود التي تتحكم في سياسات واجراءات ادارة المشتريات سياسة تُعرف بإسم الشراء الأخضر وهي التي تعني إعادة تدوير باقة من العناصر بدون شراء وبالأخص ما هو قد يضر بالبيئة حيث تقوم مجموعة من الشركات باللجوء لتلك السياسة عن طريق اختيار ما يمكن أن يساهم في تحسين الشراء بالجودة المطلوبة مما يصب في مصلحة تقليل المبالغ المدفوعة بسبب إعادة التدوير.
خدمات سكاي سوفت الخوارزمي
يمكنكم الآن التواصل مع سكاي سوفت الخوارزمي للحصول على مجموعة من أفضل الخدمات بأسعار لا تقبل المنافسة وجودة لا مثيل لها للارتقاء بمشاريعكم.
أخيرًا وصلنا لنهاية المقالة التي استعرضنا فيها سياسات واجراءات ادارة المشتريات بجانب المهام والأهداف التي تأتي بها تلك الإدارة التي تعد بمثابة العصب الخاص بإرتقاء الشركات وزيادة انتاجيتها.
اقرأ ايضًا : تعرف على الفرق بين المحاسبة الادارية ومحاسبة التكاليف