ماهي مزايا التطوير الإلكتروني للعمليات المالية؟
لا زال هناك العديد من المنشأت متمسكة بالنظام الورقي واليدوي القديم وخصوصا في قسم المحاسبة ظنا منهم ان هذا هو الأمن.
ورغم ان الاعتقاد خاطئ تماما، الا انه ربما لن نكون بحاجة لإقناعهم بضرورة التحول الى التطور الإلكتروني والالي في العمليات المالية، بمجرد ان نشرح لهم ما جنته من وفر فى المال وفى الوقت تلك المنشات التي أقدمت على هذه الخطوة.
التطوير الإلكتروني للعمليات المالية
في إحدى الشركات عندما وصلت فاتورة إلى قسم الحسابات وكانت مستحقة الدفع، كان من الضروري اعتمادها من قبل الشخص الذي طلب البضائع والخدمات قبل أن دفع الفاتورة التي تم التعامل معها في البداية ورقيا وعند تعيين مدير مالي جديد قام بتغيير النظام اليدوي لتحقيق أكبر قدر من الكفاءة وخفض التكاليف.
وعندما وصلت فاتورة مشابهة تم توجيه الفاتورة كي يتم:
- الموافقة عليها تلقائيًا عبر البريد الإلكتروني المتصل بالنظام الجديد، والذي يسمح بضبط الاعدادات المشابهة مسبقا
- يفهم النظام ان الفاتورة الخاصة بأمر الشراء رقم 502 مثلا.
- يجب ان توجه الي مدير الصيانة تلقائيا، للحصول على موافقته لأنه هو من طلب الأصناف او الخدمات.
- ومن ثم دفعها دون تأخير، وذلك لان النظام مرتبط بالبنك اليا، ويستطيع السداد باستخدام الكارت الائتماني للشركة اليا.
- في النظام الورقي كانت الفاتورة تظل على مكتبه ليومين او ثلاثة وربما اسابيع قبل ان تضيع تماما ويبدأ الجميع فى البحث عنها ثم يحدث تاخر فى السداد.
لكن عندما بدأت تحدث عملية الموافقة والدفع سريعة:
- تمكنت من الاستفادة من خصومات الدفع المبكر التي لم تجربها من قبل
- حققت وفورات تتراوح ما بين 2 إلى 3 بالمائة ولقد كان الامر مذهلا بالنسبة لهم.
كما قلنا كانت الفاتورة تبقي على المكاتب لمدة أسبوع تقريبًا، وفقدت في بعض الأحيان مما أدى إلى:
- ساعات عمل إضافية.
- فقدت المنشأة خصومات على السداد المبكر.
ماذا حدث بعد التشغيل الآلي للعمليتين؟
- نقل المستندات بكفاءة والاستجابة تلقائيًا لأي عقبات تنشأ.
- كسب 2-3 في المئة من قبل أخذ خصم الدفع المبكر.
- حصلت كذلك على خفض في وقت العمل بنسبة 50 ٪ بسبب النظام الجديد والية المدفوعات والموافقات.
التطوير الإلكتروني للعمليات المالية
في شركة أخرى وكانت تستخدم بالفعل انظمة محاسبية الكترونية وليست يدوية، كانت تستغرق عملية الإغلاق الدوري الكثير من الوقت بسبب كونها شركة قابضة.
فقد كانت تقوم الشركة القابضة باستلام التقارير الختامية من الشركات التابعة ثم تقوم بتجميعها فى ميزانية تجميعية للشركة القابضة ولكن المشكلة كانت فى:
أن كل شركة – وأحيان بعض الفروع للشركات التابعة – كانت تستخدم أنظمة مختلفة عن نظام الشركة القابضة وأن التقارير التي ترسلها الشركات التابعة للشركة القابضة لم تكن قادرة على النقل اليا للنظام في الشركة القابضة مما يتطلب وقتًا لتحويلها او لإدخالها يدويًا،
كحلول طويلة الأجل، خططت الشركة لجعل جميع الشركات تستخدم نفس النظام فترتبط الأنظمة معًا حتى تتمكن الشركة القابضة من إنشاء التقارير اليا بعد اكتمال عملية الإغلاق الدوري في الشركات الفرعية.
عندما حدث هذا تم تخفيض الوقت الى النصف حيث لم يكن على المحاسبين في الشركة القابضة سوى:
- اقفال حسابات الشركة القابضة.
- مراجعة التقارير المرسلة من الشركات التابعة والقوائم المالية المصدرة اليا من النظام فى شركتهم القابضة.
أخبرنا رأيك في التطوير الإلكتروني للعمليات المالية؟
للتعرف على كافة خدماتنا انقر هنــــــــــــــا ,اذا كان لديك أي تساؤل لا تتردد في مراسلتنا
