مراقبة المخزون: التعريف والنظم والإدارة

تُعد مراقبة المخزون واحدة من العناصر الحيوية التي تساهم في نجاح أي من الأنشطة التجارية ولا تعد فقط مجرد عملية تتبع خاصة بالسلع المخزنة بل أنها الجزء الأساسي من إدارة العمليات التشغيلية بصورة فعالة.

في الوقت الذي تساهم فيه المراقبة الفعالة للمخزون في تحسين تدفق العمل وتقلل من التكاليف بجانب تعزيز القدرة على تلبية كافة العملاء في الأوقات المناسبة.

ومن خلال تطبيق الاستراتيجيات المتقدمة الخاصة بعملية مراقبة المخزون يمكن لأي من الشركات تجنب مشكلات النقص والفائض وضمان أن كل وحدة مخزنة تساهم بشكل إيجابي في تحقيق الأهداف الربحية والتنموية الخاصة بالمؤسسة.

كما إن إتقان هذا الجانب من الإدارة يعد خطوة أساسية نحو تحقيق الكفاءة التشغيلية والتميز التنافسي في السوق.

تعريف مراقبة المخزون

بالبحث عن تعريف مراقبة المخزون تبين لنا أنها تلك العملية الخاصة بالادارة وتتبع السلع والمواد التي تتواجد في المستودعات ونقاط البيع.

كما أن تعريف مراقبة المخزون يتضمن أيضًا ضرورة التعرف على أن تلك العملية تضمن توافر الكميات المطلوبة في الوقت المناسب.

الإلمام بمفهوم وتعريف مراقبة المخزون يضمن لك منع الفائض أو النقصان وهو ما يصب في مصلحة تقليل كافة التكاليف التي ترتبط بعمليات التخزين.

وحدة مراقبة المخزون

وحدة مراقبة المخزون تعد بمثابة القسم أو الفريق الذي يتواجد بداخل أي من المؤسسات وهو الذي يكون مسؤول عن إدارة وتتبع كافة التحركات التي تجري على المخزون بصورة دقيقة.

وتشمل المهام الخاصة بوحدة مراقبة المخزون تسجيل المستويات الخاصة به وتنظيم عمليات الاستلام والصرف.

كما أن وحدة مراقبة المخزون تضمن توافر الكميات المطلوبة لتلبية الاحتياجات الخاصة بعمليات الانتاج أو المبيعات دون حدوث أي من أشكال النقص أو الفائض.

وتتولى تلك الوحدة مسؤولية تنفيذ الجرد الدوري وتحديث السجلات الإلكترونية أو الورقية لضمان الدقة في البيانات وهو الأمر الذي يساعد في اتخاذ القرارات المستنيرة التي تتعلق بعملية الشراء وكذلك التخزين ومن ثم التوزيع على الموردين.

تعد تلك الوحدة من الوحدات الأساسية الخاصة بضمان التدفق السلس لكافة العمليات التشغيلية الأمر الذي يصب في مصلحة توفير بعض التكاليف التي ترتبط بعمليات تخزين السلع وتعزز من رضا العملاء من خلال تلبية الطلبات في الأوقات المناسبة.

ادارة مراقبة المخزون

إدارة مراقبه المخزون تعد واحدة من أهم العمليات التنظيمية المتكاملة وهي التي تشتمل على التخطيط بالإضافة إلى التنظيم ومن ثم يأتي الدور على التنفيذ والمراقبة وذلك لتدفق السلع والمواد داخل المؤسسة.

في الوقت الذي تهدف فيه إدارة مراقبه المخزون إلى الحفاظ على أشكال التوازن المثالي بين عملية العرض والطلب وهو الأمر الذي بدوره يضمن الحفاظ على المنتجات المطلوبة كما هي بدون زيادة أو نقصان ويجعل صاحب العمل مطمئن أنه لن تظهر أي من الأمور التي تعطل العمليات.

وتشمل إدارة مراقبه المخزون بعض الأنشطة الأساسية لعل من أبرزها ما يلي :-  

التخطيط والتنبؤ: أولى الأنشطة الأساسية التي تقوم بها تلك الإدارة تحديد الكميات المطلوبة من المخزون وذلك بناء على تحليل الطلب السابق والتنبؤ بكم الاحتياجات المستقبلية.

إدارة الشراء: تساهم تلك الإدارة في تنظيم عملية شراء المواد الخام وكافة المنتجات التي يتم الحصول عليها من الموردين لضمان توفر كافة المواد عند الحاجة وتسعيرها بصورة مناسبة في متناول الجميع.

تتبع المخزون: تعكف على توفير بعض الأنظمة الرقمية الخاصة بمراقبة حركة المخزون بشكل دوري ومستمر بما في ذلك استلام كافة المواد ومن ثم البدء في عملية توزيعها.

الجرد الدوري: إجراء فحص دوري للمخزون الفعلي مقارنة بالسجلات لضمان الدقة وتحديد الفروقات ومعالجتها.

تقليل التكاليف: تلعب دورًا كبيرًا في تقليل كافة التكاليف التي ترتبط بعمليات التخزين وذلك عن طريق السعي وراء تحسين كفاءة عملية التخزين وتقليل ظهور أي من أشكال الهدر والفاقد.

تحسين الأداء: استخدام مجموعة من التقنيات الحديثة الخاصة بعملية تحليل البيانات لتحسين عمليات إدارة المخزون وزيادة الكفاءة التشغيلية.

تجدر الإشارة إلى أن عملية مراقبة المخزون تلعب دورًا حيويًا في نجاح أي من المؤسسات وذلك عن طريق تعزيز الكفاءة التشغيلية وتقليل مجموعة من التكاليف التي ترتبط بزيادة ورضا العملاء.

طرق مراقبة المخزون

تتعدد طرق مراقبة المخزون لتناسب احتياجات الشركات المختلفة ولعل من أبرز هذه الطرق الأكثر شيوعًا ما يلي :- 

طريقة الجرد الدوري: أولى طرق مراقبة المخزون تعتمد على إجراء الجرد الشامل للمخزون في فترات زمنية محددة سواء كانت تلك الفترات نهاية الشهر أو نهاية السنة المالية حيث يتم وقتها حساب الكميات الفعلية الخاصة بالمخزون ومن ثم البدء في تحديث السجلات بناء على ما تم في عملية الجرد.

طريقة الجرد المستمر: تقوم بعض الشركات والمؤسسات باللجوء إلى الجرد المستمر وفيها يتم استخدام بعض من الأنظمة الالكترونية الخاصة بتسجيل كافة الحركات التي تجري على المخزون بصورة فورية ويتم بعدها تسجيل كل هذه الأمور في سجلات المخزون بصورة مستمرة عند إستلام أو صرف المواد المختلفة وهو ما يوفر معلومات دقيقة وفي الوقت الحقيقي.

طريقة تصنيف ABC: تعتمد تلك الطريقة على على تقسيم المخزون إلى ثلاثة فئات وتسميتها ببعض الحروف مثل (A, B, C) حسب الأهمية والقيمة وللتوضيح أكثر فإن الفئة “A” تشمل مجموعة من العناصر الأكثر قيمة ويتم مراقبتها بصورة مكثفة بينما تكون الفئة “C” للعناصر الأقل قيمة والتي لا تتطلب متابعة دقيقة.

طريقة الحد الأدنى والأقصى: تعتمد على تحديد مستويات الحد الأدنى والحد الأقصى لكافة العناصر التي تتواجد في المخزون ويتم فيها طلب إعادة الشراء عند وصول المخزون إلى الحد الأدنى وتخزين الكميات المطلوبة فقط حتى الحد الأقصى.

طريقة الوارد أولاً، يُصرف أولاً” : في تلك الطريقة يتم صرف المنتجات الأقدم التي تتواجد في المخزون أولًا وذلك لضمان عدم التلف أو التقادم.

طريقة “الوارد أخيرًا، يُصرف أولاً” : في تلك الطريقة يتم صرف المنتجات الأحدث التي تتواجد في المخزون أولًا وتستخدم احيانًا في بعض الصناعات التي تتعامل مع مواد ترتفع أسعارها بسرعة.

طريقة تقليل المخزون للحد الأدنى :  في تلك الطريقة يتم استلام المواد عند الحاجة إليها مباشرةً في الإنتاج وهو الأمر الذي يساهم في تقليل تكاليف التخزين ويزيد الكفاءة.

كل طريقة من هذه الطرق الخاصة بعملية ادارة مراقبة المخزون لها مزاياها وعيوبها وتُختار بناءً على طبيعة النشاط التجاري ونوع المنتجات بالإضافة إلى حجم العمليات.

اهم برامج ادارة المخزون

هناك العديد من برامج إدارة المخزون المتاحة في السوق والتي تساعد الشركات في تتبع ومراقبة مخزونها بكفاءة ومن بين هذه البرامج تبرز بعض الأسماء الأكثر شهرة واستخدامًا لعل من أبرزها تلك التي يقدمها سكاي سوفت الخوارزمي.

برنامج ادارة المخزون من سكاي سوفت

برنامج ادارة المخزون من سكاي سوفت يُعد افضل برنامج يمكن من خلاله القيام بمجموعة من العمليات الخاصة بمحاسبة المخازن والمستودعات.

يسهل البرنامج من عملية قيد وتسجيل كافة المنتجات إلى جانب كافة التفاصيل المتعلقة بها المتمثلة في اسم المنتج والكود الخاص به بجانب التصنيف والسعر وكذلك الكمية والباركود.

يسمح لك برنامج ادارة المخزون باستيراد كافة القوائم التي تتعلق بالمنتجات المعدة بصورة خارجية وهي التي تحتوي على جميع التفاصيل.

للتعرف على كافة خدماتنا انقر هنــــــــــــــا ,اذا كان لديك أي تساؤل لا تتردد في مراسلتنا