الدورة المستندية هي إجراء يوضح حركة المستندات داخل الشركة لغرض تتبع دورة المعاملات المالية، وتعتبر الدورة المستندية محطة خرسانة جاهزة أيضًا المرحلة الأولى لبدء الإجراءات.
الدورة المستندية محطة خرسانة جاهزة
يمكن توضيح الدورة المستندية محطة خرسانة جاهزة عبر ما يعرضه موقع سكاي سوفت فيما يلي:
إن دورة شراء المستندات وتخزينها هي عملية طلب المنتجات والسلع والأدوات والحصول عليها واختبارها وتخزينها وإصدارها وبيعها من الموردين، وذلك بمجموعة من الإجراءات والخطوات التي يمكن للشركة أن تحصل عليها من الأدوات والمنتجات التي تحتاجها، وهذه الخطوات كالتالي:
إرسال طلب شراء إلى قسم المشتريات
فمثلًا إذا كان يريد الشخص المسؤول عن القسم الحصول على منتج معين، يرسل طلب شراء لنموذج معين وكمية معينة إلى قسم المشتريات، وبعد موافقة قسم المشتريات يرسل طلب شراء الكمية المطلوبة إلى المورد؛ ويرسل أفضل سعر للمنتج الذي يمتلكه، والذي يعتبر غالبًا الخطوة الأولى في دورة الشراء وتخزين السجلات.
مقارنة الأسعار
تعتمد هذه الخطوة على المراجعة والتحليل والمقارنة لعروض أسعار الموردين من قبل إدارة قسم المشتريات واختيار السعر المناسب للشركة، ويمكن لرؤساء الأقسام تنفيذ هذه الخطوة يدويًا، أو يمكنهم الاعتماد على البرامج التي تنظم عمليات محاسبة المستودعات.
إرسال أمر التوريد
وذلك بإرسال طلبات إلى الموردين بالكميات المطلوبة وما يريدون والسعر الذي يناسبهم وتاريخ ووقت التوريد، وهذه الخطوة هي الخطوة الثالثة للشراء في دورة المستندات.
الحصول على رخصة إيصال
يقوم المدير باستلام البضائع المطلوبة من قبل قسم المشتريات والتأكد من توافقها مع بيانات البضائع المرسلة إلى المورد، وبعد التحقق من صحتها يقوم بتوقيع إذن الاستلام ويمكن تنفيذ هذه الخطوة على مراحل متعددة.
الحصول على فاتورة الشراء
أخيرًا تحصل الإدارة على فاتورة شراء تحتوي على البضائع التي حصلت عليها الشركة، وهي بمثابة دليل على دفع المبلغ المستحق إلى الموردين، وإضافة الفواتير لنظام المحاسبة، وبهذا يتضح أن الدورة المستندية محطة خرسانة جاهزة تتيح لك فهم بعض الأمور المتعلقة بالإدارات المالية.
إقرأ أيضًا: شركة تصميم برامج محاسبية مع الصيانة
أنواع الدورة المستندية
تنوع المستندات يحقق قيمتها والغرض منها، وتنقسم إلى ثلاث عمليات: التخزين والبيع والشراء، وتمثل هذه العمليات الثلاث الأنواع الرئيسية من الدورات الوثائقية، بالإضافة إلى الأنواع الفرعية المخصصة لأنشطة محددة، مثل دورات المستندات للمطاعم والأنشطة الأخرى.
الدورة المستندية للمخازن
تعبر دورة المخازن عن الخطوات والإجراءات التي تهدف إلى التأكد من استكمال جميع البيانات المتعلقة بتداول البضائع في المستودع بالطريقة الصحيحة، وذلك من خلال مجموعة من المستندات التي تسجل عمليات البيع والشراء، بما في ذلك: أوامر الشراء وقبول السجلات، تصاريح الصرف، تخزين عناصر التحكم في عملية جرد النتائج الفورية، وبناءً على أهمية هذا الدور يجب تسجيل العمليات المتعلقة بالمستودعات بانتظام وإذا لزم الأمر يوميًا.
احصل الان علي افضل برنامج محاسبة في السعودية من شركة سكاي سوفت للحلول المالية والإدارية
لماذا نحتاج الدورة المستندية؟
تكمن أهمية التحقق من صحة المستندات ودقتها ومراجعة البيانات وتتبعها في التمكن من إجراء إدخال محاسبي، من قيود المحاسبة إلى دفاتر، ثم موازين المراجعة، ثم البيانات المالية، كل هذه الخطوات يجب أن تكون دقيقة حتى لا توجد عيوب في بناء هذه الملفات.
وغالبًا ما تعتبر الدورة المستندية أحد الأساسيات في عملية المحاسبة لأنها تحقق العديد من الأهداف المتكاملة مثل:
- تحديد الوظائف أو الأنشطة التي يتعين على القسم القيام بها.
- فهم قيمة الأصول والخصوم المستخدمة لأداء المهام المختلفة.
- الجمعيات القطاعية المسؤولة عن أداء الوظائف المشتركة.
- مساعدة الإدارة في اتخاذ القرارات الصحيحة.
- جمع البيانات وتقديمها للإدارة.
- تسهيل الوصول إلى المستندات المحاسبية بين الإدارات داخل الشركة.
ما هي أجزاء الدورة المستندية؟
تنقسم الدورات المستندية إلى:
- المقبوضات النقدية: وهي النقدية الإضافية المستلمة من أنشطة التشغيل والاستثمار والتمويل.
- المشتريات النقدية: هي مشتريات تدفعها الشركة نقدًا في تاريخ الشراء.
- المصروفات النقدية: تشمل كل ما يتم إنفاقه لفهم رأس المال وتحديد الربح أو الخسارة.
- المبيعات المؤجلة: هي المبيعات التي لا يتم دفعها على الفور ولكن يتم دفعها على أساس جدول زمني.
- الشراء المؤجل: وهو عبارة عن عملية شراء تقوم بها الشركة يتم دفع قيمتها في التاريخ المؤجل.
- المستودع: ويشمل إدارة ومراقبة حركات المخزون.
- إدخالات المحاسبة: الإدخالات اليومية، مثل إدخالات الراتب وإدخالات الإهلاك السنوية وإدخالات الحساب النهائي وما إلى ذلك.
إقرأ أيضًا: شركة تصميم برنامج محاسبة ومراجعة
ما هي مراحل الدورة المستندية في إجراءات حساب الشركات؟
التسجيل في دفتر يومي: فبعد تحليل العمليات المالية وتحديد الحسابات (المدين والائتمان) يتم تسجيل هذه الحسابات المالية في دفاتر يومية في شكل إدخالات محاسبية.
الترحيل إلى دفتر الأستاذ: بعد التسجيل تتم عملية الترحيل أي تحويل المعاملات المالية المسجلة في المجلة إلى الحسابات في دفتر الأستاذ العام، مثال على ذلك: يتم ترحيل كل مبلغ مدين في الدفتر إلى جانب الخصم من الحساب.
ميزان المراجعة لإعداد ما قبل التسوية: يعرض ميزان المراجعة جميع أرصدة التسوية والتحضير للخطوة التالية.
تسوية المخزون: هي مجموعة من الإجراءات المحاسبية الدفترية مثل عمل قيود يومية في نهاية فترة محاسبية لإغلاق الحسابات وتحديد الإيرادات والمصروفات.
إعداد ميزان المراجعة بعد الإغلاق: بعد إعداد تعديلات المخزون تقوم بإعداد ميزان تجريبي للتأكد من أن الأرصدة المدنية تطابق الأرصدة الدائنة وتعكس تأثير قيود تسوية المخزون.
