الرئيسية / المقالات / فاتورة مشتريات جاهزة للتحميل من الخوارزمي أحد منتجات سكاي سوفت

فاتورة مشتريات جاهزة للتحميل من الخوارزمي أحد منتجات سكاي سوفت

فاتورة مشتريات جاهزة للتحميل من الخوارزمي أحد منتجات سكاي سوفت

قد يكون فهم جميع الأعمال الورقية التي تحتاج إلى تقديمها لعملك الجديد محيرًا بعض الشيء في البداية، وإذا كنت تمثل نشاطًا تجاريًا يتعامل مع مخزون مادي، فمن المحتمل أنك تحتاج إلى فاتورة مشتريات جاهزة لتقوم بتوفيق كل من طلبات الشراء والفواتير، ولكن ما الفرق بين الاثنين بالضبط؟

فاتورة مشتريات جاهزة

عادةً ما تكون أوامر الشراء والفواتير عبارة عن مصطلحات مالية مشوشة، وتتعامل مع الاتصال وشروط اتفاقيات الدفع حيث يمكن طباعة هذه النماذج وإرسالها بالبريد.

ولكن في كثير من الأحيان، ترسل الشركات الحديثة هذه النماذج رقميًا، وفي هذا المنشور، سنشرح كيف يتم استخدام كل مستند، والاختلافات بينها، وكيف يمكن أن يساعد برنامج الخوارزمي المحاسبي من سكاي سوفت في إدارة عملك بسلاسة.

يمكنك تحميل الفاتورة من

ما هو أمر الشراء؟

  • أمر الشراء (PO) هو مستند يوضح أنواع وكميات المنتجات التي يشتريها العميل.
  • يتضمن أيضًا أسعار كل عنصر، وكيف سيدفع العميل، وتاريخ تسليم الطلب، وشروط وأحكام أخرى.
  • إذا كان لديك عملاء على المدى الطويل يطلبون نفس المنتجات بشكل متكرر، فيمكنهم إنشاء ما يسمى “أمر الشراء الدائم”.
  • يتيح أمر الشراء الدائم لهذا العميل أن يطلب نفس المنتجات أو الخدمات عدة مرات على مدار فترة زمنية باستخدام نفس رقم أمر الشراء.
  • أحيانًا يتم الخلط بين أوامر الشراء وطلبات الشراء ولكن تتم معالجة طلبات الشراء، التي تسمى أيضًا نماذج طلبات الشراء، داخليًا للموافقة على الإنفاق المقترح.
  • غالبًا ما تُستخدم هذه النماذج في الشركات الكبرى التي بها أقسام مالية، ولكنها ليست مطلوبة دائمًا في الأعمال التجارية الصغيرة.

فاتورة مشتريات جاهزة

مكونات أمر الشراء

  1. تاريخ الطلب
  2. PO عدد
  3. تفاصيل المنتجات المطلوبة
  4. اسم وعنوان المشتري
  5. اسم وعنوان البائع
  6. الأحكام والشروط
  7. توقيع سلطة الإصدار
  8. كيف يتم استخدام أوامر الشراء؟

احصل على نسختك التجريبية

  • الغرض من أمر الشراء هو إدارة المدفوعات للموردين وتتبع حالة الطلب وتوضيح الشروط.
  • تخبر أوامر الشراء المورد بكمية المنتج التي يجب تسليمها للعميل ومتى سيدفع العميل مقابل البضائع التي يستلمها.
  • إذا تمت إدارتها بكفاءة، فستساعدك قاعدة بيانات أوامر الشراء الخاصة بك على تتبع مقدار المخزون الذي بعته لكل عميل من عملائك.
  • عندما تكون الفواتير مستحقة من هؤلاء العملاء، وعندما تحتاج إلى إعادة ترتيب المخزون من المورد أو الشركة المصنعة الخاصة بك.
  • سيساعد سجل أوامر الشراء الخاص بك أيضًا في منعك من الإفراط في تخزين مخزونك، ومنع الطلبات من الاختلاط، والتأكد من أن العملاء يتلقون طلباتهم في الوقت المحدد.

ما هي فاتورة مشتريات جاهزة ؟

  • تُستخدم الفواتير مع أوامر الشراء للإشارة إلى المبلغ الذي يدين به المشتري للبائع. يشار إلى الفواتير أيضًا باسم “الفواتير” أو “البيانات” أو “فواتير المبيعات”.
  • تصف الفاتورة عادةً المنتجات التي تم تسليمها للعميل وسعر تلك المنتجات وشروط الدفع.
  • تستخدم معظم الشركات الحديثة أداة الفواتير عبر الإنترنت (مثل برنامج الخوارزمي) لإرسال الفواتير وتلقي المدفوعات من العملاء.
  • يتم إنشاء الفواتير استجابة لأمر الشراء (سواء تمت معالجته رسميًا أو تمت تسويته بشكل غير رسمي).
  • بمعنى آخر، تأتي أوامر الشراء عادةً قبل الفواتير.
  • قد يطلب العميل أيضًا تقديرًا قبل أن يقرر ما إذا كان يريد استئجار شركة.
  • التقدير هو نوع من نظرة خاطفة على الفاتورة القادمة (يقدمها البائع) ويمكن للمشتري استخدامه لصياغة أمر شراء دقيق.

فاتورة مشتريات جاهزة من الخوارزمي أحد منتجات سكاي سوفت

مكونات فاتورة مشتريات جاهزة

  • تاريخ الفاتورة
  • رقم الفاتورة
  • PO عدد
  • كمية البضائع المطلوبة
  • سعر كل سلعة تم شراؤها
  • الخصومات (إن وجدت)
  • الضرائب (إن وجدت)
  • إجمالي المبلغ المستحق
  • اسم وعنوان المشتري
  • اسم وعنوان البائع
  • توقيع البائع أو الوكيل المعتمد

كيف يتم استخدام فاتورة مشتريات جاهزة ؟

عند استخدام فاتورة مشتريات جاهزة بشكل صحيح، يمكن أن تساعد الشركات الصغيرة على تتبع الإيرادات والمصروفات، وتوفير سجل مكتوب للسلع والخدمات المقدمة لعملائك ومقدار التكلفة التي تم تحصيلها من كل عميل، مما يسهل معرفة الحسابات الكاملة والمدفوعة، وأيها لا يزال لدى الحسابات أرصدة مستحقة.

  • يؤدي الاحتفاظ بقاعدة بيانات فواتير دقيقة أيضًا إلى تسهيل دفع ضرائب عملك، لأنها ستوضح بالضبط مقدار الإيرادات التي جمعتها خلال السنة الضريبية.
  • يمكن لنظام الفواتير الذكي عبر الإنترنت أيضًا جدولة تذكيرات بالدفع لعملائك وإخطارك عند استلام الدفعات حتى لا تضطر إلى إرسال رسائل بريد إلكتروني غير ملائمة عندما يحين وقت تحصيل أموالك.

ما هي أوجه الشبه والاختلاف بين فاتورة مشتريات جاهزة وأوامر الشراء؟

يقوم المشتري بإعداد أمر الشراء عندما يطلب البضائع أو الخدمات، بينما يقوم البائع بإنشاء فاتورة لطلب الدفع مقابل البضائع المباعة.

    • يتم إرسال أمر الشراء إلى البائع، بينما يتم إرسال الفاتورة إلى المشتري.
    • يسرد أمر الشراء تفاصيل الأمر وتاريخ تسليم الأمر، بينما تتضمن فاتورة مشتريات جاهزة سعر الأمر وشروط وأحكام الدفع وتاريخ استحقاق الدفع.
    • يتم إنشاء أمر الشراء عندما يضع العميل الأمر، بينما يتم إنشاء فاتورة بعد اكتمال الأمر.
    • يفصل أمر الشراء عقد البيع، بينما تؤكد الفاتورة البيع.
    • يستخدم المشترون أوامر الشراء لتتبع الحسابات الدائنة ويستخدم البائعون الفواتير لتتبع حسابات القبض (في سجلاتهم المحاسبية).
    • يتضمن كل من أمر الشراء والفاتورة تفاصيل حول الأمر وتفاصيل الشحن، ولكن تتضمن الفاتورة أيضًا رقم الفاتورة وتاريخ التسليم ورقم أمر الشراء.
    • يعتبر كل من أمر الشراء والفاتورة مستندات ملزمة قانونًا.

أفضل ممارسات الفواتير التي تسرع مدفوعات العملاء

يمكنك جعل الفواتير أكثر فعالية وتسريع المدفوعات من العملاء من خلال الاستفادة من حلول الفواتير الرقمية واتباع بعض أفضل الممارسات:

أتمتة الفواتير المتكررة

  • إذا كان لديك عملاء يجرون نفس عملية الشراء كل شهر، فلا تضيع وقتك في إعادة كتابة نفس الفاتورة.
  • قم بإعداد فاتورة مشتريات جاهزة مع التخزين الآمن لمعلومات بطاقة الائتمان والدفع التلقائي.
  • ثم أرسل إيصالات آلية بمجرد استيفاء الفاتورة من خلال برنامج الخوارزمي.

تحسين نقاط جودة الفواتير الخاصة بك

  • هل تعلم أن احتمالية إعادة الشراء للعملاء تزيد بنسبة 15٪ من الشركات التي تتضمن شعارًا على فاتورتهم؟
  • تبني الخوارزمي المحاسبة هذه البيانات – وأكثر من ذلك بكثير – في “نقاط جودة الفاتورة” التي يتم تحديثها مباشرةً أثناء تعديل فاتورتك.
  • تستند هذه الرؤى القابلة للتنفيذ إلى ملايين نقاط البيانات لمساعدتك في إجراء التحسينات الصغيرة التي تؤدي إلى نتائج ضخمة.
  • تساعد أشياء مثل تحديد شروط الدفع وإضافة الأوصاف التفصيلية في ضمان عدم وجود التباس عند استلام العميل لفاتورته.

أتمتة تذكيرات الدفع المتأخر

  • استخدم تذكيرات آلية للدفع المتأخر حتى لا يبتعد العملاء كثيرًا عن تاريخ الاستحقاق وينسوا أمر الشراء.
  • تابع اليوم التالي لاستحقاق السداد وجدولة تذكيرات إضافية أيضًا.

فاتورة مشتريات جاهزة من الخوارزمي أحد منتجات سكاي سوفت

قوالب فاتورة مشتريات جاهزة

ضع في اعتبارك استخدام قالب فاتورة مشتريات جاهزة، مع عناصر سطر محفوظة، لمساعدتك في إنشاء طلبات الدفع وإرسالها في غضون ثوانٍ حيث أن توفر الفواتير الرقمية، (أمر لا غنى عنه في يومنا هذا)، ورابطًا مباشرًا لمعالجات الدفع المفضلة لديك.

بدلاً من ذلك، حاول تحفيز المدفوعات المبكرة وضع في اعتبارك تقديم خصم للمدفوعات المبكرة أو في نفس اليوم وأعلن عن هذه الخصومات على العقود والفواتير الأولية حتى يعرف العملاء خياراتهم ويكونون متحمسين للدفع مبكرًا.

إذا كنت لا تستطيع تحمل هذا النوع من التكلفة مقدمًا، ففكر في تقديم الخصم على عملية شراء مستقبلية بدلاً من ذلك، ولكن الآن يمكنك البدء في تجربة نسختك المجانية التجريبية من برنامج الخوارزمي من سكاي سوفت والحصول على ميزة إعداد فاتورة مشتريات جاهزة.

احصل على نسختك التجريبية