أي شخص يستخدم برنامج المحاسبة DIY مثل QuickBooks يعرف الشعور بالشك المزعج في كل خطوة بأنك تفعل شيئا خاطئا أو نسيت امرا مهما ما، وسنتناول في هذا المقال كافة مزايا وعيوب برنامج quickbooks
الأخبار السيئة: التي نحملها لك هنا تقول بأن شكك فى محله فبمجرد ان يبدأ مدقق الحيابات في عمله تقول التجربة أنهم دائمًا يكتشفون أخطاء في دفتر الأستاذ والميزانية العمومية.
الأخبار الأسوأ أنك لا يمكن ان تصلح تلك الأخبار لحظيا وأنك ستكون مجبرا بدفع غرامات تأخرك فى تقديم الميزانية أو ستقوم بتقديم الميزانية بالاخطاء وتدفع الغرامات ايضا اضافة الى بعض العقوبات القانونية المحتملة.
الأخبار العظيمة: مع القليل من الدراية، يمكنك تحديد وإصلاح المشكلات الأكثر شيوعًا.
مزايا وعيوب برنامج quickbooks
عيوب برنامج quickbooks
1- المعاملات المفقودة
عندما تكون صاحب عمل رائج ولم تكن حريصًا على مسك الدفاتر(هذا الخطأ الرهيب الشائع للأسف)، قد يكون أفضل الف مرة من اللحظة التي تكتشف فيها أن دفاترك التي سجلت بها عام كامل لا تمثل أو تعبر عن واقع أموالك، وبالتالي فمن الصعب قياس صحة عملك وهذا يعني ايضا غرامات حكومية وربما عقوبات قانونية اضافة الى ارتباك العمل والصعوبة فى اتخاذ القرارات.
2- يظهر العنصر نفسه في مكانين مختلفين
كما رأينا المعاناة فى العيب الأول فى العيب الثاني لا يقل عنه خطورة حيث يمكن أن يحدث العكس – في بعض الأحيان ينسى فريق المحاسبين أنهم قد أدخلوا فيكرروا الإدخال لذات العنصرً وفينتهى بهم الأمر إلى حسابه مرتين.
لنفترض أنك تكلفت عشاءً عمل مبلغ 050 ريال، وتم الدفع ببطاقة الائتمان الخاصة بك، ثم تسجيل المبلغ كمصروف لنشاطك التجاري. في وقت لاحق من الشهر، عندما قمت بسداد رصيد بطاقتك الائتمانية، فأنت تعيد إدخال 5000 ريال بطريق الخطأ كنفقات ثانية وهنا الإدخال الخاطئ. الآن بعد أن يكتشف مدقق الحسابات الإدخال نفسه في دفاترك مرتين، فسوف يعيدك إلى الطاولة ويوسع العينة تحت الفحص التى قد يقرر ان يجعلها 100% وهذا يعنى المزيد من التأخير والمزيد من المتاعب بالنسبة لك.
3- مخطط خاص للحسابات
يسرد الرسم البياني للحسابات أصولك وخصومك والتزاماتك وحسابات العملاء ونفقات التشغيل الخاصة بك. هذه الفئات هي المادة الخام لبيانك المالي ، لذلك من الضروري إعدادها بشكل صحيح. إذا لم يكن لديك تصنيف لكل شيء ستكون في مأزق كبير لن يؤهلك لعرض الدفاتر المحاسبية على أي جهة ما لأنك غير واثق في بياناتك وطريقة الإفصاح عنها.
نصيحة لمستخدمي QuickBooks الذين يعانون، تأكد من أن مخطط حساباتك نظيف وسهل الفهم. إذا جعلت النظام الخاص بك معقدًا جدًا، فمن المحتم أن تحصل على تكويد خاطئ. لا تقم بإنشاء مليون حساب فرعي، وتذكر أن تجميع حسابات متشابهة معا أمر أفضل بكثير.
4- فقدان السجلات القديمة
ربما تكون قد غيرت حسابات عملك في QuickBooks أو أغلقت الحساب اصلا، وهذا يعني المزيد من الاخبار السيئة عندما أخبرك أن إذا قمت بإلغاء اشتراكك في QuickBooks ، فلن يكون لديك سوى سنة واحدة للعودة اليها تاريخيا وللقراءة فقط.
فمن المهم تصدير وحفظ كتبك للاستخدام في المستقبل. لا تعرف أبدًا متى قد تحتاج إلى عمليات تدقيق مالية تاريخية، أو تأمين قرض، أو إثبات للمستثمرين الجدد، إلخ.
مميزات برنامج quickbooks
- توفر للشركات عمل اتمتة لكشف المرتبات الخاص بالموظفين، وهذا يعني يسهل عليك حساب عمليات الضرائب.
- يتميز البرنامج السحابي quickbooks لتخزين المعلومات، مما يوفر عليك عرض الحساب في اكثر من جهاز.
- برنامج Quickbooks مناسب كنظام آمن علي شبكة الإنترنت.
- يتميز برنامج quickbooks لادارة شركات متعددة، والتبديل بينهم بسهولة.
- نوفر لكم خدمة عملاء متخصصين تواصل معنا الان لنسهل عليك معرفة برمجياتنا في ادارة شركتك.
كما قد يكون الوقت قد حان أيضا لتوظيف محاسب حتى لو كان عملك لا يزال صغيراً، فإنه من الأرخص والأقل إرهاقاً أن تستخدم محاسباً بدلاً من أن تدفع وقت أضعاف في وقت تقديم الضريبة. يمكن لشركتنا توفير محاسبين متخصصين للقيام بإمساك الدفاتر الخاصة بك، فقط تواصل معنا.
