الدورة المستندية للمخازن هي أمر ضروري وملزم لجميع المنشآت سواء كانت كبيرة أو متوسطة أو صغيرة وقبل الحديث عن ذلك لابد من أن نعرف ما هو التخزين ووظيفته حيث أن وظيفة التخزين هي وظيفة مكملة لعملية الشراء وكلاً منها مكمل لبعضه البعض ، وقبل التوضيح لدور الدورة المستندية للمخازن فلابد أن نفرق بين : مخازن المنشآت الصناعية، مخازن المنشآت التجارية، ومخازن منشآت المقاولات.
ومن خلال ذلك نقدم لكم بعض ما يميز برنامج الخوارزمي بشكل عام ” أحد منتجات شركة سكاي سوفت “، يعتبر التعامل مع مخزون المنشأة من أهم الأشیاء التي يتوجب على أي محاسب أن يفهمها بشكل خاص فيعد المخزون ھو أهم عنصر في أي منشآة سواء كانت تجارية أو صناعية ولابد من وجود الدورة المستندية للمخازن والتي يتوجب على المحاسب فهمها وحفظها بشكل جيد.
الخوارزمي لادارة الدورة المستندية للمخازن
نماذج الدورة المستندية للمخازن
- لا یمكن الإستغناء عن نماذج الدورة المستندية للمخازن ولكن العمل يتم على نظام مستندى مقابل لنظام إدارة المخزون ومن خلال برنامج ” الخوارزمي “
- یمكنك حساب الصادر والوارد وكذلك كارت الصنف.
- حيث أن الغالب بطبيعة الأمر على طبیعة العمل داخل المخزن أنه عمل میدانى ويتميز بأنه ذو طابع مستندى.
- یتم العمل في برنامج ” الخوارزمي ” على كافة القواعد المتاحة من البیانات .
- ذلك للحد من الأخطار التي تواجهك وأهمها خطر فقدان المستندات أو تلفھا بأي طريقة أو ضياع أي منها.
السلع المنصرفة والمخزون ببرنامج الخوارزمي
ضیاع البیانات أو المستندات أو توفیر أي من الأوراق المستھلكة فى التوثیق المستندى شيء واقع من خلال عدم تصمیم دورة مستندية للمستلزمات السلعیة المنصرفة ، من خلال برنامج الخوارزمي لإدارة المخزون یتم تصمیم الدورة المستندیة للمخازن ، والتي تحتوي علي أي من المستلزمات السلعیة المنصرفة وذلك بھدف التحقق من دور الرقابة على صرف أي من هذه المواد و والتعرف على أثر صرف المواد على كافة الأقسام بالمنشأة ،
وذلك لأي من الإدارات التالية ( إدارة المخازن – إدارة التكالیف).
مميزات برنامج الخوارزمي لأمناء المستودعات و إدارة المستودعات
في طور التعرف على بيئة العمل والدورة المستندية للمخازن ، فقد سعى المصممون لدى شركة سكاي سوفت في تصميم برنامج يخدم المنشآت كافة ، وفقاً للتالي :
- يقوم برنامج الخوارزمي بالتنبيه عن كافة الأصناف المنتهية وكذلك تلك التى ليس لها أي رصيد .
- يتيح لك البرنامج إمكانية السماح بتجاوز الرصيد وذلك حسب الصلاحيات المخول بها المستخدم وكذلك عدم السماح حسب الصلاحية .
- يتيح لك البرنامج الحصول على تقارير عن حركة الصنف وذلك بالتفصيل بأي مستودع من المستودعات الخاصة بالمنشأة .
- تستطيع من خلال البرنامج معرفة النواقص بكافة الفروع وكذلك المحلات من جميع الأصناف الموجودة بالمستودع .
- تستطيع من خلال البرنامج الحصول على تقارير عن جميع الأصناف الراكدة .
- تستطيع من خلال البرنامج الحصول على تقارير عن الأصناف المتوفرة بوفرة في الفروع .
الخوارزمي برنامج إدارة الدورة المستندية للمخازن
- الحصول على التقارير الخاصة بالأصناف المنتهية في الأخرى وذلك لغرض التحويل .
- يتيح لك البرنامج إمكانية الجرد على أي من (الصنف أو التصنيف أو الجرد العام) .
- تستطيع الجرد بإستخدام (الباركود – الإدخال المباشر – الإستيراد من برنامج الأكسل) .
- كما يمكنك معرفة التقارير حول الفوارق وذلك على مستودع معين أو كافة المستودعات بالمنشأة .
- تستطيع الحصول على التقارير الخاصة بكلاً من الوارد والصادر وذلك باليوم الوحد أوالشهر أوالسنة وكذلك عدة سنوات (حسب المدة المحددة) .
- تستطيع وضع أرصدة فورية لجميع الأصناف وذلك أثناء إعداد السندات الخاصة بالإخراج أو التحويل .
عناصر الدورة المستندیة للمخازن
- محضر الفحص والإستلام للبضاعة.
- إذن الإضافة المنتجات .
- إذن الصرف للمنتجات .
- إذن المرتجع المنتجات.
- كارت الصنف .
ومن خلال الحديث عن الدورة المستندية للمخازن ، فلا بد من شرح الطريقة المثلى للمستوداعات وتتم كالتالي :
أولاً : توريد البضائع إلى المستودعات (المخازن)
في تلك المرحلة یتم توريد البضاعة من قبل الموردين ويتم إستلامها سواء كانت (خدمات – مشتريات للبيع “سواء كانت محلية أو مستوردة” – مستلزمات للتشغیل –مشتریات للبیع “سواء كانت محلية أو مستوردة” ویتم كالتالي :
- تقوم لجنة الفحص والإستلام التابعة بالمنشأة بفرز أي بضاعة مستلمة وذلك بغرض التجنب لأي مواد تالفة أوالغیر صالحة للإستخدام مع رد تلك البضاعة إلى المورد مرة أخرى .
- يقوم أمين المخزن بإستلام تلك الكمیات الواردة وذلك بعد فرز إذن أو أذون الإضافة الخاصة بالمستودع (المخزن) وذلك لیتسنى له تحضیر المكان المناسب لذلك .
- یتم إرسال الأصل الخاص بأذون الإضافة إلى الإدراة المالیة وصورة طبق الأصل لكل من أمین المخازن وذلك للتسجیل فى كروت الصنف الخاصة بذلك ، وأيضاً قسم الحسابات الخاص بمراقبة المخزون، ومازلنا في صدد الدورة المستندية للمخازن وأهميتها للمنشآت .
اقرا المزيد : كيفية الحصول على نموذج خط سير مندوب مبيعات من سكاي سوفت
ثانیاً: الصرف من المستودعات (المخازن)
- يتم تصرف البضاعة من المخزن وذلك من خلال طلب إذن الصرف الذي تم إعتماده من كلاً من إدارة الشركة وكذلك وإدارة المبیعات .
- يقوم الشخص المخول بإنشاء إذن الصرف من المخازن ، حيث یوجد به كافة الأصناف الواجب صرفھا من المخازن وذلك وفقاً للطلب المقدم
مع ضرورة تسجیل التاریخ وكذلك رقم طلب الصرف وبيانات الموظف المستلم . وذلك لإثبات صرف البضاعة من المخازن (المستودعات) . - یتم إرسال الأصل من إذن الصرف إلى الإدارة المالیة بينما ترسل صورة منه إلى كل من العمیل و المخزن( صورة إلى العميل ترفق مع الفاتورة – صورة للمحزن للتسجیل منھا).
الية صرف البضاعة إلى مخازن المنشأة الفرعية
- عند إضافة البضاعة المحولة من مخزن إلى مخزن أخر تابع للمنشأة :یتم عمل إذن تحویل وارد لابد أن یحتوي على كافة الأصناف الواردة مع
توضيح التاریخ وبيانات المخزن الفرعي الوارد منه تلك البضاعة المستلمة . - عند صرف أي من البضاعة المسجلة من مخزن إلى مخزن أخر تابع للشركة ، یتم إنشاء الإذن الخاص بتحویل صادر یحتوي على كافة الأصناف المحولة مع توضيح التاریخ وبيانات المخزن الفرعي الوارد منه تلك البضاعة الصادرة ،ویتم إرسال المستندات التالية أصل السند للإدارة المالية ، صورة من السند إلى المخزن المحول إليه ، الإحتفاظ لصورة من السند بالمخزن .
اقرا المزيد : برنامج الفواتير للمحلات و افضل برامج الخوارزمي من سكاي سوفت
ثالثاً : المرتجعات الواردة (عند إرتجاع أي من الأصناف من العملاء )
- عند حدوث ذلك یتم تحریر إذن إرتجاع أصناف واردة وذلك من (أصل بالإضافة إلى الصورة المسلسلة).
- يحتوي على جميع الأصناف المرتجعة وكذلك الكمية والبيانات الخاصة بالعمیل صاحب هذه الأصناف.
- یتم إرسال الأصلال الخاص بالمعاملة وذلك للإدارة المالیة لعمل أي تسویة لازمة لتحریر إشعار الخصم المتعلق بقیمة هذه الأصناف المرتجعة . ليتم خصمھا من المدیونیة المتعلقة بالعمیل ذاته .
- يتم إرسال صورة للإدارة الخاصة بالمبیعات وصورة يحتفظ بها في المخزن وذلك للتسجيل منها .
رابعاً : البضائع الصادرة ( رد أصناف من المخزن للموردین )
عند حدوث ذلك يتم تحریر إذن إرتجاع للأصناف الصادرة وذلك من ( أصل بالإضافة إلى نسختان مدون بكل منها جميع الأصناف و التى تم إرجاعها
للمورد مع توضيح الكميات والبیانات الخاصة بالمورد مع تدوين التاریخ ،مازلنا في صدد الدورة المستندية للمخازن وأهميتها للمنشآت ، حيث
ویتم أرسال : أصل المعاملة للإدارة المالیة وذلك لتحریر إشعار إضافة لحساب المورد وفقاً لقیمة تلك الأصناف المرتجعة إلیه مع تحمیلھا على
الحساب الخاص بالشركة ، ويتم إرسال صورة للإدارة الخاصة بالمبیعات ،وصورة يحتفظ بها في المخزن وذلك للتسجيل منها .
خامساً : الأصناف التالفة أو المعیبة و الراكدة والاصناف بطیئة الحركة
أثناء وجود أي من الأصناف المخزنیة التالفة أو المعیبة أو الراكده أو بطیئة الحركة يعمل أمین المخزن بعمل حصر تلك الأصناف ويتم
تسجیلھا فى كشف الجرد الخاص بھا من ( أصل بالإضافة إلى نسختان مدون بكل منها جميع الأصناف وذلك في نھایة السنة المالیة
وقبل أي جرد سنوي ،ویتم أرسال أصل المعاملة لإدارة المنشأة العليا ، يتم إرسال صورة للإدارة المالية وصورة يحتفظ بها في المخزن
وذلك للتسجيل منها .
ومن خلال ما سبق تم التعرف على الدورة المستندية للمخازن مع توضيح المميزات الخاصة ببرنامج الخوارزمي، أحد منتجات شركة
سكاي سوفت .
تواصل معنا الان لخدمتك بافضل نماذج الدورة المستندية لادارة مخازن شركتك بسهولة.
