تعرف على انواع جرد المخزون والأسس التي يقوم عليها

يحتاج الكثير من الأشخاص أصحاب الشركات والمؤسسات التعرف على انواع جرد المخزون نظرًا لأنها من الموضوعات التي تشكل طبيعة عمل تلك المشاريع بل وتتحكم في بعض الأوقات بالكيفية التي يمكن بواسطتها النمو والتربع على عرش كبرى الاستثمارات في مختلف الدول العربية منها وكذلك العالمية.

ويرصد لكم سكاي سوفت الخوارزمي خلال مقالنا اليوم مجموعة من المعلومات التي تتعلق ببعض انواع الجرد المخزني وكذلك انواع الجرد المحاسبي.

ما هو جرد المخزون

جرد المخزون تعني تلك العملية التي يتم القيام بها وذلك لحصر وتقييم مجموعة من المواد بجانب البضائع وكذلك السلع المتاحة في المخازن لدى أي من الشركات أو المؤسسات في وقت معين.

تلك العملية تساهم في تحديد الكميات الفعلية التي تتواجد في المخازن وتحديث سجلاتها بشكل دوري ومستمر إضافة إلى ذلك الكشف عن أي من الاختلافات أو المشكلات المحتملة التي قد تحدث جراء نقص أو فقدان بعض البضائع.

وعادًة ما يتم القيام بعمليات الجرد لأكثر من غرض محدد لكن الشائع والأبرز الوقوف على تجهيز السجلات المالية والتشغيلية بجانب الانتهاء من العمليات الرقابية التي تقوم بها بعض المؤسسات مثل الضرائب.

ما هي أهمية جرد المخزون

خلال رحلة التعرف على انواع جرد المخزون يتوجب علينا قبلها التعرف على اهمية القيام بتلك العملية وهي التي تتمثل في الآتي :-

• ضمان دقة السجلات المالية
• الكشف عن الفروقات والأخطاء
• تحسين إدارة المخزون
• تعزيز الكفاءة التشغيلية
• تحقيق الرقابة الداخلية
• تحسين العلاقات مع الموردين والعملاء
• تقييم الأداء والتحسين المستمر
• التنبؤ بالاحتياجات المستقبلية
• تقليل التكاليف
• ضمان السلامة والجودة

الأسس التي يقوم عليها جرد المخزون

يوجد بعض الأسس التي يقوم عليها جرد المخزون منها ما يلي :-

التحضير والتخطيط: يجب وضع بعض الخطط المفصلة التي تتعلق بعملية جرد المخزون وهي التي تشتمل على تحديد الفترة الزمنية بالإضافة إلى تعيين الأقسام المسؤولة عن ذلك والطرق والأساليب المتبعة حيث يساهم التحضير والتخطيط بشكل جيد في تجنب الازدحام والفوضى.

التصنيف والتنظيم: يتوجب على كافة الشركات والمؤسسات تنظيم المخزون بشكل يسهل عملية الجرد وذلك وفق عدة طرق أبرزها التصنيف حسب الفئة أو النوع وترتيب المواد بطرق تسهل الوصول إليها وايجادها بسرعة كبيرة.

استخدام الأنظمة الآلية: يجب الاستفادة من التكنولوجيا وأنظمة إدارة المخزون التي سبق وأن ظهرت على الساحة خلال السنوات الأخيرة وهي التي التي تساعد في تتبع وتحليل البيانات بشكل دقيق وسريع ما يقلل من الأخطاء.

التوثيق الدقيق: من الأسس التي يتم الاستناد عليها خلال عمليات جرد المخزون تسجيل جميع التفاصيل المتعلقة بالمخزون مثل الكميات وتواريخ الاستلام ومواعيد خروجها من المخازن مع ضرورة أن تكون السجلات واضحة ومنظمة بشكل يسمح بمراجعتها والتحقق منها.

المراجعة: عقب الانتهاء من عملية الجرد يجب مراجعة البيانات التي سبق وأن تم تدوينها والتحقق من دقتها عن طريق مقارنة الكميات الفعلية مع السجلات ورقية كانت أو الكترونية ومعرفة ما إذا كان الأمر يتطلب إجراء تعديلات وتصحيح الأخطاء.

التوافق مع السياسات المحاسبية: عملية جرد المخزون تساهم في التوافق مع كافة السياسات المحاسبية التي يتم اتباعها في المؤسسة تفاديًا للوقوع ضحية المساءلة القانونية.

 التدريب والتعليم: عملية جرد المخزون تسهل من تدريب الأقسام المسؤولة على الأساليب والإجراءات الصحيحة  لضمان أن يكون لديهم فهم واضح للمهام المطلوبة وكيفية تنفيذها بشكل فعال ودقيق.

التوثيق والاحتفاظ بالسجلات: الاحتفاظ بسجلات جرد المخزون لفترات زمنية محددة وفقًا للسياسات القانونية والتنظيمية لضمان إمكانية مراجعتها عند الحاجة.

التحليل والمتابعة: عقب الانتهاء من عمليات الجرد يجب تحليل النتائج واتخاذ الإجراءات التصحيحية وهو ما يقلل ظهور أي من الأخطاء.

انواع جرد المخزون

انواع جرد المخزون تتمثل في الآتي :-

الجرد الدوري

أولى انواع جرد المخزون يتم عبر فترات زمنية معينة وبالأخص نهاية الشهور أو السنوات المالية.

الجرد المستمر

يتم تحديث سجلات المخزون بشكل مستمر بعد كل عملية شراء أو بيع.

الجرد السنوي

النوع الثالث من انواع جرد المخزون هو النوع الذي يتم القيام به بشكل سنوي مرة واحدة فقط بنهاية العام المالي.

الجرد المفاجئ  

في بعض الأحيان يتم إجراء الجرد المفاجئ بشكل عشوائي وذلك للتحقق من دقة السجلات وهو ما يعزز من دقة البيانات ويكشف عن أي مشاكل في وقت مبكر.

الجرد الموجه  

يركز على العناصر الهامة أو ذات القيمة العالية لضمان دقتها.

الجرد بالمطابقة  

يُستخدم لتحديد الفروقات وإجراء التعديلات اللازمة على السجلات.

الجرد المادي

يعتمد على الأعداد الفعلية المتواجدة لكافة الأصناف في المخزون وفي بعض الأحيان قد يتطلب إيقاف العمليات لمدة.

جرد نهاية الدورة  

يتم في نهاية دورة إنتاج أو نهاية مشروع معين بهدف تحديد المخزون المتبقي وتقييم الأداء الفعلي مقارنة بالمخطط.

كيفية حساب جرد المخزون

عملية حساب جرد المخزون تستوجب القيام ببعض العمليات الحسابية وفق ما يلي :-

طريقة الجرد الدوري

تكلفة البضاعة المباعة = المخزون الابتدائي + المشتريات − المخزون النهائي

للتوضيح أكثر

في حالة إن كان المخزون الابتدائي = 5000 ريال والمشتريات خلال الفترة = 20000 ريال والمخزون النهائي = 7000 دولار فإن تكلفة البضاعة المباعة = 5000 + 20000 – 7000 = 18000 ريال

طريقة الجرد المستمر  

100 وحدة تم شراؤها بسعر 10 ريال للوحدة.

200 وحدة تم شراؤها بسعر 12 ريال للوحدة.

في حالة إن تم بيع 150 وحدة فإن تكلفة البضاعة المباعة = (100 × 10) + (50 × 12) = 1000 + 600 = 1600 ريال والمخزون النهائي = (150 × 12) = 1800 ريال.

طريقة متوسط التكلفة

يتم احتسابها وفق بعض الطرق الحسابية كالآتي :-

100 وحدة بسعر 10 ريال للوحدة = 1000 ريال.

200 وحدة بسعر 12 ريال للوحدة = 2400 ريال.

إجمالي التكلفة = 3400 ريال، إجمالي الوحدات = 300 وحدة.

متوسط تكلفة الوحدة = 3400 / 300 = 11.33 ريال.

في حالة إن تم بيع 150 وحدة فإن تكلفة البضاعة المباعة = 150 × 11.33 = 1699.5 ريال.

المخزون النهائي = (150 × 11.33) = 1699.5 ريال.

أفضل أوقات جرد المخزون

يعتمد تحديد أفضل اوقات جرد المخزون وفق عدة عوامل وهي التي تتلخص في الآتي :-

• نهاية الفترة المحاسبية
• الفترات الهادئة
• قبل المواسم والازدحام
• عقب توزيع أو توجيه البضائع الجديدة
• قبل العطلات والإجازات
• بعد التغييرات الكبيرة في الأنظمة والعمليات

اختيارك الوقت المناسب لجرد المخزون يساهم في تقليل أي من التأثيرات السلبية على العمليات اليومية وضمان دقة البيانات وكذلك التقارير المالية لذلك يجب وضع ذلك الأمر ضمن الاهتمامات وأخذه بعين الاعتبار.

برنامج ادارة المخزون من سكاي سوفت 

يقدم سكاي سوفت برنامج اداره المخزون الذي يتمتع بعدد من المميزات تسهل من عملية ادارة المخزون والمخازن بشكل عام، نذكر بعضًا من تلك المميزات فيما يلي :

• اضافة المنتجات بسهولة
• استخدام الباركود في مراجعة المنتجات
• تنبيهات بنقص المخزون او النفاذ
• الجرد لجميع المستودعات بدقة
• امكانية اضافة الفروع
• تتبع المنتجات بالرقم التسلسلي

في الأخير استعرضنا معكم كافة المعلومات التي تتعلق بموضوع انواع جرد المخزون والتعرف على الطريقة التي يمكن بواسطتها حساب التكاليف وطرح مجموعة من الأمثلة ويمكنكم التواصل مع مؤسسة سكاي سوفت الخوارزمي للحصول على أي من الخدمات التي نوفرها وامتلاك العروض الحصرية التي تضمن لكم الارتقاء في سوق العمل.

اقرأ ايضًا : ما هي أهداف قيود الاقفال ومميزاتها