جدول المحتوى
عند الحديث عن تطوير نظام المبيعات والمشتريات ,
يجب العلم أن التعامل مع مشتريات الشركة شيء وإدارتها بشكل فعال شيء آخر تمامًا حيث تتمتع عمليات الشراء بالقدرة على توفير الوقت والمال مع زيادة الامتثال التنظيمي، ومع ذلك ، يمكن أن يكون الشراء غالبًا مستهلكًا للوقت وغير فعال، لإدارة و تطوير نظام المبيعات والمشتريات بشكل فعال، من الضروري أن يكون لديك خطة شاملة تستند إلى معلومات قوية، وفيما يلي تقدم شركة سكاي سوفت دليلا من حول كيفية وضع خطة مشتريات من شأنها مساعدة أي متخصص مشتريات على تحسين عملياته.
ما هي خطة تطوير نظام المبيعات والمشتريات ؟
- تساعد خطة إدارة المشتريات في تحديد متطلبات المشروع وإدارة الخطوات المطلوبة بفعالية للوصول إلى العقد النهائي.
- يجب أن تكون الخطة مرنة بما يكفي للتغيير حيث يتم تغيير احتياجات الاستحواذ.
- ستتناول قضايا مهمة مثل العناصر التي يجب شراؤها ، وكيفية الموافقة على العقود.
- ستستند قرارات المعايير إلى تحديد المخاطر وتحديد التكلفة والعقد وإدارة دورة المشتريات، على سبيل المثال لا الحصر.
دور مدير المشروع في تطوير نظام المبيعات والمشتريات
- تتمثل مسؤولية مدير المشروع في تحديد المشروع بوضوح من البداية وإدارته من الآن فصاعدًا.
- سيضمن ذلك أن يفهم كل شخص معني الخطوات اللازمة لنقل المشروع من مراحله الأولية حتى اكتماله.
- هدف مدير المشروع هو ضمان بقاء المشروع مبسطًا وسهل إدارته، حتى لا يشعر المشاركون فيه بالارتباك.
- لتحقيق ذلك، من الضروري أن يعمل جميع أعضاء فريق المشروع جنبًا إلى جنب مع قسم المشتريات والمسؤولين عن الموافقة على العقود وإدارتها.
الخطوة 1: تحديد شروط الشراء
- تتمثل الخطوة الأولى لبدء عملية الشراء في تحديد العناصر التي سيتم شراؤها بشروط محددة.
- تفصيل العناصر والأحجام مع الخدمة التي ستقدمها ومبرراتها.
- على سبيل المثال، هل هي أداة لا تصنعها هذه المنظمة؟ هل يشترط لتصنيع صنف لازم لاتمام المشروع؟
- إذا كانت هناك أي معلومات فنية ذات صلة بعملية الشراء، فيجب إدراجها هنا.
- بعد ذلك، حدد التاريخ الذي تطلب فيه العناصر.
- سيكون لكل عنصر تاريخ مختلف، اعتمادًا على المكان المطلوب في المخطط الزمني لاستكمال المشروع.
- أخيرًا، من المحتمل وجود قائمة بالأشخاص المصرح لهم بالموافقة على شراء كل عنصر وهذا يضمن عدم إعاقة عملية الموافقة بسبب سوء الفهم.
الخطوة 2: تحديد نوع الاتفاقية المراد استخدامها في تطوير نظام المبيعات والمشتريات
- العقد هو الاتفاقية بين الشركة والمورد ويحدد كيفية التعامل مع التكاليف.
- السعر الثابت وسداد التكاليف (المعروف أيضًا باسم التكلفة الإضافية) هما فئتان رئيسيتان من العقود.
- هناك أيضًا عقود للوقت والمواد، والتي تستند إلى معدلات الفواتير الثابتة لكل ساعة، وتكاليف المواد الفعلية، والمبالغ الإضافية الثابتة.
- بالإضافة إلى نوع الاتفاقية، يجب تحديد تفاصيل تفاصيل إدارة العقد في هذه المرحلة.
- يتضمن هذا بشكل عام عمليات منصة إدارة دورة حياة العقد، بما في ذلك متطلبات التوقيع الإلكتروني، والموافقات، وإجراءات إدارة ما بعد التوقيع.
الخطوة الثالثة: تحديد المخاطر في نظام المبيعات والمشتريات
- تنطوي جميع المشاريع على مخاطر قد تهدد اكتمال المشروع أو جدوله الزمني، ومن دور مدير المشروع تحديد تلك التي تتعلق بعملية الشراء.
- يمكن أن تشمل هذه المخاطر أشياء مثل تعارض البائعين، والجداول الزمنية غير الواقعية، وتوقعات التكلفة المثالية، والتأخيرات المحتملة في الشحن، وعدم قدرة البائع على الوفاء بالمواعيد النهائية أو الأداء وفقًا للمعايير.
الخطوة الرابعة: التخفيف من المخاطر
- من أجل ضمان نجاح تطوير نظام المبيعات والمشتريات ، يجب أن تتضمن الخطة قسمًا للتخفيف من أي من المخاطر المحددة.
- على سبيل المثال ، إذا فشل المقاول من الباطن المتخصص في إكمال الجزء الخاص به من المشروع ، فيجب تحديد مقاول بديل للاتصال به.
- يجب أن يكون هناك أيضًا قسم يسمي من لديه السلطة للموافقة على إجراءات حل المشكلات لأي مخاطر تظهر ولم يتم تحديدها على وجه التحديد.
الخطوة 5: تحديد التكلفة عند تطوير نظام المبيعات والمشتريات
- في هذه الخطوة ، من المهم أن تحدد بدقة كيفية تحديد التكاليف المرتبطة بالمشروع.
- النسبة لمعظم المشتريات، سيتم إصدار طلب عرض (RFP) يحدد الاحتياجات ويطلب من البائعين تقديم العطاءات.
- في ردودهم ، سيحددون المنتجات أو الخدمات التي سيقدمونها، وكيف سيؤدون العمل، وخبرتهم في تقديم أنواع السلع أو الخدمات ، والجداول الزمنية ، ومخطط تفصيلي لتكاليفها.
- يجب أن يكون طلب تقديم العروض الأولي واضحًا بشأن المتطلبات الدقيقة، مثل مواعيد الجدول الزمني الهامة أو التكلفة.
الخطوة 6: تحديد النماذج التي سيتم استخدامها في تطوير نظام المبيعات والمشتريات
- في تطوير نظام المبيعات والمشتريات يفضل العديد من محترفي المشتريات استخدام النماذج الموحدة لضمان إدارة المشروع بسهولة أكبر.
- سيضمن تحديد النماذج والأشكال والقوالب التي سيتم استخدامها للمشروع وجود تماسك داخل المجموعات المرتبطة بالمشروع ، وتبسيط العملية ، وتسهيل الإدارة المستمرة للعملية.
- يجب أن يكون لمنصة إدارة دورة العقد القدرة على إنشاء نماذج يمكن للأشخاص عبر المؤسسة وكذلك الأطراف الثالثة استخدامها في عملية الشراء.
- يسهل تحميل برنامج الخوارزمي لادارة المشتريات مجانا من سكاي سوفت إدارة هذه العملية بالكامل.
الخطوة 7: حدد قيود المشروع
- سيساعد تحديد القيود قبل بدء المشروع في ضمان اكتماله بنجاح. إذا لم يتم التعرف على القيود في وقت مبكر ، فقد تعيق إكمال المشروع بنجاح.
- بمجرد تحديدها ، يجب أخذها في الاعتبار في كل خطوة على الطريق حتى اكتمال المشروع.
- على سبيل المثال ، إذا كان الجدول الزمني غير قابل للتفاوض ، فذكره في هذا القسم وسيفهم جميع الموظفين أن الجدول الزمني في الوقت المحدد يجب أن يملي قراراتهم أثناء العملية.
- يمكن أن تتمثل بعض القيود الأخرى المتعلقة بعملية الشراء في التكلفة والنطاق والموارد المحدودة والمواصفات الفنية.
الخطوة 8: قواعد الموافقة على العقد
- يوضح هذا القسم العملية التي سيتم من خلالها الموافقة على العقود.
- قم أولاً بتضمين الخطوات التي تؤدي إلى الموافقة ، مثل مراجعة جميع العطاءات والعروض ، بالإضافة إلى تحليل الخدمة والتكلفة.
- ثم قم بتضمين الأسماء والأدوار والترتيب الذي سيراجع به صناع القرار العقود ويعتمدونها. سيضمن إنشاء سير عمل الموافقة أن تتم مراجعة كل عقد والموافقة عليه بطريقة مناسبة.
- تحميل برنامج الخوارزمي لادارة المشتريات مجانا من سكاي سوفت إمكانيات سير العمل التي تعمل على تبسيط هذه الموافقات لتسهيل الاتفاقيات وأمور الشراء.
الخطوة 9: تحديد معايير القرار
في هذه الخطوة من عملية إدارة المشتريات، حدد بوضوح المعايير التي سيستخدمها مجلس المراجعة لتحديد البائع الذي سينال العقد.
على سبيل المثال، من المحتمل أن تؤثر عناصر مثل قدرة البائع على الوفاء بالجدول الزمني والتكلفة وجودة العمل أو المنتج المعروض وسجل أداء البائع وامتثال كل بائع لطلب تقديم العروض على القرار النهائي.
الخطوة 10: قم بإنشاء خطة إدارة البائع
- يجب أن يكون جزء من خطة إدارة المشتريات هو إدارة البائعين أنفسهم.
- قم بصياغة مخطط تفصيلي لضمان تسليم المنتجات أو الخدمات المطلوبة في الموعد المحدد وبمستويات الجودة المناسبة.
- قم بتضمين عدد المرات التي يجب أن يجتمع فيها مدير المشروع مع قسم المشتريات والموردين ، وكيف سيجتمعون ، والغرض من الاجتماعات ، وما يجب أن يحققه كل اجتماع.
- ستُبقي هذه الاجتماعات مدير المشروع على علم بالتقدم المحرز في المنتجات أو الخدمات المشتراة.
- أخيرًا ، ضع مقاييس أداء لكل بائع مشارك في المشروع.
- صنفها على أساس جودة المنتج أو الخدمة ، وتسليمها من حيث صلتها بالجدول الزمني ، والتكلفة النهائية ، والمقاييس الأخرى المهمة لتقييم أداء البائع في المشروع.
- ستساعد هذه التصنيفات في تحديد المجالات التي يمكن تحسينها في العملية بالإضافة إلى توفير البيانات الهامة عند النظر في البائعين للمشاريع المستقبلية.
- يسهل تحميل برنامج الخوارزمي لادارة المشتريات من سكاي سوفت إدارة هذه العملية بالكامل.
- اقرأ المزيد:افضل برنامج محاسبة مجاني مقدم من شركة سكاي سوفت
- اقرأ المزيد:انظمة محاسبية متخصصة يمكنك الاعتماد عليها ببرنامج الخوارزمي المحاسبي
- اقرأ المزيد:نظم ادارة الموارد البشرية وبرنامج الخوارزمي لإدارة الموارد البشرية HR
- اقرأ المزيد:افضل برنامج محاسبة للشركات الصغيرة الخوارزمي من سكاي سوفت
- اقرأ المزيد:افضل برنامج محاسبة للشركات الصغيرة 2020 من سكاي سوفت