جدول المحتوى
نظام جرد المخزون بات من أهم المهام الاساسية التي تقوم بها الإدارات التي المتعلقة بالمشاريع أو الشركات للتعرف على ما تمتلكه من مواد خام أو منتجات يمكن الاستثمار فيها وبيعها للعملاء.
وخلال مقالنا اليوم نستعرض معكم نظام جرد المخزون والخدمات التي يمكنكم الحصول عليها من سكاي سوفت الخوارزمي.
الجرد
في البداية فإن عملية الجرد تعد بمثابة حساب المواد الخام التي تتواجد في المخازن وهي التي يتم استخدامها في الشركات والمؤسسات المتعلقة بعمليات الإنتاج والتصنيع والتعرف على ما تم بيعه للوقوف على حجم المخزون وما إذا كان كافيًا والتعرف على الوقت الذي قد يحدث فيه عجز لتفادي ذلك.
وفي كثير من الأحيان يتم استخدام جرد المخزون في المشروعات التجارية بداية من المحال الصغيرة وصولًا إلى الشركات الكبرى وقد يختلف الوقت الخاص بإجراء عملية الجرد وفق النوع الذي يتم تحديدها بواسطة إدارة الشركة أو المشروع.
دفتر الجرد
يعتبر بمثابة السجل المحاسبي الذي يُستخدم لتتبع وتسجيل تفاصيل الأصول والمخزون الموجود لدى أي من المؤسسات والشركات المختلفة ويختلف عدد الخانات أو الأعمدة في الدفتر بناءً على احتياجات الشركة وطبيعة الأصول المُجردة لكن عادةً ما يشمل ثمانية خانات.
أنواع نظام جرد المخزون
هناك أكثر من طريقة تستخدمها الشركات في عملية الجرد أبرزها ما يلي :-
الجرد المستمر : يساعد في معرفة الادارة لقيمة المخزون في أي وقت حيث يتم تسجيل كافة عمليات البيع أو شراء المواد في المخزن حيث يتم تعديل البيانات بشكل لحظي.
الجرد الدوري : يتم تحديث القيمة الخاصة بحساب المخزون وذلك بنهاية أي من الفترات الزمنية المحددة أو عندما تقوم الشركة بإعداد قائمة المركز المالي بدلًا من إجراء العمليات مع كل عملية شراء أو بيع ويجري ذلك بشكل فعلي مثلما تتواجد بالمخزن وليس من خلال التسجيل الدفتري فحسب.
الجرد المفاجئ : يتم القيام به بدون وجود تخطيط مسبق لكشف أي من عمليات الاختلاس أو السرقة بجانب التأكد من تواريخ صلاحية المنتجات والتعرف على التالف منها إضافة إلى ذلك التأكد من مطابقة ما هو متواجد في المخزن وما تم تسجيله في الدفاتر.
أهمية نظام جرد المخزون
نظام جرد المخزون يعد من الأدوات الحيوية لإدارة الأعمال بشكل فعال وله اهمية تجعله أساسيًا في الأعمال التجارية منها ما يلي:
تحسين الكفاءة العملية: يساعد نظام جرد المخزون على تحسين عمليات الإدارة والتخطيط للمخزون وهو الأمر الذي يقلل من الفاقد والتكاليف الناجمة عن عدم الدقة في الجرد.
تحسين التخطيط الاستراتيجي: يوفر النظام مجموعة من المعلومات الدقيقة عن مستويات المخزون وسلوكيات الطلب وهو الذي يسهل على إدارة الأعمال من التخطيط للشراء والإنتاج بشكل أفضل.
تقليل التكاليف: بفضل دقة البيانات والتحكم في المخزون يمكن تقليل التكاليف الناجمة عن تخزين السلع الزائدة أو النقص في المخزون.
زيادة رضا العملاء: توفير المنتجات المطلوبة بشكل دقيق وفي الوقت المناسب يساهم في زيادة رضا العملاء وتحسين الخدمة بشكل عام.
تقليل السرقة: يمكن استخدام نظام جرد المخزون لمراقبة حركة المخزون بشكل دقيق مما يقلل من فرص السرقة أو التلاعب بالمخزون.
يمثل نظام جرد المخزون جزءاً أساسياً من استراتيجية إدارة الأعمال لأي منظمة تهدف إلى تحقيق الكفاءة والفعالية في إدارة المخزون وتقديم خدمات ممتازة للعملاء
ما هي شروط الجرد؟
شروط الجرد أو متطلباته تتضمن عدة عناصر أساسية يجب أخذها في الاعتبار عند تنفيذ عملية جرد المخزون، وهي كما يلي:
دقة البيانات: يجب أن تكون البيانات المستخدمة في عملية الجرد دقيقة ومحدثة حيث يتطلب ذلك استخدام برنامج ادارة المخزون أو انظمة جرد موثوقة تمكن من تسجيل ومتابعة حركة المخزون بدقة.
المعايير والإجراءات القياسية: يجب تحديد واعتماد معايير وإجراءات قياسية لعملية الجرد بما في ذلك الطريقة المحددة لعد وتدقيق المخزون والتعامل مع الاختلافات.
التدريب والكفاءة: يجب أن يكون العاملون المشاركون في عملية الجرد مدربين جيدًا على استخدام الأدوات المخصصة للجرد وفهم الإجراءات بشكل كافٍ لضمان دقة العملية.
التوقيت: يفضل إجراء عملية الجرد في وقت يتم خلاله تقليل الأنشطة اليومية في المخزن مما يسهل عملية العد ويقلل من الأخطاء المحتملة.
التدقيق والمراجعة: بعد الانتهاء من عملية الجرد يجب إجراء عمليات تدقيق ومراجعة للتأكد من صحة النتائج والتحقق من عدم وجود أخطاء.
توثيق العملية: يجب توثيق نتائج عملية الجرد بشكل دقيق بما في ذلك أي اختلافات وملاحظات ليتم استخدامها في تحسين عمليات المخزن وتجنب الأخطاء المستقبلية.
بناء على ما تقدم تلتزم عملية الجرد بالدقة والموثوقية ويتم ذلك من خلال تطبيق المعايير والإجراءات المحددة بدقة مع تدريب العاملين وتوثيق النتائج لضمان فعالية العملية بشكل كامل.
ما هو الجرد الفعلي؟
تعد تلك العملية بمثابة تدقيق وعد المخزون المادي للسلع أو المنتجات المخزنة في مكان معين، مثل مستودع أو متجر، بهدف التحقق من دقة السجلات الموجودة في النظام ويتضمن عادةً:
العد الدقيق: يتم القيام به بعد كل سلعة أو منتج واحد في المخزن للتحقق من وجوده وتطابق العدد المخزون مع البيانات الموجودة في نظام إدارة المخزون.
التدقيق والمقارنة: بعد الانتهاء من العد يتم مقارنة الأعداد الفعلية التي تم جمعها خلال العملية مع الأعداد الموجودة في السجلات الإلكترونية ويتم تسجيل أي اختلافات ومعالجتها بشكل مناسب.
توثيق النتائج: يتم توثيق النتائج بدقة بما في ذلك وجود أي من الاختلافات التي تم اكتشافها والأسباب المحتملة لها.
الهدف الرئيسي من تلك العملية يتمثل في تحقيق الدقة المتعلقة بإدارة المخزون وتقليل الفجوات بين البيانات الموجودة في النظام والمخزون الفعلي في الوقت الذي تلجأ فيه كبرى الشركات إلى القيام بتلك المهمة وذلك من أجل السيطرة على الأصول المادية في أي منظمة تعتمد على التخزين والتوزيع.
ما هو الجرد النهائي؟
يشير إلى عملية التدقيق النهائي والمراجعة التي تتم بعد الانتهاء من عملية المراجعة الفورية وتلك العملية تهدف إلى التأكد من دقة النتائج وتوثيقها بشكل نهائي وتتمثل أهم المراحل الخاصة بتلك العملية فيما يلي :-
تحليل النتائج: يتم مراجعة وتحليل النتائج التي تم جمعها أثناء عملية الجرد الفعلي وبعدها مقارنة الأعداد الفعلية التي تم عدّها مع البيانات الموجودة في نظام إدارة المخزون.
معالجة الاختلافات: في حال وجود أي اختلافات بين العد الفعلي والبيانات المسجلة يتم التحقق من الأسباب واتخاذ الإجراءات اللازمة لمعالجة هذه الاختلافات ويمكن أن تشمل الإجراءات إعادة العد أو التحقق من تاريخ الحركات بجانب إمكانية تحديث السجلات إذا لزم الأمر.
إعداد التقارير النهائية: يتم إعداد التقارير النهائية التي توضح نتائج العملية بما في ذلك الأعداد الفعلية والاختلافات المكتشفة والإجراءات المتخذة ويجب أن تكون التقارير دقيقة وشاملة لتوفير صورة واضحة لحالة المخزون.
التوقيع على التقارير: بعد التأكد من صحة النتائج ومراجعتها يتم توقيع التقارير النهائية من قبل المسؤولين المختصين مما يعتبر إغلاقًا رسميًا لتلك العملية.
تحديث النظام: بناءً على النتائج النهائية يتم تحديث نظام إدارة المخزون بالأعداد الدقيقة الناتجة عن العملية لضمان دقة المعلومات المستقبلية وتفادي الأخطاء القادمة.
برنامج ادارة المخزون من سكاي سوفت
يمكنك القيام بكافة أعمال ادارة المخزون بسهولة وكفاءة عالية من خلال استخدام برامج سكاي سوفت المتخصصة، مثل برنامج ادارة المخزون القادر على القيام بعدد من الاعمال مثل جرد المخزون وتوفير التقارير الدورية بحالة المخازن والمستودعات مع تسجيل كافة المعاملات الحسابية المختلفة
احصل على تفاصيل وأكثر وعرض سعر خاص بك من سكاي سوفت
في الاخير وصلنا لنهاية المقالة التي استعرضنا خلالها كافة المعلومات التي تتعلق بنظام جرد المخزون وكشف كافة الأمور المبهمة التي تدور حوله.
اقرأ ايضًا: ما هي مهام ادارة مراقبة المخزون؟
