جدول المحتوى
نموذج جرد المخزون و افضل طرق الجرد لكل انواع الشركات من سكاي سوفت,
هو احد النماذج التي يقدمها برنامج الخوارزمي أحد منتجات شركة سكاي سوفت ، وقبل الحديث عن ذلك فما هي إدارة المخزون هي السيطرة التامة والرقابة على الطلبات مع استخدام المكونات المستخدمة من قبل المنشأة وذلك في إنتاج الأصناف التي تبيعها ، وتعتبر إدارة المخزون فرض السيطرة والرقابة التامة على الكميات من الأصناف والمعروضة للبيع ، كما يعتبر المخزون الخاص بالأعمال هو أحد الأصول الرئيسية ويمثل الاستثمار المربوط وذلك حتى يتم بيع هذا الصنف، كما تتكبد المنشآت كافة التكاليف الخاصة بالتخزين ، وكذلك التتبع مع تأمين المخزون.
يمكن للمخزون الذي يتم إدارته بسوء أن يخلق العديد من المشاكل المالية الكبيرة وذلك لكافة رجال الاعمال، سواء كان ذلك سوء في الإدارة يؤدي إلى التكدس في المخزون أو النقص للمخزون، ومن خلال مقالنا حول نموذج جرد المخزون سنتناول العديد من التفاصيل التي تجعل من العمل يسير بطريقة سهلة ومبسطة ، فقط من خلال برنامج الخوارزمي .
نموذج جرد المخزون 
- نموذج جرد المخزون ، يعد المخزن من تلك الأشياء ذات الأهمية في أي نشاط تجارى سواء كان هذا النشاط كبير او صغير او متوسط .
- لهذا فلا يمكن لأي موظف السماح بصرف المخزون أو إخراجه دون الالتزام التام بالقواعد المعدة من قبل الإدارة لصرف تلك الأصناف من المخزن.
- يستخدم نموذج جرد المخزون في جرد المخازن ، وهى عملية مراجعة للكميات و الأصناف داخل المستودع (المخزن) بطريقة سهلة و منظمة وذلك بفترات زمنية مختلفة وغير متشابهة أو بالشكل المفاجئ وذلك للتأكد من كمية الأصناف والتي تطابقها مع كافة السجلات والمستندات وكذلك الكشوف اللازمة لإكمال وإتمام عملية الجرد بشكل صحيح.
قد يهمك ايضاً: كيفية عمل جرد للمخازن و المستودعات ببرنامج الخوارزمي من شركة سكاي سوفت
نموذج جرد المخزون و أنواع طرق جرد المخزون
تم إعداد نموذج طرق جرد المخزون من قبل مجموعة من المصممين اللذين يتصفون بالخبرة التامة في التصميم والجرد ، تتم عملية جرد المخزون بطريقتان (جرد دوري ، جرد مستمر أو الجرد المفاجئ) :
-
الجرد الدوري:
يتم عمل الجرد الدوري في نهاية السنة المالية وفقاً للتالي : إيقاف كافة العمليات من وإلى المخزن ، يتم التوقف لعمليات الإدخال وكذلك الصرف من وإلى المخزن، تشمل عملية الجرد كافة الأصناف الموجودة داخل المخزن وذلك دون اي استثناء ، وتتم عملية الجرد على كافة الفروع والمخازن التابعة للمنشأة وفي آن واحد ، تتم عملية الجرد وفقاً للكمية الموجودة لكل صنف وكذلك القيمة النقدية له ، يتم تسجيل كافة النتائج الخاصة بالجرد وذلك في الكشف لأعداد الحسابات الختامية وذلك بالميزانية العمومية للمنشأة في أخر العام كما يتم الاحتفاظ بالبيانات الخاصة بــ نموذج جرد المخزون على قواعد البيانات الخاصة بالبرنامج .
-
الجرد المستمر
في هذه الحالة يتم تسجيل الحدث القائم وبدون أي تغييرات فيه ، وتتم عملية التسجيل بصفة فورية عند اكتشافها وكل ذلك للحد من التسجيل للمشتريات في الحساب الخاص المشتريات بدلاً من التسجيل في المخزون لأن الأمر الأكثر صحة هو أن يتم تسجيلها في المخزن ، وذلك لأن البند الخاص بالمشتريات يعتبر بند مصروف، ومن المعهود أن كل صنف لم يتم بيعه لا يمكن أن تصنف من ضمن المصروف بل تصنف من ضمن المخزون، و يعتبر هذا النوع من الجرد أكثر الأنواع شهرة ، حيث تقوم بها المحلات التجارية والمنشآت ، وذلك لأنه لما يتميز به من قلة التكلفة ، فلسهولة ذلك يمكن عملها في أي وقت ، وتمكنك من الاكتشاف لأي عمليات سرقة أو تلفيات في كافة الأصناف داخل المخزن ، وكذلك النقص في الكمية الخاصة بالبضائع والأصناف والمواد بذلك يمكن تفادى أي خسارة ومن النماذج المستخدمة في عملية الجرد نموذج جرد المخزون .
-
الجرد المفاجئ
يتم العمل بهذا النوع من الجرد وذلك بشكل مفاجئ كما يتم العمل به بدون علم مسبق لأي موظف داخل المخازن وذلك للتأكد من الكمية الخاصة بالأصناف داخل المستودعات (المخازن) وهذا سيفيد في: العمل على الاكتشاف لاي عمليات سرقة أو تلاعب وذلك داخل المخزن، التأكد التام من الوضع القائم بالمخزن مع معرفة التلفيات القائمة والصلاحيات لكافة الأصناف، تتم المراجعة التامة لكمية المخزون، يتم من خلال عملية الجرد هذه التأكد بأن الوارد والمنصرف من تلك البضاعة والأصناف يتم تسجيله أولاً باول في كارت الصنف الخاص به ، والتأكد من أن رصيد المخزن متطابق مع الرصيد الدفتري، كما أن برنامج الخوارزمي عن طريق عملية الخوارزمية المحاسبية يمنع أي تلاعب في البرنامج وتساعدك على عملية الجرد بكل سهولة ويسر.
قد يهمك أيضاً:برنامج للمحلات التجارية و ادارة كافة المتاجر يدعم الباركود من سكاي سوفت
فائدة جرد المخزون و المستودعات
من الصعب أن يتم إثبات التلاعب من قبل أي من الموظفين وذلك في المخزون وليس من الصحيح الانتظار لاكتشاف ذلك بمحض الصدفة أو أن تقوم بالمواجهة المباشرة للموظف وذلك بدون وجود أي ادلة على ذلك وللحفاظ على ذلك فيجب عليك القيام بعملية الجرد بصورة دورية وغير منتظمة فعملية الجرد للمخزون بطريقة دورية ستساعدك في الحد من أي عمليات احتيال أو سرقة ، وفي أغلب الأحيان يكون الجرد مباشر ومفاجئ وذلك دون تبليغ اي شخص بذلك كما تساهم عمليات الجرد بــ نموذج جرد المخزون في تحديث كافة الأصناف وذلك بصفة دورية من خلال البرنامج يتم عمل الأرقام التسلسلية لكافة الأصناف وذلك داخل المخزن والمعروف بالباركود ، يمكن الاعتماد من خلال البرنامج على أي من أجهزة الباركود في عمل تلك الأرقام والتي بدورها تعريف كافة الأصناف داخل المخزن مع الكمية ومن ثم يتم تسجيلها في برنامج الحسابات.
عملية مراقبة المخزون و ادارة لمخازن
- دون نموذج جرد المخازن لا يمكنك المطابقة بين الأصناف الموجودة .
- فمن خلال النموذج المعد لذلك يمكنك المطابقة بين المسلسل الرقمي المطبوع عليها ويتم مقارنته بالأصناف الموجودة بالمخازن .
- تضمن لك عملية الجرد عدم الخروج لأى بضاعة من المخزن وذلك دون فاتورة.
- مما تجعل موظفي المخزن يقومون بوضع الأصناف بمكانها الصحيح بالطريقة السهلة والمرتبة سواء لعمليات جرد البضاعة او نقلها للمحلات أو مراجعتها الدورية
- وإذ كان هناك أصناف سهلة النقل أو خفيفة داخل أي مخزن يمكن للموظفين وضعها في الخزانة أو القفص الموجود داخل المخزن.
- مازلنا نتحدث عن برنامج الخوارزمي والدورة الخاصة بجرد المخازن و نموذج جرد المخزون .
قد يهمك ايضاً:برنامج مبيعات ومخازن الخوارزمي المحاسبي من سكاي سوفت
يمكنك برنامج الخوارزمي لإدارة المخازن من المميزات التالية
- يساعد برنامج ادارة المخزون في التأكد أن كافة الفواتير والسندات الخاصة مرقمة بطريقة تسلسلية ويمكنك مراجعتها باستمرار.
- الحفظ التام لجميع الفواتير والسندات على قواعد البيانات الخاصة بكل منها ويمكنك الرجوع إليها في أي وقت وزمان .
- برنامج يدعم اللغتان العربية والإنجليزية .
- يمكنك من خلال الخوارزمي المراقبة للدخول والخروج للموظفين العاملين بالمخزن وكذلك الصلاحيات الخاصة بهم داخل المخزن.
- يتم تسجيل كافة البيانات المتعلقة بالمخزن وكذلك المفاتيح الخاصة به في عهدة من الموظفين .
- يتم تسجيل كافة البيانات الخاصة بالموظفين وذلك خلال البرنامج بالجزء الخاص بالموارد البشرية HR .
- حفظ كافة البيانات الخاصة بالمخزون وكذلك التعاقد مع شركة أمنية .
- يتم وضع كاميرات مراقبة لكافة المخازن .
احصل الآن على منتجاتنا بأسعار مميزة، تواصل معنا الآن لطلب السعر الخاص بك
قد يهمك ايضاً: الدورة المستندية للمخازن و المستودعات و ادارتها بالتفاصيل من سكاي سوفت
نموذج جرد المخزون في الخوارزمي :
- يتوافر نموذج جرد المخزون من خلال العديد من النماذج .
- نموذج طلب شراء للأصناف بالمخزن .
- إذن إضافة مخزون.
- إذن صرف مخزون.
- نموذج تحويل الاصناف بين المخازن .
- نموذج تحويل الأصناف بين الفروع .
- نموذج التحويل بين كافة الفروع من وإلى أي مخزن أو فرع واحد.
- نموذج معد لمحضر الفحص واستلام وجرد البضاعة من أصناف وذلك من المخزون.
- بطاقة الحركة للصنف.
ومن خلال ما سبق فقد تم التعرف على ما هو المخزون وكيفية عمليات الجرد عن طريق نموذج جرد المخزون والمقدم من سكاي سوفت .
اقرأ ايضًا: أفضل برنامج محاسبة للمحلات والمخازن | برنامج مجاني
ما هو جرد المخازن
عملية جرد المخزون تعد من العمليات التي يتم فيها فحص وتسجيل بالإضافة إلى تقييم المخزون المتوفر في كافة المستودعات الخاصة بالشركات والمؤسسات الكبرى في نقاط زمنية معينة.
وتهدف عمليات جرد المخزون إلى التأكد من دقة كافة السجلات والبيانات التي تتعلق بالعدد والتحقق من مطابقتها للكميات الفعلية التي تتواجد في المستودعات.
وخلال عملية جرد المخزون يقوم الفريق المختص بعمليات فحص البضائع المتواجدة في المستودعات بتدوين الكميات التي تتواجد من كل صنف وبعدها البدء في مقارنتها بالسجلات المحاسبية المتعلقة بالمخزون.
في حالة إن كان هناك أي من الاختلافات بين الكميات الفعلية والمسجلة يتم التحقق من الأسباب التي جعلت من تلك الفروقات تظهر وتصحيح الامر بصورة عاجلة.
تجري عمليات جرد المخزون بصورة منتظمة سواء كان الأمر على فترات زمنية محددة مثل نهاية الفترات المحاسبية أو السنة المالية أو بصورة غير دورية فقط عند الحاجة.
على سبيل المثال قد يتم القيام بعملية جرد المخزون قبل إتمام أي من عمليات الشراء الجديدة أو عقب حدوث حالات فقدان لبعض المنتجات.
وباتت عملية جرد المخزون جزءًا هامًا من عملية التحكم في الموارد وإدارة المخازن حيث تساهم في تقليل فقدان المخزون والتحكم في التكاليف وضمان توافر المواد اللازمة وذلك لاستمرارية كافة العمليات التشغيلية.
أنواع جرد المخزون
بالبحث عن أنواع جرد المخزون وجدنا أنه قد تختلف بعض الأنواع باختلاف الطريقة المتبعة في التنفيذ والهدف منها لكن تبقى أبرزها ما يلي :-
الجرد الدوري : أولى أنواع جرد المخزون هي التي تجري في نهاية كل فترة زمنية معينة يتم الاتفاق عليها سواء كانت بنهاية الشهر أو الربع السنوي الأول بجانب إمكانية إتمام الجرد بنهاية السنة المالية ويتم خلاله تسجيل الكميات التي تتواجد في المستودعات.
الجرد الدوري بالعدد: يشمل فحص كافة الكميات التي تتوفر من المنتجات وذلك وفق أي من الطرق اليدوية أو باستخدام الأنظمة التكنولوجية بشكل دوري.
الجرد بالقيمة: وهو الذي يشمل إجراء عمليات الجرد للقيمة المالية للمخزون بدلًا من الكميات حيث تجري عمليات تقدير القيمة بناء على أسعار الوحدة الخاصة بكل صنف على حدة.
الجرد المزدوج: في هذا النوع يتم فحص الكميات والقيم المالية الخاصة بالمخزون في آن واحد الأمر الذي يوفر النظرة الشاملة حول الاوضاع المالية.
الجرد بالتصنيف: يتم تقسيم المخزون إلى بعض الفئات أو التصنيفات مثل المنتجات الاساسية والمواد الخام والمستلزمات ويتم جرد كل تصنيف على حدة.
الجرد وفق الدورة الكاملة: يتم فيه جرد المخزون بأكمله في وقت واحد دون تقسيمه إلى فئات.
تجدر الإشارة إلى أنه يتم تحديد نوع الجرد المناسب وهو الذي يعتمد على الاحتياجات الخاصة بالشركات وطبيعة العمليات والأهداف التي تم وضعها الخاصة بالإدارة في التحكم بالمخزون لضمان دقة البيانات المحاسبية.
كيفية عمل جرد للمخازن
كيفية عمل جرد للمخازن تتطلب القيام ببعض الخطوات لعل من أبرزها ما يلي :-
التخطيط والإعداد: أولى الخطوات التي تتمثل في كيفية عمل جرد للمخازن تحديد الموعد المناسب لعملية الجرد التي تتناسب مع أوقات الانتاج والعمليات مع تحديد الفريق المسؤول عن الجرد وتحديد كافة المهام والمسؤوليات لكل فرد مع إعداد الأدوات والمعدات اللازمة للعملية مثل أوراق الجرد والأقلام وبعض الأجهزة اللازمة.
توثيق المعلومات: الخطوة الثانية يتم فيها اعداد قائمة بجميع المنتجات الموجودة في المخزن مع توثيق المعلومات الخاصة بكل صنف على غرار الرمز والوصف والكمية المتوفرة.
البدء في الجرد: فحص كل صنف في المخزون وتسجيل الكميات المتاحة منه مع استخدام أساليب العد المناسبة سواء بصورة يدوية أو عن طريق استخدام أنظمة الباركود إذا كانت متاحة.
المقارنة والتحقق: يجب عليك مقارنة الكميات المسجلة في الجرد وذلك مع البيانات التي تتواجد في السجلات المتعلقة بالشركة والمؤسسة مع تسجيل الفروقات بين الكميات المسجلة والفعلية لمحاولة توضيح الأسباب وراء أي اختلافات.
تحديث السجلات: واحدة من الأمور التي يجب مراعاتها والقيام بها خلال عملية الجرد تحديث البيانات في السجلات بناء على النتائج النهائية وتصحيح أي أخطاء في البيانات وضمان دقتها.
التقييم واتخاذ الإجراءات: تقييم أداء عملية الجرد وتحديد نقاط القوة والضعف مع اتخاذ الإجراءات التي تسمح بتصحيح أي من المشكلات في المستقبل.
تقديم التقارير: آخر الخطوات الخاصة بكيفية عمل جرد للمخازن اعداد التقارير المفصلة حول نتائج عملية الجرد مع الفروقات الموجودة وتقديم التقارير للادارة وتوجيه السياسات المستقبلية.
خطوات جرد المخازن
خطوات جرد المخازن تتمثل في الآتي :-
التخطيط: حدد موعدًا للجرد وتأكد من توفر الأدوات اللازمة.
التوثيق: قم بإعداد قائمة خاصة بالعناصر والمنتجات المخزنة.
البدء في الجرد: فحص وتسجيل الكميات الموجودة في المخزن.
المقارنة والتحقق: قارن بين البيانات المسجلة بالكميات الفعلية وتحقق من الفروقات.
تحديث السجلات: قم بتحديث البيانات وتصحيح الأخطاء إن وجدت.
التقييم واتخاذ الإجراءات: قيّم العملية واتخذ الإجراءات اللازمة لتحسين العمليات.
تقديم التقارير: قم بإعداد التقارير التفصيلية عن نتائج الجرد وقدمها للإدارة لمعرفة قرارهم.
اقرأ ايضًا : نظام الحضور والانصراف للموظفين – برنامج الخوارزمي لإدارة الموارد البشرية HR
