أهمية إدارة المشتريات.. أهدافها وكيفية تطويرها

ما هي أهمية إدارة المشتريات؟ وكيفية تطويرها؟ باتت من الأسئلة التي يبحث عنها الكثيرين خلال الفترة الماضية وذلك من أجل التعرف على الطريقة التي يمكن بواسطتها أن تساعد تلك الادارة أصحاب الشركات والمؤسسات للوصول إلى الأهداف المنشودة.

وخلال مقالنا اليوم المقدم من سكاي سوفت الخوارزمي نستعرض معكم أهمية إدارة المشتريات بجانب كيفية تطويرها وآثر استخدام التكنولوجيا للارتقاء بالخدمات التي تقدمها ضمن السلسلة الدورية والمستمرة التي نقدمها لكم مؤخرًا.

إدارة المشتريات

يتم تعريف ادارة المشتريات تلك الإدارة يعني أنها المسؤول الأول عن التخطيط الذي يسبق توفير مجموعة من الأحتياجات الخاصة بالمؤسسات وبعدها إجراء الرقابة عليها وهو ما يصب في تحقيق الأهداف وأداء الوظائف الخاصة بالشركات على أكمل وجه.

وبناء على ذلك يمكن الإشارة إلى أن تلك الإدارة تقوم بتركيز جهودها وذلك من أجل إتمام عمليات الشراء بالكميات المطلوبة مع ضمان الجودة المثالية وكذلك السعر الأنسب وكافة الاوقات المحددة ومصادر التوريد الأفضل.

أهمية إدارة المشتريات

وعن أهمية إدارة المشتريات فإنها تعد بمثابة العنصر الرئيسي الذي يتم استخدامه لتحقيق الاستدامة والوصول إلى أفضل النتائج وباتت خلال الفترة الأخيرة حلقة الوصل بين المدراء وكافة الأقسام الاخرى وذلك لتسيير طبيعة العمل وممارسة الأنشطة بشكل سليم.

بجانب أن إدارة المشتريات تساهم في ضمان سير العملية التشغيلية داخل أي من المؤسسات وتوفر الاحتياجات من أفضل مصادر التوريد المتاحة وتدعم المؤسسة لتقديم الخدمات والسلع المتكاملة عن طريق إيجاد البدائل المناسبة التي تتاح في الأسواق خاصًة أن التكاليف الخاصة بالمشتريات تتراوح بين 50 إلى 70% من جملة المبيعات في غالبية المؤسسات.

وتكمن أهمية إدارة المشتريات بشكل تفصيلي منمق في الآتي :-

التنسيق مع الإدارات المختلفة : تساهم تلك الإدارة في الوصول إلى التنسيق المباشر مع إدارات الشركة المختلفة سواء المبيعات أو التسويق بجانب التواصل مع إدارة التصنيع والانتاج للمساهمة في ضمان إتمام العمليات التي تشترك بين كل هذه الإدارات المختلفة بكفاءة عالية.

الاتفاق على الطلبيات : تعمل تلك الادارة على اتقان فنون التفاوض مع الموردين وذلك لضمان الحصول على أفضل شروط خاصة بشراء المنتجات أو التعاقد على توريد بعض الطلبيات الكبرى وانتقاء الجهات الموثوقة والمعتمدة وفق جمع كافة المعلومات والبيانات الهامة حول السمعة والمصداقية وتكاليف المشتريات لاتخاذ القرارات المستنيرة.

التوازن بين العرض والطلب : التحديد الدقيق لكافة الاحتياجات الخاصة بالشراء من المواد وكذلك المنتجات بناء على حجم المبيعات الفعلية والمتوقعة للشركات خلال فترات زمنية معينة يؤدي إلى تحقيق التوازن بين العرض والطلب.

الامتثال للقوانين : تلعب تلك الادارة دورًا كبيرًا في تنظيم عمليات المشتريات الخاصة بالتشريعات الضريبية وكذلك الجمركية والوصول إلى الصيغة المناسبة قبل أعمال التفتيش من الجهات المسؤولة ما يضمن جودة المواد المستخدمة في عمليات التصنيع والإنتاج.

تحسين الأداء المالي : واحدة من أهم المزايا التي تأتي بها تلك الإدارة أنها تحسن من الأوضاع المالية الخاصة بالشركات والمؤسسات عن طريق توفير تكاليف المشتريات وتقليل الهدر.

تنظيم ادارة المشتريات

عملية تنظيم إدارة المشتريات تمر بالكثير من الخطوات أبرزها ما يلي :-

تحليل الاحتياجات: أولى الخطوات الخاصة بعملية تنظيم إدارة المشتريات تتمثل في ضرورة تقييم الاحتياجات الفعلية للمواد والخدمات بناءً على خطة الإنتاج أو متطلبات التشغيل بجانب استخدام البيانات القديمة للوصول إلى التوقعات المستقبلية لتحديد كميات الشراء المطلوبة وفق أسس علمية وخطوات مدروسة.

اختيار الموردين : عقب الانتهاء من عملية تحليل الاحتياجات جا الدور على اختيار الموردين الأكثر ثقة في الثقة وخضوعهم لبعض المعايير من أجل الانتقاء بعناية سواء فيما يخص جودة الخدمات المقدمة بواسطتهم والأسعار وكذلك الموثوقية وما إذا كانوا قادرين على توفير متطلبات الشركة بصورة سريعة.

التفاوض وتوقيع العقود : يتم التفاوض حول الشروط الممكنة والأسعار التي يتم بواسطتها الحصول على البضائع وبعدها في حالة الاتفاق والوصول لصيغة ترضي الطرفين يتم إعداد العقود المفصلة التي تتضمن كافة الشروط والأحكام والتوقيع عليها.

إصدار أوامر الشراء ومتابعة الطلبات: تقوم تلك الادارة بإعداد وإصدار كافة الأوامر الخاصة بالشراء وفق مجموعة من العقود والاتفاقيات التي سبق وأن تم توقيعها مع الموردين وبعدها يتم متابعة حالة الطلبات والتأكد من تنفيذها وفقًا لما هو منصوص عليه.

استلام المواد والخدمات: عند القيام بكل هذه الخطوات أعلاه يأتي الدور على استلام المواد والخدمات التي تم شرائها وتخضع بعدها للفحص من أجل ضمان مطابقتها للمواصفات والجودة المطلوبة.

اهداف ادارة المشتريات

أما عن الأهداف التي تأتي بها تلك الادارة فإنها تتمثل في الآتي :-

توفير احتياجات المؤسسة : أولى الأهداف التي تأتي بها تلك الإدارة أنها تساعد في توفير كافة الاحتياجات الخاصة بالمؤسسة من مواد وخدمات خاصة بدعمها في تحقيق الأهداف واتمام كافة المهام الخاصة بها بالصورة المثلى.

تكلفة منخفضة وجودة عالية : واحدة من أهم ما تصبو إليه إدارة المشتريات الوصول إلى أفضل الصفقات المتعلقة بالشراء المعروفة بإسم ” الصفقات الاقتصادية ” مع ضمان السعر مقابل الجودة والخدمات المقدمة.

دعم التنافسية : تسهل إدارة المشتريات من عمليات دعم التنافسية وذلك بواسطة توفير باقة من أفضل المواد التي يمكن أن تقوم بواسطتها الشركة بالمنافسة في السوق وهو ما يجعلها تحظى بحصص سوقية أكبر مما كانت عليه في السابق.

بناء شبكة علاقات مع قوية الموردين : تهدف تلك الادارة إلى بناء شبكة العلاقات الطيبة مع الموردين في السوق وذلك لضمان أن يعود ذلك بالنفع على المؤسسة من عدة جوانب.

التنسيق مع الإدارات الأخرى : التنسيق المنظم مع الإدارات المختلفة يساهم في إتمام العمليات المشتركة بكفاءة عالية وهو ما تقوم به إدارة المشتريات.

إعداد كوادر مستقبلية : من بين الأهداف المتعددة التي تأتي بها الإدارة وهي التي لا يذكرها الكثيرون أنها تساهم في إنشاء مجموعة من الكوادر المتخصصين في عملية الشراء ويمكن الاعتماد عليهم بواسطة الشركة لضمان استمرار العمل بكفاءة ودقة كبيرة.

كيفية تطوير ادارة المشتريات

وعن الكيفية التي يمكن بواسطتها تطوير ادارة المشتريات فإنها تأتي وفق ما يلي :-

الرقابة على الأداء : أولى خطوات تطوير الإدارة تتمثل في ضرورة الرقابة على كافة الانشطة وذلك لتحديد نقاط القوة والضعف وقياس تحليل النتائج التي يتم التوصل إليها مقارنة بما هو مطلوب ما يؤدي إلى الوصول لما تصبو إليه الشركة وتتم تلك الرقابة عن طريق أنظمة تقييم الأداء الذي تحدد معاييره بناء على الأهداف التي تم وضعها قبل بدء المشروع ومقارنة ما تم تحقيقه وما هو موضوع من البداية.

الاستفادة من التجارب السابقة : من أبرز إجراءات التطوير الخاصة بإدارة المشتريات تتمثل في ضرورة الاستفادة من الخبرات والتجارب السابقة وتسليط الضوء على مجموعة من الجوانب الإيجابية والسلبي والبحث عن إيجاد الحلول لكافة المشكلات المتكررة قبل حدوثها.

تصحيح مسار الانحرافات : عمليات البحث والاستقصاء التي يتم القيام بها والمقارنات تساهم في تحديد مجموعة من الانحرافات وتفسيرها بل وتحديد المراكز المسؤولة عن كل انحراف ومن ثم يتم اتخاذ باكورة إجراءات تصحيحية لمتابعة ما تم تنفيذه وتعديله إن لزم ذلك.

تطوير مهارات مسئولي المشتريات : من الأمور البالغة الاهمية ضرورة تطوير مهارات وإمكانيات فريق عمل القسم حيث يتوجب أن يكون كل شخص مسؤول عن المشتريات يتحلى ببعض السمات أبرزها القدرة على اتخاذ القرار وامتلاك مهارة المساومة وفهم طبيعة المواد والأصناف المشتراة وأن يكون ايضًا على دراية باحوال السوق وتقلباته.

إدارة المشتريات من سكاي سوفت الخوارزمي 

تتيح سكاي سوفت الخوارزمي فرصة الحصول على مجموعة من الخدمات لعل من أبرزها إدارة المشتريات لذلك لا تفوتوا الفرصة وبادروا بالتواصل معنا للحصول على كل ما نقدمه بأفضل الأسعار.

ختامًا، وصلنا لنهاية المقالة التي استعرضنا فيها أهمية إدارة المشتريات بجانب توضيح كيفية تطويرها ومدى المكاسب التي تمد بها الشركات والمؤسسات.

اقرأ ايضًا : تعرف على انواع نظم المعلومات المحاسبية وأهميتها