من أهم الإجراءات الضرورية في مختلف الشركات الكبيرة والصغيرة هو القيام بعمليات الجرد للمستودع، مما يوضح لنا أهمية استعمال نماذج جرد المستودعات في كل هذه المخازن، بالإضافة إلى أن عمل هذه النماذج يجعل الشركة في حالة أمن.
وإن هذه البرامج لا يتم استعمالها مع الشركات الكبيرة فقط، بل إن الكثير من الشركات المختلفة مهما كانت كبيرة أو صغيرة تقوم باستعمال هذه الأداة لأنها تضمن لها العمل بطريقة آمنة، وبشكل جيد، وبدون عقبات أو أخطاء.
نماذج جرد المستودعات
عملية الجرد لأي مستودع تعتبر هي العملية التي يتم من خلالها حساب المواد الخام، وأي نماذج جرد المستودعات في أي شركة تقوم بتنظيم هذه المواد بناءً على أهميتها في المستودع ليتعرف على التوقيت المناسب للحصول على منتجات أخرى غيرها، ولذلك فإن موقع سكاي سوفت يوضح لنا أهمية هذه البرامج مع الشركات والمؤسسات.
وإن مهمة نماذج جرد المستودعات أنه يعمل على إخبار الشركة بأن المستودع قد نفذ من بعض المنتجات، وأنه من الضروري شراء الجديد من هذه المنتجات، وحينها يكون المخزون غير كافٍ، وأيضًا هذا النموذج يكون مفيدًا للتعرف على ما إذا كان المخزون به عجز أم لا.
وكما ذكرنا أن الجرد يستخدم في كل المشروعات مهما كانت صغيرة أو كبيرة، كما أن الجرد يكون مختلفًا بناءً على النوع الذي يعمل كل مشروع على تحديده.
إقرأ أيضًا: أفضل طرق عمل جرد نموذج جرد المخزون الفعلي
ما هي أنواع الجرد؟
إن وضع نماذج جرد المستودعات ليس أمرا عشوائيًّا، بل يوجد أكثر من نوع لعمل الجرد، فمثل النموذج المستخدم في برنامج الخوارزمي للذهب والمجوهرات ليس هو نفسه النموذج المستخدم في برنامج الخوارزمي للتفصيل والخياطة، وما إلى ذلك من البرامج المتنوعة، التي يتم اختيارها بناءً على أنواع الجرد، والتي تتمثل في الآتي:
الجرد المستمر
هذا النوع مشهور جدًّا، وهو الذي يساهم في التعرف على القيمة الخاصة بالمخزون في أي توقيت مباشرةً، وهذا من خلال التسجيل لكل عملية شراء أو بيع قد تمت في أي وقت للمخزون الموجود في الشركة، وحينها يتم التعديل على البيانات، ويمكننا أن نطلق على هذا النوع من الجرد أنه الجرد اليومي، والذي من خلاله يتابع الموظفين حركة سير الشركة بأمان يوميًّا بدون ترك مساحة للغفلة.
الجرد الدوري
هذا نوع آخر من أنواع الجرد للمخزون، والذي من خلاله يتم التعرف على قيمة المخزون النهائية في وقت معين، أو فترة زمنية معينة، وفي هذا الوقت تعمل المؤسسة على إقامة مركز مالي للشركة في هذه الفترة، حيث تضم بيانات نهائية عن أهم عمليات الشراء والبيع الواردة خلال هذه الفترة.
وهذا النوع من أنواع الجرد يعتبر من الأنواع الفعالة، حتى مع إقامة الجرد المستمر، فإنه من الأفضل عمل الجرد الدوري خلال فترة زمنية محددة أيضًا، لأنه يعمل على تثبيت النسب المطلقة من الجرد الدوري، ويعمل أيضًا على مراجعة هذا النوع اليومي، لأن الخطأ وارد.
ويوجد هذا النظام إلكترونيًّا أيضًا مثل بقية الأنظمة، فإنه لا يعمل فقط من خلال التسجيل الدفتري، ومن الأفضل تسجيل النتائج على البرنامج الإلكتروني، وعلى البرنامج الدفتري، وهذا للمحافظة على المعلومات بأكبر شكل ممكن.
الجرد المفاجئ
أما عن هذا النوع فهو من الأنواع المعروفة في مجال الجرد أيضًا، ويعمل على مفاجأة الموظفين، حيث إن الإدارة تتوجه إلى عمليات الجرد بدون تبليغ مسبَّق، وهذا في الأغلب ما يتم لاكتشاف سرقة، أو إفلاس أو للتحقق من الشكوك حول موظف معين، أو التحقق من صلاحية بعض المنتجات، والجرد لكل المنتجات التالفة، ومطابقة بعض المنتجات المتواجدة بالمخزن بالمنتجات المسجلة في نظام الجرد الإلكتروني أو الدفتري.
ما هي أهمية الجرد؟
من الجدير بالذكر أن عمل نماذج جرد المستودعات هو أمر ضروري، وهذا لأنه يوفر الكثير من المميزات والمهام التي تندرج في الآتي:
- التعرف على إجمالي أرباح المخزون، والربح هو القيمة الفارقة بين سعر المنتج الخام، وبين تكلفة المنتج المباع.
- توضيح مركز الشركة المالي، وتوضيح ما تمتلكه من بضائع ومنتجات، والتعرف على التوقيت المناسب لزيادة المخزون من عدمه.
- العمل على كشف الاختلاس أو السرقات، لأنه يعتبر نظام يراقب ما يتواجد في المخزن مع ما يكتب في النموذج.
- يساعد الموظفين على عمليات الترتيب والتنظيم في المخازن.
ما هي أفضل طريقة للجرد؟
هناك أكثر من طريقة لعمل جرد المخزون، والطريقة يتم استعمالها بناءً على اختيار الشركة للنظام المناسب لها، وهذه أهم طرق الجرد والتعرف على أفضل طريقة:
طريقة الحساب من خلال الداخل أولا خارج أولا، وهذه الطريقة التي تلجأ لها الكثير من الشركات لتخزين المنتجات لفترة كبيرة بسعر بسيط، وعندما يعلو سعرها يتم بيعها، ومن الممكن أن تحقق هذه الطريقة ربحًا أكبر لأن المنتجات في الأغلب يزداد سعرها بعد فترة من الزمن، وهذا سيحقق لك ربحًا أكبر.
في حين أن الطريقة الثانية وهي طريقة الداخل أخيرا خارج أولا، والتي تعتمد على شراء المنتج غالي الثمن حتى لا يتلف أثناء تخزينه ثم بيعه، فإنها طريقة تحقق ربحًا أقل، وهذا بسبب عدم وجود فارق كبير بين المنتجات في فرق التوقيت.
