جدول المحتوى
من خلال برنامج الخوارزمي لإدارة الموارد البشرية (HR) احد منتجات “شركة سكاي سوفت” ، فيعرف الكثيرون الطريقة التقليدية لتتبع وقت الموظف على انه التوقيع عند الدخول والخروج من العمل ولكن هذه ليست سوى طريقة سطحية لتحديد تتبع الوقت لأنها تنطوي على أكثر من ذلك بكثير بالإضافة إلى ذلك، هناك عدة طرق لإجراء هذا التسجيل دعنا نستعرض ما هو وقت الموظف وتتبع الحضور وما يعنيه من خلال نظام الحضور والانصراف للموظفين.
نظام الحضور والانصراف للموظفين
ماذا يعني “تتبع الوقت والحضور”؟
- تتبع الوقت، الذي يسمى أيضًا تتبع الحضور، في الشركة هو عملية حساب الساعات التي عمل بها كل موظف من موظفيها .
- وكيف تم توزيعها طوال يومهم؟
- وهذا يشمل الساعات بين الدخول والخروج من مكان العمل ، بالإضافة إلى ساعات العمل الإضافية والساعات التي لم تكتمل ، لأي سبب من الأسباب.
أفضل طريقة للحفاظ على التحكم في الوقت
- من خلال نظام الحضور والانصراف للموظفين ، فعلى الرغم من أن مفهوم تتبع الوقت يبدو مثل التوقيع الذي نعرفه .
- إلا أنه لا يعني أنه لا يجب تحديث طريقة تحقيق ذلك.
- في السابق ، عندما وقع العامل عند دخول وظيفته وتركها ، وقع عليها يدويًا باستخدام ورق وقلم جيد.
- على الرغم من وجود شركات لا تزال تفعل ذلك ، إلا أن هذا النظام يضيف كمية زائدة من العمل غير الضروري على الإطلاق.
- تخيل جميع الأوراق والوثائق الإضافية إذا كنا نتحدث عن شركة كبيرة إلى حد ما ، مع وجود موظفين كثيرين إلى حد ما.
- علاوة على ذلك ، تخيل عدد التقارير اللاحقة ومهمة تنظيم بروتوكولات تتبع هذا الوقت.
نظام حضور وانصراف الموظفين
- نظام حضور وانصراف الموظفين ، في الوقت الحاضر ، هناك العديد من الأجهزة.
- وأنظمة التسجيل التلقائي المتاحة لتحديث المعلومات في وقت واحد وفي نفس الوقت.
- الذي يشير فيه الموظف إلى وصولهم أو مغادرتهم.
- لقد تحدثنا عن أنظمة مثل:
- برنامج الخوارزمي لإدارة الموارد البشرية (HR).
- وتطبيقات أجهزة الكمبيوتر وحتى الهواتف المحمولة ، وكشف بصمات الأصابع ، والرموز الشخصية وغير القابلة للتحويل .
- والقياسات الحيوية أو أنظمة التقارب من خلال البطاقات ، وحلقات المفاتيح أو الأساور.
- باستخدام هذه التقنيات ، يمكن للشركة إدارة وقت موظفيها بشكل أفضل دون الحاجة إلى قضاء المزيد من الساعات في هذه العملية.
- بالإضافة إلى ذلك ، فإن برنامج الخوارزمي يسمح لك بتتبع الوقت .
- كما يقدم خدمات أخرى مثل برامج إدارة الرواتب أو القدرة على حل الحوادث بسرعة أكبر.
- في الأساس ، إنها أفضل طريقة لتحسين إدارة الموارد البشرية .
- لأن كل صاحب عمل لديه هدف لتحسين الوقت الذي يقضيه في عمليات مثل إدارة الرواتب.
نظام الحضور والانصراف
ما هو الوقت وتتبع والتوقيع؟
- نظام حضور وانصراف الموظفين، تتبع الوقت هو بالضبط ما يبدو عليه: لتتبع ساعات العمل لكل موظف.
- هذا مفيد لكل من الموظف والشركة.
- مع تتبع الوقت ، يمكن للموظف التأكد من أنه لا يعمل لساعات إضافية لن يتم دفع أجر لها.
- ويمكن للشركة التحكم في مشكلة التغيب عن العمل وتوفير الوقت في إدارة الجداول الزمنية ، ومواكبة التواريخ ، من بين أمور أخرى.
- مع نظام حضور وانصراف الموظفين ، يجب على الموظف تسجيل الدخول في جميع مخارجهم وإدخالاتهم .
- حتى تلك التي تحدث أثناء فترات الراحة الإلزامية.
- هذا مفيد بشكل خاص لمعرفة الساعات التي يقضيها الموظف حقًا في العمل وتطوير مهامه .
- بهدف قياس الإنتاجية واتخاذ .
- يساعد الاستخدام لبرنامج الحضور للموظف إدارة هذه العمليات على تبسيط عملك.
- يعمل التتبع للوقت أيضاً كأداة لإدارة الرواتب .
- حيث إنه مصدر مهم للمعلومات.
- باستخدام نظام حضور وانصراف الموظفين ، يمكنك تحسين تنظيم الشركة ، وفي الوقت نفسه ، تحسين إنتاجية مكتبك.
المزايا للتحكم بالوقت في الشركة
- الإضافة إلى كافة الفوائد التي ناقشناها بالفعل.
- فإن تنفيذ تتبع الوقت والحضور في الشركة يعني القدرة على معرفة الموظف الذي يشغل منصبه في أي وقت.
- هذا مفيد ، على سبيل المثال ، في حالة حدوث حالة طوارئ.
- يمكنك أيضًا جعل الجداول المرنة أسهل ، بالإضافة إلى إدارة التحولات بمجرد إلقاء نظرة على الصفحة التي تتضمن جداول جميع العاملين .
- وهذا مفيد بشكل خاص إذا كانت شركتك لديها معدل دوران مرتفع للموظفين.
- أخيرًا ، إنها أيضًا طريقة جيدة للحصول على عدد الساعات التي تدين بها الشركة للموظف.
- أو تلك التي يدين بها الموظف للشركة.
- في العديد من الأماكن حول العالم ، بما في ذلك في المملكة العربية السعودية .
- يعد تتبع الوقت والتوقيع إلزاميًا للشركات والموظفين على حد سواء.
نظام الحضور والانصراف
العيوب المحتملة للسيطرة على الوقت في الشركة
- العيب الأكبر هو الرفض الذي قد يشعر به الموظف في مواجهة إجراء التحكم هذا .
- من خلال التفكير في وجود المزيد من المراقبة خلال ساعات العمل.
- إذا تم إجراء هذا التغيير في شركتك ، يجب عليك التأكد من أن الطريقة التي توصل بها داخليًا هي الطريقة الصحيحة .
- مع التأكيد دائمًا على الفوائد التي يوفرها هذا النظام للموظفين.
- إذا لم تقم بإيصالها بشكل صحيح ، فقد يفقد موظفوك ثقتهم بك وأيضاً دافعهم للأداء.
مزايا برنامج الخوارزمي
- نظام الحضور والانصراف للموظفين، سجّل ساعات عمل موظفيك ، وحسّن الإنتاجية داخل شركتك .
- وقلل التغيب عن العمل باستخدام برنامج الخوارزمي .
- إنشاء تقارير مخصصة.
- قم بتنزيل تقرير ملخص شهري لإجمالي ساعات العمل لجميع موظفيك.
- تتبع وقت الموظف.
- تطبيق الدخول.
- السماح إلى الموظفين بالتسجيل للدخول والخروج من خلال مسح رمز الاستجابة السريعة من أجهزتهم المحمولة.
- تحديد الموقع الجغرافي.
- في كل لحظة ، تعرف من أين يسجل الموظفون الدخول والخروج.
- تقارير وتحليلات الموارد البشرية.
- إنشاء تقارير مخصصة استنادًا إلى بيانات شركتك واتخاذ قرارات أفضل بشأن القوى العاملة وأعمالك.
وماذا أيضاً عن برنامج الخوارزمي
- تقارير مخصصة.
- إنشاء العديد من التقارير التي تحتاج إليها.
- لوحة التقارير.
- تخصيص لوحة التقارير الخاصة بك.
- الهيكل التنظيمي.
- إنشاء المخطط التنظيمي الخاص بك تلقائيًا.
- مدير المستندات.
- كافة وثائق المنشأة والموظف في إدارة جميع المستندات الخاصة بك.
- كشوف المرتبات والعقود والإجازات المرضية والهويات …إلخ .
- كل وثيقة موظف شخصي.
- وثائق الشركة.
- شارك الوثائق الخاصة بالعمل المهمة وذلك مع موظفيك.
- توقيع إلكتروني.
- اطلب التوقيع الرقمي من موظف واحد أو أكثر لأي مستند بطريقة سهلة وآمنة وسريعة.
- توقيع الموظف.
- أرسل المستندات لموظفيك والتي تحتاج للتوقيع.
- برنامج معتمد من الهيئة العامة للزكاة والدخل .
- برنامج آمن .
- يلبي المتطلبات الخاصة بالأمان الأكثر صرامة.
نظام الحضور والانصراف
ملخص الرواتب من خلال نظام حضور وانصراف الموظفين
- لا تنس قضاء الوقت في تسجيل جميع الحوادث التي تؤثر على كشوف مرتبات شركتك ، سيقوم نظام حضور وانصراف الموظفين بذلك نيابة عنك.
- المكملات ، التعيينات الجديدة ، الإنهاء …إلخ.
- جميع حالات الرواتب الخاصة بك محدثة ومدرجة في مكان واحد.
- ملخص الحوادث
- تنزيل كافة المعلومات وذلك في برنامج Excel في أي وقت.
- جمع تلقائي.
- بوابة الموظف
- مساحة مخصصة لكل موظف حيث يمكنهم إدارة جميع معلوماتهم الشخصية ووثائقهم وأيام العطلات وغيرها من الميزات.
- برامج الإجازات والغياب.
- اسمح لموظفيك بإدارة عطلاتهم وغيابهم.
- الملف الشخصي والمستندات.
- كافة المعلومات وكذلك الوثائق الشخصية للموظفين.
- الأحداث والتواصل.
- موظفوك دائماً على الاطلاع الدائم بما يحدث في عملك.
برنامج الخوارزمي لإدارة الموارد البشرية يتميز بــ نظام الحضور والانصراف للموظفين والذي بدوره يضمن لك إدارة وقت العمل بكل سهولة ويسر.
- اقرأ المزيد: برنامج للمحلات التجارية الصغيرة والكبيرة و برامج نقاط البيع pos من سكاي سوفت
- اقرأ المزيد: أفضل برنامج محاسبي للمشروعات الصغيرة و المتوسطة الخوارزمي من سكاي سوفت
ما هو نظام الحضور والانصراف للموظفين؟
يعتبر نظام الحضور والانصراف الخاص بالموظفين من الأنظمة التي تستخدم وذلك لتسجيل وتتبع كافة العمليات الخاصة برحيل الموظفين عن مكان العمل.
حيث يهدف ذلك النظام إلى تحقيق مجموعة من الأهداف لعل من أبرزها تحسين الادارة الفعالة للموارد البشرية بجانب ضمان الانضباط والانتظام في العمل وتقديم البيانات الدقيقة للرواتب والمزايا مع ضمان التوافق مع كافة اللوائح والسياسات الداخلية والتشريعات العملية.
ويعتمد نظام الحضور والانصراف للموظفين على بعض الأدوات وكذلك التقنيات الخاصة بتسجيل وتتبع الوقت الذي يتم قضائه بواسطة الموظف في مكان العمل.
ولعل من أبرز الأدوات والتقنيات التي تستخدم في نظام الحضور والانصراف للموظفين ما يلي :-
أجهزة البصمة: أولى الأدوات والتقنيات المستخدمة في نظام الحضور والانصراف للموظفين اجهزة البصمة تلك التي تعتمد على بعض التقنيات المتمثلة في التعرف على الوجه لتسجيل حضور وانصراف الموظفين بسهولة ويسر.
البطاقات الذكية والمغناطيسية: تلجأ بعض الشركات إلى اعتماد البطاقات الذكية والمغناطيسية في نظام الحضور والانصراف للموظفين حيث يتم تمريرها عبر جهاز قارئ لتسجيل مواقيت القدوم للعمل والرحيل.
التطبيقات الإلكترونية: في بعض الأحيان تستخدم بعض المؤسسات تطبيقات الهواتف الذكية وذلك من أجل تسجيل عمليات الحضور والانصراف بسهولة مع وجود بعض الخيارات الاضافية ابرزها تحديد الموقع الجغرافي للتأكد من وجود الموظف في مكان العمل.
أجهزة الاستشعار الذكية: تلك الأجهزة تعتمد على مجموعة من التقنيات وهي التي تحدد وجود الموظف في الموقع عن طريق استشعار الحركة أو الاتصال بشبكة الواي فاي في الشركة.
تجدر الاشارة إلى أن نظام الحضور والانصراف للموظفين يتيح توليد وإنشاء بعض التقارير والبيانات المفصلة حول الحضور والانصراف الخاص بكافة الموظفين بما في ذلك ساعات العمل والإجازات التي يتم الحصول عليها بجانب ساعات التأخير والغياب ما يساهم في اتخاذ مجموعة من القرارات الإدارية.
كما أن نظام الحضور والانصراف للموظفين يسهل من قدرة إدارة الموارد البشرية على تحسين طبيعة العمل ويتيح حساب الرواتب والمزايا والحوافز بشكل دقيق وفعال.
ما أهمية نظام الحضور والانصراف للموظفين
إجابة سؤال ما أهمية نظام الحضور والانصراف للموظفين تتمثل في الآتي :-
تسجيل الحضور والانصراف بدقة: يساعد ذلك النظام على تسجيل وتتبع كافة الساعات الخاصة بالحضور والانصراف لمختلف الموظفين في الإدارات المختلفة للشركة بدقة كبيرة الأمر الذي بدوره يسمح بضمان عدم وجود تلاعب في البيانات وتحقيق الشفافية.
إدارة الموارد البشرية بفاعلية: يعمل النظام على توفير بعض المعلومات الدقيقة والصحيحة حول الحضور والانصراف الخاص بكافة الموظفين الأمر الذي بدوره يلعب دورًا في تسهيل عمل إدارة الموارد البشرية وتوزيع المهام بناءً على الاحتياجات الفعلية للعمل.
زيادة الانضباط في العمل: تسجيل ساعات الحضور والانصراف بدقة يشجع الموظفين على الالتزام بمواعيد العمل وتقديم أداء جيد ويزيد من الانضباط.
حساب الرواتب والمزايا: واحدة من أكثر الأمور أهمية هي توفير النظام بعض البيانات الدقيقة الخاصة بساعات العمل الاضافية التي قام الموظف بأداء مهامه فيها مما يسهل حساب الرواتب والمزايا والحوافز بدقة وفعالية.
متابعة الأداء وتقييمه: يمكن استخدام البيانات الخاصة بعمليات الحضور والانصراف لمتابعة أداء الموظفين وتقييمهم وتحديد الفعالية في العمل.
الامتثال للقوانين والتشريعات العمالية: يساعد النظام في ضمان الامتثال لكافة القوانين والتشريعات العمالية المتعلقة بساعات العمل والإجازات والغيابات.
باختصار فإن نظام الحضور والانصراف بات من الأدوات الأساسية التي تلعب دورًا كبيرًا في تحقيق الفعالية والكفاءة في بيئة العمل ويساهم في تحقيق الأهداف الخاصة بالمنظمة وتطويرها.
سياسة الحضور والإنصراف للموظفين والقواعد المحددة لها
سياسة الحضور والانصراف للموظفين تعتبر مجموعة من الإجراءات تلك التي تحدد ساعات العمل والغياب بجانب الإجازات في المؤسسات المعينة.
وكما سبق وأن ذكرنا فإنها تهدف إلى توضيح المتطلبات الخاصة بالموظفين فيما يخص عملية القدوم إلى العمل ووقت الرحيل عقب الانتهاء من المهام المطلوب تنفيذها ما يساهم في تنظيم ساعات العمل.
وتتضمن سياسة الحضور والإنصراف للموظفين عادةً ما يلي:
ساعات العمل: تحدد السياسة عدد ساعات العمل الرسمية الخاصة بكافة الشركات والمؤسسات بما في ذلك بداية ونهاية اليوم العمل وساعات الراحة.
الحضور والانصراف: تعمل على توضيح كيفية تسجيل حضور وانصراف الموظفين وفق مختلف الطرق والوسائل سواءً عن طريق أجهزة البصمة أو التسجيل الإلكتروني أو غيرها من الوسائل الاخرى.
الإجازات والعطلات: تنص السياسات المتحكمة في الحضور والانصراف على أنواع الإجازات المتاحة للموظفين مثل الإجازات السنوية، والإجازات المرضية، والإجازات الرسمية، وكيفية طلبها والاستحقاق لها.
الغياب والتأخير: واحدة من السياسات المتعلقة بالموضوع ذات الصدد الإجراءات المتبعة في حالة الغياب غير المبرر أو التأخير عن الحضور إلى العمل.
العقوبات والتدابير التأديبية: تشير السياسات المنصوص عليها إلى حجم العقوبات المحتملة للموظفين في حالة تجاوزهم لقواعد الحضور والانصراف والتدابير التأديبية الممكنة.
الامتيازات والمكافآت: واحدة من السياسات التي تقوم الشركات بتوفيرها المكافآت والامتيازات المرتبطة بالحضور المنتظم والأداء المتميز.
أهم مميزات نظام الحضور والانصراف للموظفين
أهم مميزات نظام الحضور والانصراف للموظفين تتلخص في الآتي :-
توثيق ساعات العمل: أولى أهم مميزات نظام الحضور والانصراف للموظفين لتسهيل توثيق ساعات العمل لكل موظف مما يسهل عملية تتبع الحضور والانصراف وتحديد الغيابات والتأخير.
زيادة الشفافية: يجعل نظام الحضور والانصراف عمليات التسجيل مرئية بشكل أكبر مما يزيد من مستوى الشفافية في المؤسسة ويقلل من الشكوك والتساؤلات بين الموظفين.
تحسين التخطيط وإدارة الوقت: بفضل توثيق ساعات العمل يمكن لإدارة الموارد البشرية تحليل بيانات الحضور والانصراف لتحسين عمليات التخطيط وإدارة الوقت وتوزيع الموارد بشكل أفضل.
الآن انتهينا من توضيح الموضوع الذي تم خلاله تسليط الضوء على نظام الحضور والانصراف للموظفين بجانب استعراض الأهمية الخاصة به والأساليب الخاصة بعملية تطبيقه.
اقرأ ايضًا : كيفية حساب الضريبة من المبلغ الإجمالي للفاتورة بأسهل الطرق